Palautteen antaminen ja puheeksi ottaminen

Tuliko töksäytettyä palaute sen suuremmin suodattamatta? Työn arjessa ja kiireen keskellä se tapahtuu usein kuin huomaamatta. Negatiivisen palautteen saaja voi muistaa vuosikaudet saamansa palautteen ja sen antajan. Ehkä juuri tätä lukiessasi muistoistasi nousee jokin ikävä palaute lapsuudestasi.

Arvostavalla vuorovaikutuksella rakentaviin ratkaisuihin

Töksäyttelyn sijaan on hyvä harjoitella arvostavan vuorovaikutuksen taitoja ja luoda turvallista ja hyväksyvää työilmapiiriä. Helpommin sanottu kuin tehty. Siksi kokosin muutamia käytännön vinkkejä siihen, miten esittää kysymyksiä ja keskustella arvostavan vuorovaikutuksen hengessä.

Valmistaudu etukäteen

Selvitä faktat esim. havainnoimalla ja keräämällä tietoa käsillä olevasta asiasta sekä selvittämällä asianosaiset. Vältä tekemästä tulkintoja ja keksimästä selityksiä etukäteen. Olennaista on, että asianosaisille annetaan mahdollisuus kertoa oma näkökulma asiaan.

Varaa aika keskustelulle

Varaa keskustelulle rauhallinen paikka ja riittävästi aikaa (n. 1-1,5 t).  Esitä keskustelupyyntö toiveena ja kerro keskustelun aihe esimerkiksi:

• ”Toivoisin, että sinulla olisi aikaa tavata ja keskustella liittyen…”.
• ”Toivoisin, että sinulla olisi aikaa tavata ja keskustella siitä, miten voisimme parantaa/kehittää…”.

Ennen keskustelua varaa itsellesi aikaa oman mielen virittämiseen positiiviseksi: Mieti etukäteen, mitä arvostat toisessa. Mieti, mikä hyvä alkuperäinen tarkoitus on voinut olla henkilön toiminnan taustalla.

Töksäyttelyn sijaan on hyvä harjoitella arvostavan vuorovaikutuksen taitoja ja luoda turvallista ja hyväksyvää työilmapiiriä.

Keskustelun aloittaminen

Rakentavan keskusteluilmapiirin aikaansaamiseksi on syytä esittää kysymykset keskustelukumppania arvostavalla tavalla. Pyri myötäilemään toisen tunnetiloja ja kerro lyhyesti ja selkeästi mistä olet huolissasi. Vältä sinä-viestejä (”sinä olet…”, ”sinä toimit…”). Kysy vain yksi kysymys kerrallaan ja anna toisen puhua keskeytyksettä.

Voit aloittaa keskustelun esittämällä asiasi toiveena tai huolena minä-muodossa (vältä viittaamasta toisiin esim. ”Eräät ovat kertoneet…”, ”Täällä ajatellaan yleisesti…”), esimerkiksi:

• Toivoisin, että voisimme keskustella siitä, että yhteistyömme/työskentely/tiimin toiminta/asiakkuuden hallinta/… sujuisi hyvin
• Olen huolissani jaksamisestasi/työhyvinvoinnistasi/työn sujuvuudesta/…
• Haluaisin keskustella kanssasi saamastani palautteesta, jotta voisimme yhdessä miettiä ratkaisua asiaan.

Anna keskustelukumppanillesi mahdollisuus kertoa asiaan oma näkökulma arvottamatta, arvostelematta tai ottamatta kantaa tarinaan:

• Kerrotko omin sanoin, mitä tapahtui?
• Mitä ajattelet tästä asiasta?
• Kerro lisää!

Tavoitteellista ja konkretisoi

Ongelmien ratkonta tapahtuu huomattavasti rakentavammassa hengessä, kun keskustellaan ongelman taustalla olevasta toiveesta. Vältä ongelman syiden analysointia, sillä syiden vatvominen ei kohdista huomiota rakentaviin ratkaisuihin ja vie aikaa ideoinnilta. Huomio kannattaa kääntää ongelmaa vastaavaan tavoitteeseen, joka pyritään saavuttamaan. Hyvä tavoite on saavutettavissa oleva ja kuvaa jotakin kohti menemistä, ei jonkin asian puuttumista.

[table id=4 responsive=”scroll” responsive_breakpoint=”phone” /]

Keskeinen periaate on, ettei ratkaisuja keksitä toisen puolesta, vaan annetaan keskustelukumppanin löytää itse parhaat keinot.

 Voit kysyä esimerkiksi:

• Olisiko tilanteen voinut välttää jollakin tavalla tai tehdä jotakin toisin?
• Mitä muuta? Kerro lisää!
• Mitä olet tehnyt jo nyt asian hyväksi?
• Mikä on erilaista silloin, kun tilanne on parempi/ongelmaa ei esiinny/..?
• Mistä tiedät, että asiat alkavat muuttua tavoitteen mukaiseen suuntaan? Miten toimintasi eroaa silloin nykytilasta? Mistä muutoksen huomaa?
• Asteikolla 1-10, missä numerossa olet nyt tavoitteesi suhteen?
• Mitä pitäisi tehdä, jotta pääsisit numeroa ylemmäs?
• Mitä odotat työkavereiltasi/esimieheltäsi/työyhteisöltäsi asian ratkaisemiseksi / helpottamiseksi / työn sujuvuuden parantamiseksi /…?
• Mitä olet valmis tekemään/minkä pienen asian olet valmis tekemään asian ratkaisemiseksi / helpottamiseksi /…?

Hyötyjen osoittaminen

Tavoitteen saavuttamisen hyötyjä eri tahoille on hyvä osoittaa kysymällä esimerkiksi: Mitä hyötyä tavoitteen saavuttamisesta olisi:

• asiakkaalle?
• Itsellesi?
• tiimille/työyhteisölle?
• yhteistyökumppaneille?

Tuki ja takapakkeihin varautuminen

Tavoitteen saavuttamisen tielle voi tulla takapakkeja, joihin on syytä varautua etukäteen. Keskustelukumppani voi tarvita myös tukea saavuttaakseen tavoitteensa.

Kysy:

• Mitä tukea tarvitset työyhteisöltä? Mikä auttaisi?
• Miten minä esimiehenä voisin tukea sinua? Mitä muuta?
• Minkälaisia takapakkeja tai esteitä voi tulla vastaan?
• Mitä niiden voittamiseksi voisi tehdä?

Jatkosta sopiminen

Voit kysyä: Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet tavoitteen eteen? Mitä vielä?

Sovi seurannasta ja seuraavasta tapaamisesta. Tapaamisissa on suositeltavaa käydä läpi ja tarkentaa konkreettisia edistysaskelia.  Seuranta-ajan on hyvä olla riittävän pitkä, esimerkiksi vuosi. Luonteva tilaisuus edistymisen tarkastelulle on ottaa asia puheeksi kehityskeskustelussa.

Keskustelun päättäminen

Pyydä keskustelukumppania kertaamaan tai kertaa itse sovitut asiat. Näin voit tarkistaa, oletteko ymmärtäneet asiat samalla tavalla. Kirjaa sovitut asiat tarvittaessa ylös. Anna aitoa positiivista palautetta esimerkiksi keskustelun onnistumisesta tai tavoitteeseen tai työhön liittyen.

Jenni Harju
Yritysvalmentaja, työnohjaaja

Valmennustrio toteuttaa kehittämisohjelmia ja valmennuksia, joissa autamme lisäämään henkilöstön, johdon ja esimiesten välistä vuorovaikutusta, yhtenäistämään organisaation toimintakulttuuria sekä kehittämään johtamista. Valmennuksissa käytämme ratkaisukeskeisiä menetelmiä ja harjoittelemme mm. arvostavan vuorovaikutuksen ja keskustelun taitoja käytännössä.

Blogissa käytetyt lähteet

Furman, B. & Ahola, T. (2007). Onnistuminen on joukkuelaji, Reteaming valmentajan käsikirja. Lyhytterapiainstituutti.

Hirvihuhta, H. & Litovaara, A. (2002). Ratkaisun taito. Tammi PRO.

Katajainen, A., Lipponen. K, & Litovaara, A. (2006). Voimavarat käyttöön. Gummerus Kirjapaino Oy, Jyväskylä.

Salmimies, R. & Ruutu, S. (2013). Ratkaisuja esimiestyön haasteisiin. Sanoma Pro.