skip to Main Content
Lempäälän Kuntaan Tehtiin Muutosviestinnän Malli Muutosten Tueksi

Lempäälän kuntaan tehtiin muutosviestinnän malli muutosten tueksi

Lempäälän kunta oli mukana Valmennustrion 2017-2019 järjestämässä Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen –hankekokonaisuudessa. Hankkeessa oli mukana 10 organisaatioita, joita yhdisti isot toiminnalliset ja organisatoriset muutokset.

Lempäälän kunta on kasvanut viime vuosina paljon. Kuntaorganisaatiossa on tapahtunut isoja muutoksia. Valmennustrion järjestämän hankkeen myötä huomattiin, että muutosviestintä ja viestinnän hyvät käytänteet ovat tärkeä osa muutoksen johtamista.

Lempäälän kunnan Lupa tehdä yhdessä -hankkeessa oli mukana yhtenä osallistujana kunnan toimistopalveluyksikkö. Yksikkö oli 90-luvulla perustettu, yli hallintorajojen kunnan toimistosihteerit kokoava yksikkö, jossa työskenteli noin 40 henkeä. Yksikössä toimi yksi hallinnollinen esimies ja useita lähiesimiehiä eri hallinnonaloilla. Epäselvä organisaatiomalli, epäselvät tehtävänkuvat sekä tiedottamisen ja viestinnän haasteet aiheuttivat levottomuutta, epätietoisuutta ja eriarvoistumista. Oli selvää, että näihin haasteisiin tulisi hakea ratkaisuita.

Viestintä on yksi tärkeimpiä asioita muutoksen onnistumisen kannalta. Viestinnän avulla varmistetaan, että henkilöstö on tietoinen muutoksen eri vaiheista, vastuista ja aikatauluista.

Muutosviestintämallilla pyrittiin selkeyttämään viestintää

Kunnan henkilöstöstä, esimiehistä ja johdosta kootussa muutostyöryhmässä tehtiin kunnalle oma muutosviestinnän malli. Mallin tarkoitus on selkeyttää ja parantaa kunnassa tehtäviä muutoksia ja niiden onnistumista. Malliin tehtiin viisi vaihetta, jotka on hyvä huomioida muutosten suunnittelu- ja toteutusvaiheessa.

Muutosviestintämallin viisi vaihetta olivat:

  1. Johdon päätös muutoksen toteutuksesta
  2. Johdon viestintä muutoksessa
  3. Viestintä henkilöstölle
  4. Työntekijöiden muutostuki
  5. Muutoksen seuranta ja arviointi.

Viestinnän tehtävänä on lisätä ymmärrystä muutoksen tarkoituksesta ja tavoitteista.

Malli tuki toimistopalveluyksikön muutosprosessia

Lempäälän kunnan hallintopäällikkö Riina Kivistö kertoo, että toimistopalveluyksikön muutoksessa pyrittiin hyödyntämän muutosviestintämallia. Lähtövaiheessa oli selvää, että uudistus oli välttämätön jo pelkästään toiminnallisista syistä. Päätös muutoksesta tehtiin vuonna 2017 lopussa. Ensimmäisenä muutoksesta kerrottiin sen piiriin kuuluvalle henkilöstölle, joka koottiin yhteiseen henkilöstötilaisuuteen. Tilaisuudessa pyrittiin mahdollisimman selkeästi kuvaamaan tulevan muutoksen vaiheet. Kokonaisuudessaan toimistopalveluyksikön muutosprosessi kesti vuoden 2018 elokuun loppuun, jonka aikana pidettiin useita henkilöstö- ja esimiestilaisuuksia, haastatteluita ja erilaisia testejä, joilla pyrittiin varmistamaan henkilöstön mahdollisuus vaikuttaa ja tulla kuulluksi muutosprosessissa.

Työntekijöiden muutostuesta pyrittiin pitämään huolta edellä mainittujen tilanteiden lisäksi myös erikseen aikataulutetuilla keskusteluajoilla, joita henkilöstö pystyi käyttämään niin halutessaan. Tämä oli erityisen tärkeää niille, jotka kokivat muutoksen hankalaksi, pelottavaksi tai muuten negatiivisia tunteita herättäväksi tilanteeksi.

Uusi organisaatiomalli otettiin käyttöön 2018 marraskuussa. Tätä oli edeltänyt elokuusta lokakuun loppuun kestänyt siirtymävaihe, jossa henkilökunta siirtyi pikkuhiljaa uusiin tehtäviin. Toimistopalveluyksikön muutosprosessin seurantaa ja edelleen kehittämistä on jatkettu uusien esimiesten yhteisillä tapaamisilla, jossa on käyty läpi muuttunutta tilannetta ja jatkokehitystarpeita.

Selkeät mallit auttavat hallitsemaan muuttuvia tilanteita ja toimimaan myös haasteellisissa tilanteissa.

– Valmennustrion kanssa tehty muutosviestinnän malli auttoi meitä tukemaan henkilöstöä paremmin muutosprosessin aikana. Sen avulla osasimme lisätä tarpeellisia tukitoimenpiteitä kuten yhteisiä tilaisuuksia ja henkilökohtaisia keskusteluaikoja, Kivistö kertoo.

Lue Lempäälän kunnan muutosviestintämalli (avautuu uuteen ikkuna pdf:nä).

Juttu on Onnistu muutoksessa -oppaasta, joka julkaistaan toukokuussa 2019 osana KT Kuntatyönantajien Henkilöstöjohtamisen hyvät käytännöt -julkaisusarjaa.

Lempäälän kunnan muutoksentukihankkeessa Valmennustriosta vetäjänä toimi yritysvalmentaja Jaana Turunen.

Virpi Ilmakangas
Yritysvalmentaja, työnohjaaja
Valmennustrio

Back To Top