skip to Main Content

Linda Leinonen, kaupunginjohtaja

Eija Liikamaa, hyvinvointijohtaja, Kauhajoki

Eija Liikamaa, hyvinvointijohtaja

Onnistunut organisaatiomuutos syntyy hyvästä työyhteisöstä

Kauhajoen kaupunki onnistui luomaan uuden hyvinvointipalveluiden organisaation, kehittämään johtamista ja parantamaan työhyvinvointia Valmennustrio Oy:n kehittämishankkeen tuella. Valmennustrion muutosagenttimalli auttoi hyvinvointipalveluiden henkilökuntaa sopeutumaan muutoksiin. Malli tuotti lähes kahdensadantuhannen euron säästöt ja vähensi muutoksista perinteisesti aiheutuvia haittoja. Organisaatiomuutos on tiettävästi ainutlaatuinen Suomessa.

Hankkeessa hyvinvointipalveluille luotiin jatkuva muutosagenttimalli, jonka avulla muutokset on helpompi toteuttaa myös tulevaisuudessa. Kauhajoella muutosagenttimalli paransi johtamista ja työhyvinvointia muutoksen keskellä merkittävästi. Se myös vähensi muutoksista perinteisesti aiheutuvia haittoja, kuten virheitä ja sairaspoissaoloja. Ohjelman tavoitteet saavutettiin osallistamalla henkilöstöä muutoksen suunnitteluun, toteutukseen ja toimivuuden varmistamiseen.

Rohkea organisaatiomuutos

Kauhajoen kaupunki, kaupunginjohtaja Linda Leinonen:

Kauhajoen kaupungin sivistyksen toimiala on kokenut useita organisaatiomuutoksia. Kaupungin taloudellinen tilanne on vaatinut hallinnolta yhä tiiviimpää rakennetta, sillä palvelutasosta ei Kauhajoella ole haluttu tinkiä. Vuoden 2019 alussa sivistyksen toimiala purettiin kahdeksi uudeksi toimialaksi: kasvatuksen ja opetuksen toimialaksi ja hyvinvointipalveluista vastaavaksi toimialaksi. Sivistysjohtaja Eija Liikamaasta tuli hyvinvointijohtaja, ja virkaan yhdistettiin tehtävät vapaa-aikatoimesta, kirjastotoimesta ja ennaltaehkäisevästä hyvinvointityöstä. Henkilökunnan kannalta tämä tarkoitti sitä, että aikaisemmat lähiesimiestehtävät jaettiin toimialajohtajalle ja tiiminvetäjille.

Kauhajoen kaupunki, hyvinvointijohtaja Eija Liikamaa:

Henkilökunnalle jatkuvat muutokset ovat olleet stressaavia. Henkilökunnan palautteen vuoksi Kauhajoella päätettiin pyytää johdon ja henkilökunnan koulutusta Valmennustriolta, oululaislähtöiseltä työyhteisöjen kehittämiseen erikoistuneelta valmennusyritykseltä. Valmennustrio vastasi tarjoukseen välittömästi ja auttoi muutosohjaushankkeeseen mukaan pääsemisessä. Hankkeelle saatiin rahoitusta Työsuojelurahastosta.

Muutosagentit töihin

Valmennustrio Oy, yritysvalmentajat Jaana Turunen ja Jonna Jantunen:

Valmennustrion muutosagenttimalli on selkeä ja systemaattinen prosessi, jossa työntekijöiden aikaa hyödynnetään tehokkaasti. Alkukartoituksessa selvitettiin henkilökunnan käsityksiä työyhteisön tilasta. Tulokset kertoivat merkittävästä ja pitkäjänteisestä ohjauksen tarpeesta. Uudistuva työyhteisö kaipasi myös me-hengen rakentamista ja vanhojen toimintamallien uudistamista.

Valmennustrion ohjelman työskentelymenetelminä käytetään ratkaisukeskeisiä, vuorovaikutteisia ryhmäkeskusteluja ja yksilöohjausta. Kauhajoella koko hankkeessa mukana oleva henkilökunta antoi oman panoksensa ja jakoi hiljaista tietoa yhteiseen käyttöön kehittämistarpeiden löytämiseksi. Tavoitteena oli lisätä henkilöstön ja organisaation muutosvalmiutta, ja varmistaa muutoksen onnistuminen. Tärkeänä työkaluna tässä oli johdon ja tiiminvetäjien valmentaminen työntekijöiden tueksi. Muutokset haluttiin viedä läpi niin, että niistä aiheutuisi mahdollisimman vähän haittaa henkilöstölle, toiminnalle ja kuntalaisille.

Jokainen hyvinvointipalveluiden tiiminvetäjä valittiin muutosagentiksi, ja heidän tehtävänään on jatkaa hankkeen aikana luotujen menetelmien käyttöä työyhteisössä. Hankkeen aikana on myös rakennettu verkostotoimintaa eri kuntien välille. Näin on päästy jakamaan vertaistukea ja hyviä käytänteitä. Valmentaja Jonna Jantunen iloitsi henkilökunnan innostuksesta ja huippumotivaatiosta koko hankkeen ajan.

Ytimessä työnjohto ja henkilöstön vahvuudet

Kauhajoen kaupunki, hyvinvointijohtaja Eija Liikamaa:

Hyvinvointipalveluiden tiiminvetäjät, eli muutosagentit, saivat hankkeen aikana koulutusta johtamisessa ja työyhteisön kehittämisessä. Tiiminvetäjiksi valikoituneet nauttivat työntekijöiden luottamusta, ja johtoasema on syntynyt yhteisössä luontevasti.

Henkilökunnan tunteminen ja vahvuuksien hyötykäyttö on kehittyvässä organisaatiossa ensiarvoisen tärkeää. Muutosten sietokyky ja sen käsittelytavat ovat jokaisella ihmisellä erilaiset, joten johdon on tärkeä olla tietoinen henkilökunnan ominaisuuksista. Muutoksen tuomat haasteet voidaan parhaimmillaan ratkaista ennaltaehkäisevästi. Kauhajoella muuttuvan organisaation kokoaminen on aloitettu jokaisen tiimin vahvuuksien etsimisellä. Työntekijöistä on tehty vahvuuskartat, joiden avulla jokainen työntekijä esitellään toimialan henkilökunnalle.

Työyhteisöön panostaminen tuo suuren säästön

Kauhajoen kaupunginjohtaja Linda Leinonen:

Valmennustrion muutosagenttimalliin kuuluu tulosten systemaattinen mittaaminen ja seuranta. Hankkeen alkukartoitusten lisäksi hankkeen lopussa mitattiin tuloksia. Kauhajoen hyvinvointipalveluissa todettiin suurinta kehitystä tapahtuneen johtamisessa, vastuiden ja työnkuvien selkiytymisessä, positiivisen vuorovaikutuksen määrässä ja avoimessa tiedonkulussa. Myönteisiä tuloksia huomattiin myös sairaspoissaolojen määrässä ja työterveyskustannuksissa. Johtamisen mitattiin kehittyneen hankkeen aikana 46 % ja työhyvinvoinnin parantuneen muutoksen keskellä 16 %. Säästöjä kertyi kulujen pienentymisen ansiosta lähes 200 000 euroa. Valmennustrion muutosagenttimalli havaittiin myös hyväksi ja henkilöstöä kannustavaksi toimintatavaksi. Henkilökunnalta saadun palautteen mukaan hankkeen luodut käytänteet toimivat hyvin arjessa.

Kirjoittaja
Veera Kiurujoki
Design Inspis

Muita asiakaskertomuksia

Eija Liikamaa, Hyvinvointijohtaja, Kauhajoki
Hannu Hosio, Ojala Group

Hannu Hosio
Henkilöstöpäällikkö

Kehittämisohjelmasta ratkaisu työyhteisön haasteisiin

Valmennustrion työkalut parantavat työhyvinvointia pitkäjänteisesti.

Ojala Group on Sievissä toimiva teollisuuden ja logistiikan alan sopimusvalmistaja, joka työllistää tällä hetkellä 237 työntekijää. Se on perinteikäs alihankintayritys, joka on perustettu jo vuonna 1963. Hannu Hosio on ollut talossa yli kaksikymmentä vuotta ja toimii nyt toista vuotta henkilöstöpäällikkönä.

Vuonna 2018 yrityksessä toteutettiin henkilöstökysely, jolla etsittiin kehittämiskohteita Valmennustrion kanssa toteutettavaa hanketta varten.

Työhyvinvointi erityishuomion kohteena

Hankkeen alkaessa tammikuussa 2019 johtoryhmä asetti tavoitteiksi muun muassa tavoitteiden selkiyttämisen ja avoimuuden, kustannusten vähentämisen itseohjautuvuuden, moniosaamisen ja tuotannon suunnitelmallisen kehittämisen kautta sekä dokumentoinnin ja tiedottamisen parantamisen. Tavoitteena oli myös materiaalihukan vähentäminen. ”Erityisesti halusimme kuitenkin kiinnittää huomiota työnhyvinvointiin, jossa oli kyselyn perusteella kokonaisuutena kehittämisen varaa”, Hannu kertoo.

Henkilöstökyselystä selvisi, että toimenkuvissa oli epäselvyyksiä ja toimihenkilöiden roolit kaipasivat selkiyttämistä. Yrityksessä haluttiin myös kehittää esimiestyötä.

Koko henkilöstön yhteinen matka

Valmennustrion kehittämisohjelma tuotiin käytäntöön valmennuspäivien avulla. Valmennuspäivissä jokainen pääsi osallistumaan, ja ongelmia käsiteltiin avoimesti ja ratkaisukeskeisesti. Valmiita malleja ei tarjoiltu, vaan henkilöstö itse tuotti ratkaisukeinoja ongelmakohtiin ja niitä sovitettiin yrityksen tarpeisiin ja lähtökohtiin. Valmennus oli todella tehokas ja tiivis. Työskentelytapa toimi hyvin yrityksen arjessa. ”Osallistuttiin koko henkilöstö tähän matkaan”, Hannu summaa prosessia.

Tulokset jäävät elämään

Hankkeen toimintatapoja on kehitetty yrityksessä koko vuoden 2019 aikana. Toimintamalleista oli paljon hyötyä, ja yrityksellä on nyt työkaluja jatkaa hankkeen aikana luotuja toimivia käytäntöjä. ”Tulokset jäävät elämään, ja jatkamme oppien soveltamista. Esimerkiksi kehityskeskustelut on laajennettu koskemaan koko henkilöstöä ja palautteenannon mahdollisuuksia on parannettu. Kaikkien ääni pääsee kuuluviin”, toteaa Hannu.

Työhyvinvoinnin kehittäminen on jatkuva prosessi. Konkreettisena työkaluna siinä auttaa hankkeen avulla kehitetty työhyvinvoinnin vuosikello. Hankkeen lopullinen vaikuttavuus mitataan uudella henkilöstökyselyllä vuoden 2020 helmikuussa ja Hannu on luottavainen: ”Hankkeesta jäi todella positiiviset fiilikset – se oli erittäin onnistunut kokemus”.

Haastattelija: Veera Kiurujoki / Design Inspis

Muita asiakaskertomuksia

Hannu Hosio, Ojala Group
Riikka Saari profiilikuva

Riikka Saari
Palveluyksikön johtaja

Isot muutokset vaativat sitoutumista kaikilta

Vaasan kaupunki lähti mukaan Valmennustrion hankkeeseen, jonka avulla tuettiin henkilöstön ja esimiesten työtä suuren muutoksen keskellä.

Sote- ja maakuntauudistus on suurimpia hallinnon ja toimintatapojen uudistuksia, mitä Suomessa on tehty. Muutos haastaa uudenlaiseen toiminnan kehittämiseen ja johtamiseen sekä henkilöstön aitoon osallistamiseen. Valmennustrio on vastannut tähän haasteeseen Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeella. Hankkeen tavoitteena oli tukea sosiaali- ja terveyspalvelualan organisaatioiden muutosvalmiutta ja muutosten onnistumista sekä parantaa henkilöstölähtöistä johtamista. Yksi hankkeeseen osallistujista oli Vaasan kaupungin vanhustenhoito. Vaasassa on kaiken kaikkiaan kuusi vanhusten palvelutaloa. Riikka Saari työskentelee yksikönjohtajana 45 asukkaan Fyrrykartanossa, joka on yksi Vaasan kaupungin tehostetun palveluasumisen yksiköistä. Leena Kaunisto oli hankkeen toteuttamisen aikana Vaasan kaupungin henkilöstöjohtajana.

Ammattimaista tukea muutokseen

Kuten monissa muissa kunnissa, myös Vaasassa on muutettu vanhustenhoidon palvelukonseptia ja toimintamallia. ”Tarvitsimme tukea sekä esimiehille että henkilöstölle uuden toimintamallin käyttöönottoon. Valmennustrion Jonna Jantunen tuli esittelemään meille heidän tapaansa auttaa organisaatioita viemään läpi muutoksia. Silloin todellakin kysyntä ja tarve kohtasivat”, Leena muistelee työn aloitusta. Tehtyjen kyselyiden avulla oli selvinnyt, että esimiesten sen hetkinen osaaminen ei koulutuksesta huolimatta ollut riittävää näin suuresta toimintamallin muutoksesta selviytymiseen. ”Muutostilanteissa on tärkeää, että esimiestyö on toimivaa”, Leena jatkaa.

Muutosagentit hommiin

Valmennustrion hankkeessa jokaiselle organisaatiolle toteutettiin oma kehittämisohjelma, jossa tuettiin johtoa, esimiehiä sekä työntekijöitä yhteistyössä kohtaamaan muutokset rakentavasti ja ratkaisukeskeisesti. Lisäksi koulutettiin sisäisiä muutosagentteja, jotka perehtyivät onnistuneen muutoksen toteutukseen myös hankkeen jälkeen. Henkilöstö- ja muutostyöryhmissä luotiin muutosjohtamisen mallit ja työkalut, jotka auttoivat koko organisaatiota toteuttamaan muutokset onnistuneesti.

”Valmennustrion muutosagentti-konsepti on erittäin hyvä, sillä sen avulla saimme henkilöstön ja esimiehet sitoutumaan uuteen toimintamalliin ja miettimään omaa rooliaan. Muutos ei ollut suuri haaste pelkästään esimiehille, vaan myös työntekijöille, sillä piti oppia uutta. Kehittämisohjelman avulla saimme selville kehittämiskohteita kaikista palvelutaloista ja pienkodeista. Jotta henkilökunta ja palvelukotien asukkaat voivat hyvin, kehittämissilmälasit täytyy pitää koko ajan päässä”, Leena kertoo.

Ihmiset etusijalla käytännön tekemisessä

”Palvelurakenteen muutos on vaikuttanut myös toimintamallien muuttumiseen. Vuoden 2013 jälkeen Vaasassa on vähennetty radikaalisti laitoshoitoa. Kaupunkiin on rakennettu viisi uutta palvelutaloa, joten tarvitsimme myös uusia toimintatapoja ja hoitokulttuuria. Laitoshoidosta palveluasumisen puolelle siirtyminen vaatii henkilöstöltä opettelua uusiin työtapoihin. Kehitystyössä lähdimme yhdessä liikkeelle ihmislähtöisestä ajattelusta. Henkilöstö oli työssä vahvasti mukana”, Riikka kertoo.

Työ aloitettiin johdolle pidetyllä aloitustilaisuudella. Tämän jälkeen tulivat henkilöstöinfot ja lähtötilanteen kartoitus. Työn kuluessa esimiehille pidettiin yhteisiä työpajoja. Lisäksi kokoontui kolme muuta työryhmää: muutostyöryhmä, henkilöstöryhmä ja ohjausryhmä. Lopussa tehtiin vaikuttavuuden seurantakartoitus ja pidettiin päätöstilaisuus. Valmennustrion Jonna Jantunen oli koko ajan vahvasti mukana työn tekemisessä yhdessä vaasalaisten kanssa. ”Tavoitteenamme oli onnistunut muutos, henkilöstömme työhyvinvointi ja myös asukkaidemme parempi vointi. Koko henkilöstö lähti innolla mukaan, sillä tärkeää päästä kehittämään omaa työtä ja saada se sujuvaksi. Saimme työkaluja myös tulevaisuuden muutosten käsittelyyn”, Riikka jatkaa.

”Jonnan apu oli ensiarvoisen tärkeää. Hän kävi palvelutaloissa ja pienkodeissa ja osallistui ryhmien kokouksiin. Hän myös raportoi ohjausryhmälle ja esimiehille työn etenemisestä. Hänen johdollaan valitsimme kehittämistavoitteita ja veimme ne läpi. Jonna tarkisti koko ajan, että sovitut asiat etenevät”, Leena kiittelee.

Konkreettisia käytännön parannuksia

Työn tuloksena kaikissa palvelutaloissa tehtiin konkreettisia muutoksia, jotka paransivat työn sujuvuutta. ”Teimme esimerkiksi tiimityösopimukset. Niihin on listattu, miten kussakin pienkodissa toimitaan ja mihin arvoihin toimintamme perustuu. Kirjasimme ylös myös niitä töitä, joita ei ole kerrottu missään, mutta jotka pitää kuitenkin tehdä. Näin uusien työntekijöiden perehdyttäminen on helpompaa”, Riikka kertoo työn tuloksista. Uutena aktiviteettina Vaasassa aloitettiin myös kaverimummu- ja kaveripaappa-toiminta. ”Haluamme asukkaillemme mahdollisimman normaalia arkea: ei pelkkiä rutiineja, mutta ei myöskään mitään ylilyöntejä. Kaverimummut ja -paapat käyvät toisissa pienkodeissa tapaamassa muita mummuja ja paappoja. Näin saamme virkistystä asukkaiden arkeen ja samalla myös eri yksiköiden hoitajat tutustuvat toisiinsa”, Riikka jatkaa.

Tärkeät asiat esiin

Seka Leena että Riikka ovat erittäin tyytyväisiä Valmennustrion työhön. ”Yhteistyö Jonnan kanssa sujui loistavasti. Valmennustriolla on paljon asiantuntemusta. Heidän konseptillaan saadaan esiin tärkeät asiat ja kaikki muutoksessa mukana olijat sitoutumaan työhön. Työn onnistumisessa oli olennaista se, että Jonna oli koko ajan työssä mukana”, Leena toteaa.

Vaikka hanke on nyt päättynyt, sen vaikutukset näkyvät edelleen käytännön työssä. ”Muutostyöryhmä on jatkanut toimintaansa, mutta nimi on vaihtunut Motivaattoreiksi. Ryhmässä on mukana yksikönjohtajat ja edustajat jokaisesta palvelutalosta ja pienkodista. Motivaattorit tapaavat neljä kertaa vuodessa ja jatkavat kehittämistoimenpiteitä. Vaikka jokaisessa talossa on omat kohteensa, ryhmän yhteistyön ansiosta kehittämistoimenpiteitä on voitu viedä eteenpäin muihinkin taloihin”, Riikka kertoo.

Leena suosittelee Valmennustrioa kaikille organisaatioille, joissa on tulossa muutoksia. ”Valmennustrio on erittäin ammattitaitoinen kehittäjä. Heillä on kyky saada ihmiset ottamaan vastuuta ja antamaan oman panoksensa työhön”, Leena sanoo. Myös Riikan mielestä Valmennustrion palvelut ovat paikallaan silloin, kun tarvitaan tukea muutoksen läpiviemiseen. ”Oman organisaation ulkopuolinen henkilö osaa lähestyä  asioita eri tavalla kuin sellainen, joka tuntee alansa läpikotaisin. Kehittämistyössä tämä on eduksi”, Riikka hoksauttaa.

Haastattelija: Anne Peltola / Design Inspis

Muita asiakaskertomuksia

Riikka Saari Profiilikuva
Back To Top