Ajanhallinta ja itsensä johtaminen
Tee itsellesi to do -lista
Nykypäivän työelämässä itsensä johtamisen ja ajanhallinnan taidot korostuvat, kun työtä tehdään etänä, työpaikalla ja mahdollisesti hybridinä. Useimmilta ihmisiltä kuulee, että etätöitä tehdessä lounas tulee syötyä tietokoneen ääressä, päivät venyvät iltaan ja jossain vaiheessa päivää huomaa, että on unohtanut pitää taukoja. Tai vaihtoehtoisesti töitä ei ole saatu tehtyä ollenkaan. Ajanhallinnassa on tärkeää, että suunnittelet oman toimintasi joko päivittäin tai viikoittain. Anna tälle suunnitelmalle kuitenkin varaa elää, sillä saatat saada jonkun yllättävän työtehtävän kesken päivän. Suunnitelmaa on kuitenkin hyvä pyrkiä noudattamaan mahdollisuuksien mukaan.
Onko sinulla jo käytössä tehokas ja hyödyllinen to do -lista? Kun asiat kirjoittaa ylös vapautuu muistista kapasiteettia tärkeimpiin asioihin. Tässä muutamia vinkkejä to do -listan tekemiseen:
- Käytä päivittäin ja viikoittain priorisointiin aikaa.
- Kirjaa ylös konkreettisia ja täsmällisiä tehtäviä.
- Järjestä tehtävät to do –listassa kiireellisyys ja tärkeys järjestykseen.
- Suunnittele milloin teet kyseisen tehtävän ja kuinka paljon sen tekemiseen menee aikaa. Onko jotain ennakkovalmisteluja, joita on hyvä tehdä? Merkitse ne kalenteriin.
- Puhukaa keskeyttämisen kulttuurista koko työyhteisön tasolla.
- Järjestä itsellesi keskeytyksetöntä työaikaa.
Keskeytyksien vähentäminen ja työajan rytmittäminen ovat keinoja oman henkilökohtaisen tuottavuutesi ja hyvinvointisi parantamiseen. Tärkeää on myös se, että keskityt yhteen asiaan kerrallaan ja siirryt seuraavaan vasta, kun tehtävä on tehty loppuun. Tämä voi tuntua välillä hankalalta, kun sähköpostiin kilahtelee jatkuvasti uusia työtehtäviä, keskittyminen herpaantuu tai työtehtävä tuntuu tylsältä. Keskittymistä voi kuitenkin harjoitella. Yksi vaihtoehto on asettaa kelloon aikaa 25 min, jonka aikana teet töitä keskeytyksettä ja tämän jälkeen pidät 5 min tauon. Toista tätä neljä kertaa eli yhteensä 2 h, jonka jälkeen voit pitää pidemmän tauon. Jos aika tuntuu sinulle huonolta, voit muuttaa sitä sinulle sopivaksi tai kokeilla jotain muuta tekniikkaa, kunnes löydät juuri sinulle toimivan tavan.
Susanna Vesterlund
Työyhteisövalmentaja
Hyvinvoima tarjoaa kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin työkaluja niin työpaikalla kuin sen ulkopuolella jaksamiseen. Hyvinvoimavalmennukset auttavat löytämään yksilöllisiä ratkaisuja oman hyvinvoinnin parantamiseen ja tarjoavat konkreettisia vinkkejä hyvinvoinnin tukemiseen työyhteisöissä. Valmennusteemojamme ovat esimerkiksi palautuminen, stressinhallinta, vuorovaikutustaidot, itsetuntemus ja motivaatio, itsensä johtaminen, läsnäolo ja keskittyminen sekä ajanhallinta.
