Oulun evankelis-luterilaisen seurakuntayhtymää

Kehittämistyötä asiakasorganisaation ehdoilla

Valmennustrio auttoi Oulun evankelis-luterilaisen seurakuntayhtymää hahmottamaan paremmin prosessikokonaisuuksia ja parantamaan asiakaspalveluaan.

Oulun evankelis-luterilaisen seurakuntayhtymän kiinteistöjohtaja Jaana Valjus vastaa tiimiesimiestensä kanssa isosta kokonaisuudesta. Tiimejä on yhteensä neljä: huolto, rakennuttaminen, tilapalvelut ja emäntäpalvelut. Heille kuuluvat kaikki rakennuttamiseen ja kiinteistöjen ylläpitoon ja huoltoon liittyvät tehtävät. Emäntäpalvelut tuottavat tarjoilupalvelut niin leirikeskuksiin kuin juhlatapahtumiin. ”Yksittäisiä kohteita meillä on 80. Onneksi meillä on hyvät tiimit, joiden kanssa tehdä töitä”, Jaana kertoo organisaationsa vastuualueista.

Hyvä yhteistyö kantaa vuosien yli

Seurakuntayhtymä on tehnyt yhteistyötä Valmennustrion Jaana Turusen kanssa vuodesta 2008 saakka, jo ennen Valmennustrion perustamista. ”Yhteistyö Valmennustrion kanssa on ollut erittäin sujuvaa. Jaana Turusen asiantuntijuus on vertaansa vailla. Esimerkiksi prosessien kehittäminen tapahtuu aina asiakkaan organisaation tavoitteiden mukaisesti eikä tarvitse ostaa mitään valmista tuotepakettia. Työkalut ja esitysmateriaalit ovat kunnossa ja voimme keskittyä meidän organisaatiollemme olennaisiin asioihin”, Jaana kertoo yhteistyöstä.

Pitkäjänteistä yhteistyötä

Valmennustrion kanssa seurakuntayhtymä on kehittänyt emäntäpalveluiden ja rakennuttamisen prosesseja. ”Uusien tiimiesimiesten lisäksi osallistimme kehitystyöhön myös pidempään talossa olleet esimiehet. Halusimme lisäksi panostaa asiakaspalvelumme parantamiseen”, Jaana kuvailee lähtötilannetta. Yhteisen kehittämisen lisäksi tiimiesimiehet saavat myös henkilökohtaista esimiesvalmennusta.

Avoin ja luottamuksellinen keskustelu on tärkeää.

Työn onnistumisen kannalta on tärkeää osallistaa koko henkilökuntaa. ”Kun asioista keskustellaan avoimesti, työntekijät saavat sanoittaa prosessin oman näköisekseen ja siten myös sitoutuvat siihen paremmin”, Jaana toteaa. Tässä kaikessa Valmennustrio on korvaamattomana apuna. ”Avoin keskustelu, selkeä ja määrätietoinen eteneminen kohti tavoitetta ja säännölliset tapaamiset noin 6–8 kertaa vuodessa ovat auttaneet meitä toimimaan paremmin yhdessä. Yksistään omalla porukalla pidettäviä kehittämispalavereita saatetaan helposti siirtää”, Jaana kertoo Valmennustrion kanssa työskentelyn eduista.

Monipuolisia hyötyjä

Yhteistyö Valmennustrion kanssa on poikinut monenlaisia hyötyjä organisaatiolle. Prosessit on saatu kuvattua, asiakaspalvelu on parantunut erityisesti tilapalveluissa ja emäntäpalveluissa, työssä jaksaminen, työviihtyvyys ja motivaatio ovat myös parantuneet. ”Prosesseja selkiyttämällä olemme saaneet vähennettyä ylitöitä, mikä puolestaan on parantanut työmotivaatiota ja jaksamista”, Jaana toteaa tyytyväisenä. Prosessikuvausten avulla myös hankalammatkin hommat on saatu rutiininomaisiksi, ja niitä on voitu vastuuttaa alemmille tasoille selkeiden ohjeiden ja toimintamallien avulla. Tuloksia seurakuntayhtymä mittaa sairauspoissaolojen ja vaihtuvuuden määrällä sekä työhyvinvointikyselyllä. ”Henkilökuntamme on nyt silmin nähden virkeämmän ja iloisemman oloista”, Jaana jatkaa.

Valmennustrion palveluita Jaana suosittelee lämpimästi nin aloitteleville yrityksille oleellisten asioiden löytämiseen kuin tilanteisiin, joissa on esimerkiksi tulossa yrityskauppa, yhdistyminen, johtaja vaihtumassa, yrityksen toiminta on vähän nuupahtanut tai työhyvinvointi yrityksessä on laskenut.

Haastattelija: Anne Peltola / Design Inspis