Strateginen fokus: miten varmistaa, että tiimi tekee oikeita asioita?

Nykyisessä tietotyössä suurin haaste ei useinkaan ole tekemisen puute, vaan se, että ollaan kiireisiä sellaisten asioiden parissa, jotka eivät edistä oikeita tavoitteita. Tätä voisi kutsua eräänlaisen valetyön tekemiseksi. Usein tällaiset tehtävät hiipivät työpöydälle kuin varkain eikä kukaan lopulta tule kyseenalaistaneeksi, ovatko ne tarpeellisia juuri nyt tai ylipäänsä lainkaan tärkeimpien tavoitteiden saavuttamiseksi. Tällaiset tehtävät tunnistaa mm. siitä, että ne turhauttavat ja tuntuvat merkityksettömiltä sekä usein myös tippuvat to do -listoilla aina häntäpäähän, kunnes ne on tehtävä kauhealla kiireellä jonkin tietyn aikarajan tai määräpäivän kolkutellessa kalenterissa.

Kiireisin on tehokkain?

Murretaanpa yksi myytti – kiire ei ole tehokkuuden merkki. Ei ole tarpeen haalia erilaisia tehtäviä ja kehittää esimerkiksi lukuisia tapoja kirjata tai tilastoida erilaisia asioita ylös, varsinkaan tilanteissa, joissa kirjaaminen tai jonkinlainen tiedonkeruu tai raportointi ei ole välttämätöntä. Usein valmennustilanteissa kuulemme, että ihmiset ovat väsyneitä erityisesti loputtomaan ja hyödyttömältä tuntuvaan asioiden kirjaukseen, varsinkin jos aiemmin samat asiat ovat aiemmin sujuneet vähemmillä työvaiheilla. Näissä hetkissä on hyvä yhdessä kyseenalaistaa, miksi näin teemme.

Johtamisen näkökulmasta on tärkeää puolestaan pohtia, kohdistetaanko työtunteja organisaation kannalta oleellisiin asioihin. Tietävätkö esimerkiksi työntekijät, mitkä asiat heidän työpanoksessaan ovat kaikkein arvokkaimpia? Jos kaikki työtehtävissä on tärkeää, oikeasti mikään ei ole tärkeää. Usein työntekijät käyttävät aikaa väärien ja turhalta tuntuvien asioiden tekemiseen, koska prioriteetit eivät ole selvillä.

Vaasan yliopiston professori Tomi Kallio tutkii ns. turhia työtehtäviä ja huomasi, että ne oli jaettavissa kahteen luokkaan. Ensimmäisessä tehtävät eivät sinällään olleet turhia, niitä tekivät vain ”väärät ihmiset”. Eli kyseiset tehtävät olisivat sopineet paremmin jonkun toisen työkokonaisuuteen organisaatiossa. Tällaisesta tehtävästä esimerkki voisi olla esim. lääkärin tehtävässä kirjaaminen, joka aiemmin oli toisen työtehtävä tai johtajan tekemät matka- tai kokousjärjestelyt, jotka aiemmin myös usein esimerkiksi toimistosihteerin tehtävä. Kysymys ei pelkästään ole siitä, kannattaako ns. kallispalkkaisempaa työntekijää käyttää assistenttityylisiin tehtäviin, kun hän voisi käyttää aikaansa siihen, mihin on saanut erityiskoulutuksen, vaan myös siitä, että erilaiset kokonaisuuksien kirjaamiset, varaukset ja järjestelyt vaativat nekin oman osaamisensa. Toinen Kallion mainitsema tehtäväluokka oli tarpeettomat tehtävät, joita organisaatiossa ei kuuluisi tehdä lainkaan. Kallio tarjosi näihin kaikenlaisten turhien tehtävien punnitsemiseksi niiden läpikäyntiä esimerkiksi kehityskeskusteluissa.

Prosessien helpottaminen ydinajatukseksi

Työyhteisöissä olisi tärkeää pyrkiä toimintakulttuuriin, jossa on sallittua ja suorastaan suositeltavaa kyseenalaistaa erilaisten tehtävien merkitys suhteessa organisaation tavoitteisiin. Tehokkuus vaatii fokusta ja fokus vaatii karsimista. Olin aikanaan UPM:llä ensimmäisissä kesätyötehtävissä. Pidin erityisesti siitä, kuinka meitä kesätyöntekijöitäkin kehotettiin olemaan innovatiivisia ja tekemään omaan työhön kuuluvia aloitteita, oli kysymys asioiden helpottamisesta, tehokkaammasta toimintatavasta tai peräti uudesta keksinnöstä, joka voisi muuttaa kokonaan tekemisen toisenlaiseksi. Tämä kerrottiin heti ensimmäisinä työpäivinä samalla kun kierroksella meille esiteltiin työntekijöille tarkoitettu aloitekaavake.

Toimintakulttuurissa voidaan vaalia myös muutoin työntekotapoja, jotka suosivat ajan käyttöä kaikkein merkityksellisempien kokonaisuuksien parissa. On hyvä esimerkiksi yhteisesti avoimesti vastustaa ns. turhien työtehtävien haalimista, pohtia työhön liittyvää mittarointia (halutaanko esimerkiksi laatua määrän sijaan) tai järjestää työarkea sellaiseksi, ettei se täyty kaikesta tarpeettomasta pienestä sälästä.

Mitä tahansa työtä voi lähestyä lopulta kuin puutarhuri kasvimaataan. Ei ole olennaista kastella kaikkea mahdollista, vaan hoitaa kokonaisuutta sen eri osien vaatimalla tavalla ja kitkeä turhat rönsyt, jotta maa tuottaa parhaan sadon.

Lisäluettavaa aiheesta:

https://www.hs.fi/lifestyle/art-2000011467122.html

Greg McKeown: Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less (2014)

Carl Newport: Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (2016)