Fasilitointi – osallistamisen työkalu

Ryhmäprosesseissa harva asia sujuu kuten oppikirjoissa kuvataan. Usein väärinymmärrykset ja kitkat vievät huomion ja hidastavat päätöksentekoa. Tämä on luonnollinen osa ryhmädynamiikkaa, mutta ilman asianmukaista tukea se voi saada tiimin epäilemään omaa toimivuuttaan. Juuri tässä kohtaa fasilitointi astuu kuvaan. Fasilitoijan tehtävänä on ohjata ryhmää läpi tämän haasteellisen vaiheen, auttaa osallisia pysymään fokuksessa ja löytämään yhdessä ratkaisun ongelmaan.

Aiemmassa blogissamme pohdimme mitä fasilitointi on ja miksi fasilitointia tarvitaan työyhteisössä. Tässä blogissa syvennymme siihen, miten fasilitointi tuo apua yleisiin ryhmädynamiikan ongelmiin ja miten onnistunut fasilitointi luo tilan, jossa kaikkien ääni saadaan kuuluville ja ideat jalostuvat toteuttamiskelpoisiksi ratkaisuiksi.

Fasilitointi tuo apua ryhmädynamiikan ongelmaan

Ideaalitilanteessa ongelmanratkaisu voisi mennä siten, että ryhmä tai joku ryhmän jäsenistä tuo esille ongelman ja tämän jälkeen ryhmän jäsenet ideoivat ratkaisuja ongelmaan. Ideoiden esittämisen yhteydessä jokaista kuultaisiin, jokainen pääsisi perustelemaan ideansa ja niitä puntaroitaisiin yhdessä. Lopuksi näistä ideoista ja keskusteluista syntyisi hyvin muotoiltu ratkaisu ongelmaan.

Tyypillisesti edellä kuvatun ongelmanratkaisuprosessin keskivaiheilla on isoja ongelmia. Koska törmäämme näihin ongelmiin jatkuvasti, voi olla että tulkitsemme työskentelevämme huonosti toimivassa tiimissä. Kyse on kuitenkin ryhmäkäyttäytymisen ja ajattelun prosessien toiminnoista. Aivomme eivät yksinkertaisesti toimi siten, että useista ideoista olisi helppo valita toimivimmat. Siirtymä suoraan ideointivaiheesta päätösvaiheeseen ei toimi sujuvasti esimerkiksi silloin, jos emme ole riittävästi ymmärtäneet kaikkia esitettyjä ideoita ja toistemme näkökulmia. Tämä voi johtua siitä, että tulemme eri taustoista, meillä on erilaiset kommunikaatiotyylit sekä mahdollisesti eri agendat, joita ajamme jne.

Ryhmäprosessin keskivaiheella käy yleensä niin, että dominoivat jyräävät ja hiljaiset jäävät varjoon. Keskustelu voi ajautua sivuraiteille. Tässä vaiheessa tekee mieli luovuttaa. Saatamme jopa paikoilla tätä vaihetta hyppäämällä sen yli, koska se tuntuu niin uuvuttavalta ja ahdistavalta. Toteutuskelpoisia ideoita hylätään ehkä tarpeettomasti. Tämä vaihe yleensä lisää kokousten määrää: kun ratkaisua ei löydy, päätetään pitää lisää kokouksia. Väärinymmärrykset ja kommunikoinnin vaikeudet ovat luonnollinen osa päätöksentekoprosessia. Ryhmät, jotka kestävät prosessin luontaista epävarmuutta, pääsevät helpommin siitä yli ja rakentamaan ratkaisuja.

Tästä päästäänkin siihen, että meillä on kahdenlaista ajattelua: divergenttiä ja konvergenttia. Divergentti ajattelu on ajattelua, jossa luodaan ideoita ja keksitään useita ratkaisuja ongelmaan. Konvergentti ajattelu taas keskittyy yhden hyvin määritellyn ratkaisun löytämiseen ongelmaan. Fasilitaattori voi auttaa monin tavoin ryhmädynamiikan haasteissa ja tukea sujuvaa päätöksentekoprosessia.

Fasilitoijan tavat osallistaa ryhmää ja edistää päätöksentekoa:

1. Fasilitoija auttaa ryhmää pääsemään päätökseen prosessin vaikeuksien yli hyödyntämällä erilaisia tekniikoita ja työkaluja oikea-aikaisesti.
2. Fasilitoija auttaa ymmärtämään, että ryhmädynamiikan ja yhteistyön pulmat ovat täysin inhimillinen osa normaalia käyttäytymistämme ja ajattelun prosesseja.
3. Fasilitoija pitää divergentin ja konvergentin vaiheen tiukasti erillään, eikä anna niiden sekoittua prosessissa – lisäämään ryhmän toiminnan tehokkuutta.
4. Fasilitoija osaa ohjata ryhmää ideoimaan, pysymään fokuksessa sekä päättämään ratkaisuista yhdessä.
5. Fasilitoija auttaa saamaan aikaan toimintaa, joka on tehokasta ja merkityksellistä. Fasilitoija varmistaa, että kaikki tulevat kuulluksi. Joka kerta, kun ryhmä kokoontuu, saadaan aikaan toimintasuunnitelmia, joka voidaan viedä käytäntöön.
6. Fasilitoija luottaa ryhmän osaamiseen ja viisauteen, kuuntelee aktiivisesti ja avoimesti sekä tuntee ryhmädynamiikan ja ajatteluprosessien perusperiaatteet. Hän hyödyntää taitavasti vuorovaikutus- ja ongelmanratkaisutaitoja, sietää keskeneräisyyttä, antaa ratkaisujen rakentua rauhassa ja on joustava.

Tiesitkö, että monet kuuluisuudet ovat harjoittaneet fasilitointia jo vuosikymmeniä sitten (kuten Mahatma Gandhi ja Martin Luther King)? Fasilitoinnin taustalla on ajatus oppimisesta jatkuvana dialogisena prosessina pikemminkin kuin ”lineaarisesti etenevänä prosessina”. Ajatus oppimisen fasilitoimisesta laajentui kokousten fasilitoimiseen ja sen jälkeen kehittyi ”formaaliseen” muotoon prosessiksi, jossa tavoitellaan ryhmän toiminnan tehostamista, voimaannuttamista ja tuottavuutta.

Fasilitoijan rooli alettiin nähdä sisältöneutraalina, reilua, laajaa, avointa prosessia toteuttavana, jossa jokaisen osallistumista tasapainotetaan ja luodaan psykologisesti turvallinen tila, johon kaikki ryhmän jäsenet voivat kokonaisvaltaisesti osallistua. Fasilitoija on helpottaja: hän helpottaa ryhmän toimintaa, jotta ryhmä itse ymmärtää ja päättää tehtävinään olevista asioista. Fasilitoija vapauttaa ryhmän sisäisistä esteistä päästäkseen lopputulokseen sekä auttaa osallistujia itse löytämään parhaat ratkaisut jättämättä siihen omaa sormenjälkeä.

Lähde: AJ & Smart, Facilitation Fundamentals Workbook, 2023.

Kirjoittanut:

Jenni Harju ja Susanna Vesterlund

Työyhteisövalmentajat

Hyvä johtaja valmennuskonseptin Fasilitointitaidot -työpaja antaa esihenkilöille ja johtajille työkalut fasilitoida erilaisia tilaisuuksia. Työpajassa harjoitellaan ryhmän ohjaamisen taitoja ja menetelmiä. Tutustu hyvä johtaja ja fasilitointitaidot työpajaan täältä.