skip to Main Content
Riikka Saari profiilikuva

Riikka Saari
Palveluyksikön johtaja

Isot muutokset vaativat sitoutumista kaikilta

Vaasan kaupunki lähti mukaan Valmennustrion hankkeeseen, jonka avulla tuettiin henkilöstön ja esimiesten työtä suuren muutoksen keskellä.

Sote- ja maakuntauudistus on suurimpia hallinnon ja toimintatapojen uudistuksia, mitä Suomessa on tehty. Muutos haastaa uudenlaiseen toiminnan kehittämiseen ja johtamiseen sekä henkilöstön aitoon osallistamiseen. Valmennustrio on vastannut tähän haasteeseen Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeella. Hankkeen tavoitteena oli tukea sosiaali- ja terveyspalvelualan organisaatioiden muutosvalmiutta ja muutosten onnistumista sekä parantaa henkilöstölähtöistä johtamista. Yksi hankkeeseen osallistujista oli Vaasan kaupungin vanhustenhoito. Vaasassa on kaiken kaikkiaan kuusi vanhusten palvelutaloa. Riikka Saari työskentelee yksikönjohtajana 45 asukkaan Fyrrykartanossa, joka on yksi Vaasan kaupungin tehostetun palveluasumisen yksiköistä. Leena Kaunisto oli hankkeen toteuttamisen aikana Vaasan kaupungin henkilöstöjohtajana.

Ammattimaista tukea muutokseen

Kuten monissa muissa kunnissa, myös Vaasassa on muutettu vanhustenhoidon palvelukonseptia ja toimintamallia. ”Tarvitsimme tukea sekä esimiehille että henkilöstölle uuden toimintamallin käyttöönottoon. Valmennustrion Jonna Jantunen tuli esittelemään meille heidän tapaansa auttaa organisaatioita viemään läpi muutoksia. Silloin todellakin kysyntä ja tarve kohtasivat”, Leena muistelee työn aloitusta. Tehtyjen kyselyiden avulla oli selvinnyt, että esimiesten sen hetkinen osaaminen ei koulutuksesta huolimatta ollut riittävää näin suuresta toimintamallin muutoksesta selviytymiseen. ”Muutostilanteissa on tärkeää, että esimiestyö on toimivaa”, Leena jatkaa.

Muutosagentit hommiin

Valmennustrion hankkeessa jokaiselle organisaatiolle toteutettiin oma kehittämisohjelma, jossa tuettiin johtoa, esimiehiä sekä työntekijöitä yhteistyössä kohtaamaan muutokset rakentavasti ja ratkaisukeskeisesti. Lisäksi koulutettiin sisäisiä muutosagentteja, jotka perehtyivät onnistuneen muutoksen toteutukseen myös hankkeen jälkeen. Henkilöstö- ja muutostyöryhmissä luotiin muutosjohtamisen mallit ja työkalut, jotka auttoivat koko organisaatiota toteuttamaan muutokset onnistuneesti.

”Valmennustrion muutosagentti-konsepti on erittäin hyvä, sillä sen avulla saimme henkilöstön ja esimiehet sitoutumaan uuteen toimintamalliin ja miettimään omaa rooliaan. Muutos ei ollut suuri haaste pelkästään esimiehille, vaan myös työntekijöille, sillä piti oppia uutta. Kehittämisohjelman avulla saimme selville kehittämiskohteita kaikista palvelutaloista ja pienkodeista. Jotta henkilökunta ja palvelukotien asukkaat voivat hyvin, kehittämissilmälasit täytyy pitää koko ajan päässä”, Leena kertoo.

Ihmiset etusijalla käytännön tekemisessä

”Palvelurakenteen muutos on vaikuttanut myös toimintamallien muuttumiseen. Vuoden 2013 jälkeen Vaasassa on vähennetty radikaalisti laitoshoitoa. Kaupunkiin on rakennettu viisi uutta palvelutaloa, joten tarvitsimme myös uusia toimintatapoja ja hoitokulttuuria. Laitoshoidosta palveluasumisen puolelle siirtyminen vaatii henkilöstöltä opettelua uusiin työtapoihin. Kehitystyössä lähdimme yhdessä liikkeelle ihmislähtöisestä ajattelusta. Henkilöstö oli työssä vahvasti mukana”, Riikka kertoo.

Työ aloitettiin johdolle pidetyllä aloitustilaisuudella. Tämän jälkeen tulivat henkilöstöinfot ja lähtötilanteen kartoitus. Työn kuluessa esimiehille pidettiin yhteisiä työpajoja. Lisäksi kokoontui kolme muuta työryhmää: muutostyöryhmä, henkilöstöryhmä ja ohjausryhmä. Lopussa tehtiin vaikuttavuuden seurantakartoitus ja pidettiin päätöstilaisuus. Valmennustrion Jonna Jantunen oli koko ajan vahvasti mukana työn tekemisessä yhdessä vaasalaisten kanssa. ”Tavoitteenamme oli onnistunut muutos, henkilöstömme työhyvinvointi ja myös asukkaidemme parempi vointi. Koko henkilöstö lähti innolla mukaan, sillä tärkeää päästä kehittämään omaa työtä ja saada se sujuvaksi. Saimme työkaluja myös tulevaisuuden muutosten käsittelyyn”, Riikka jatkaa.

”Jonnan apu oli ensiarvoisen tärkeää. Hän kävi palvelutaloissa ja pienkodeissa ja osallistui ryhmien kokouksiin. Hän myös raportoi ohjausryhmälle ja esimiehille työn etenemisestä. Hänen johdollaan valitsimme kehittämistavoitteita ja veimme ne läpi. Jonna tarkisti koko ajan, että sovitut asiat etenevät”, Leena kiittelee.

Konkreettisia käytännön parannuksia

Työn tuloksena kaikissa palvelutaloissa tehtiin konkreettisia muutoksia, jotka paransivat työn sujuvuutta. ”Teimme esimerkiksi tiimityösopimukset. Niihin on listattu, miten kussakin pienkodissa toimitaan ja mihin arvoihin toimintamme perustuu. Kirjasimme ylös myös niitä töitä, joita ei ole kerrottu missään, mutta jotka pitää kuitenkin tehdä. Näin uusien työntekijöiden perehdyttäminen on helpompaa”, Riikka kertoo työn tuloksista. Uutena aktiviteettina Vaasassa aloitettiin myös kaverimummu- ja kaveripaappa-toiminta. ”Haluamme asukkaillemme mahdollisimman normaalia arkea: ei pelkkiä rutiineja, mutta ei myöskään mitään ylilyöntejä. Kaverimummut ja -paapat käyvät toisissa pienkodeissa tapaamassa muita mummuja ja paappoja. Näin saamme virkistystä asukkaiden arkeen ja samalla myös eri yksiköiden hoitajat tutustuvat toisiinsa”, Riikka jatkaa.

Tärkeät asiat esiin

Seka Leena että Riikka ovat erittäin tyytyväisiä Valmennustrion työhön. ”Yhteistyö Jonnan kanssa sujui loistavasti. Valmennustriolla on paljon asiantuntemusta. Heidän konseptillaan saadaan esiin tärkeät asiat ja kaikki muutoksessa mukana olijat sitoutumaan työhön. Työn onnistumisessa oli olennaista se, että Jonna oli koko ajan työssä mukana”, Leena toteaa.

Vaikka hanke on nyt päättynyt, sen vaikutukset näkyvät edelleen käytännön työssä. ”Muutostyöryhmä on jatkanut toimintaansa, mutta nimi on vaihtunut Motivaattoreiksi. Ryhmässä on mukana yksikönjohtajat ja edustajat jokaisesta palvelutalosta ja pienkodista. Motivaattorit tapaavat neljä kertaa vuodessa ja jatkavat kehittämistoimenpiteitä. Vaikka jokaisessa talossa on omat kohteensa, ryhmän yhteistyön ansiosta kehittämistoimenpiteitä on voitu viedä eteenpäin muihinkin taloihin”, Riikka kertoo.

Leena suosittelee Valmennustrioa kaikille organisaatioille, joissa on tulossa muutoksia. ”Valmennustrio on erittäin ammattitaitoinen kehittäjä. Heillä on kyky saada ihmiset ottamaan vastuuta ja antamaan oman panoksensa työhön”, Leena sanoo. Myös Riikan mielestä Valmennustrion palvelut ovat paikallaan silloin, kun tarvitaan tukea muutoksen läpiviemiseen. ”Oman organisaation ulkopuolinen henkilö osaa lähestyä  asioita eri tavalla kuin sellainen, joka tuntee alansa läpikotaisin. Kehittämistyössä tämä on eduksi”, Riikka hoksauttaa.

Haastattelija: Anne Peltola / Design Inspis

Muita asiakaskertomuksia

Riikka Saari Profiilikuva
Maria Puotiniemi

Maria Puotiniemi
POP muutoksen tuki

Isoissa muutoksissa esimiehet tarvitsevat tukea

Valmennustrio selvitti yhdessä POP muutoksen tuki -hankkeen kanssa, minkälaista tukea esimiehet tarvitsevat tulevaan maakunta- ja sote-uudistukseen liittyen.

POP muutoksen tuki on Pohjois-Pohjanmaan liiton hallinnoima hanke. Hankkeen rahoitus koostuu ESR-rahoituksesta sekä Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin että Pohjois-Pohjanmaan liiton rahoitusosuuksista. Hankkeen tavoitteena on varmistaa, että organisaatioiden johto, esimiehet ja henkilöstö saavat oikeaa, yhtenäistä ja ajan tasalla olevaa tietoa maakunta- ja soteuudistuksen lähtökohdista, tavoitteista, etenemisestä ja vaikutuksista.

Hanke järjestää muutostilannetta tukevia koulutuksia, joiden avulla edistetään muutoksen läpiviemistä, kehitetään henkilöstön osaamista ja lisätään valmiutta siirtyä uuteen maakuntaan. ”Jo yksin Pohjois-Pohjanmaalla maakunta- ja soteuudistus koskettaa 46 eri organisaatiota. POP muutoksen tuki -hankkeessa on mukana henkilöitä kaikista näistä organisaatioista”, toteaa hankkeen projektipäällikkö Maria Puotiniemi.

Kilpailutus kyselyn toteuttamisesta

Pohjois-Pohjanmaalla uudistus koskee noin 20 000 ihmisen työtä. ”Uudistus merkitsee muutoksia monen työhön. Hankkeessa välitämme tietoa ja järjestämme uudistusta ja erityisesti esimiestyötä koskevia koulutuksia ja valmennuksia. Keskeisiä sisältöjä koulutuksissamme ovat muutosjohtaminen, esimiestyön kehittäminen, työhyvinvoinnin parantaminen sekä asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen”, Maria kertoo.

Valmennustrion ja hankkeen yhteistyö alkoi julkisen kilpailutuksen kautta. Kilpailutuksessa hanke haki tekijää esimiehille suunnatulle kyselylle, jonka tarkoituksena oli selvittää, minkälaista tukea esimiehet itse asiassa tarvitsevat eniten. ”Valmennustrio täytti kaikki edellytykset, mitä kilpailutuksessa esitettiin palveluntuottajalle. Heillä oli kokemusta esimiestyön kehittämisestä ja muutosprosessin onnistuneesta läpiviemisestä. Heidän asiantuntemuksensa antoi hyvän tuen kyselyn sisällön rakentamiseen ja tulosten analysointiin”, Maria toteaa.

Keskiössä esimiestyö

Kyselyn avulla saimme konkreettista tietoa esimiesten muutostuen tarpeista.

Kysely ja siihen liittyvä työpaja toteutettiin helmi-maaliskuussa 2018. ”On tärkeää, että näin suuressa muutostilanteessa esimiehet tulevat kuulluksi. Saimme kyselystä konkreettista tietoa esimiesten muutostuen tarpeista. Tätä tietoa olemme pystyneet hyödyntämään hankkeen toiminnan ja koulutusten sisällön suunnittelussa”, Maria jatkaa.

Valmennustrion puolelta työssä olivat mukana Virpi Ilmakangas ja Jaana Turunen. Hankkeen osalta kyselyn toteuttamista koskevassa työryhmässä oli mukana edustajia yhdestätoista eri organisaatiosta Pohjois-Pohjanmaalta. Kyselyn sisällön hanke suunnitteli yhteistyössä Valmennustrion kanssa. Kyselyn jälkeen Valmennustrio järjesti työpajan, jossa kyselyn tulokset käytiin läpi yhdessä työryhmän kanssa. Tulosten analysoinnin lisäksi työpajassa mietittiin myös jatkotoimenpiteitä. ”Kyselystä saimme hyviä eväitä hankkeemme toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen sekä sisällön kohdentamiseen oikeisiin asioihin. Kyselyn perusteella esimiehet tarvitsevat eniten tietoa sekä tukea arjen esimiestyön kehittämiseen”, Maria tiivistää.

”Yhteistyö Valmennustrion kanssa sujui erittäin hyvin, vaikka aikataulu oli todella tiukka. Kaikki saatiin kuitenkin tehtyä suunnitelmien mukaisesti niissä aikatauluissa, mitkä oli alunperin asetettu”, Maria muistelee. Hän suosittelee yhteistyötä Valmennustrion kanssa erityisesti kaikille sellaisille organisaatioille, jotka ovat kiinnostuneet arjen työhyvinvoinnin ja esimies/tiimityön kehittämisestä.

Haastattelija: Anne Peltola / Design Inspis

Haastattelun lisäksi artikkelissa on käytetty lähteenä hankkeen verkkosivustoa: https://www.pohjois-pohjanmaa.fi/kehittaminen/omat-hankkeet/

Muita asiakaskertomuksia

Maria Puotiniemi
Back To Top