Hyvin järjestetty kokous on työyhteisön laatuaikaa

Kohtaamme työyhteisöissä usein sen ongelman, että palavereiden määrä ja laatu eivät kohtaa odotuksia. Tullaan paikalle valmistautumatta ja tapaamisen jälkeen jää vähän epäselväksi mitä sovittiin tai miten edetään. Tutulta saattaa kuulostaa myös se, että aika loppuu kesken tai kokoukset täyttyvät hyvin eritasoisista asioista, joista osan käsittely on oikeastaan ihan väärässä paikassa. Muistiot ovat sinne päin, eivätkä ne avaudu sellaiselle, joka ei päässyt paikalle.

Entäpä sitten etäpalaverit? Varsinkin koronan alussa erilaisia mahdollisuuksia hyödynnettiin ehkä enemmän, kun oli pakko. Oli kävelykokouksia, joissa kukin työntekijä yksin samoili laitteen kanssa jossain metsässä, käytettiin kokousalustojen ryhmätyötiloja välillä väen jakamiseen ja pidettiin yhteisellä sopimuksella kamerat päällä. Nykyään yhä useammin kuulee, että etäpalavereissa ei synny innovointia, keskustelukin on vähäistä ja ne ovat niitä tilanteita, joissa sivussa hoidetaan monta eri asiaa.

Työyhteisöissä on hyvä jatkuvasti kehittää käytäntöjä, mutta suuremmalle tsempille ja uuden tekemiselle otollinen aika on erityisesti erilaisten taukopaikkojen jälkeen. Esimerkiksi kesäloman jälkeen voi olla hyvä hetki ensin yhdessä tarkastella erilaisiin kokouksiin liittyviä kehitystarpeita ja tehdä pieniä muutoksia. Halusimme tuoda tähän tukemme ja antaa teille palaverien kehittäjän muistilistan.

Muistilistan voi jaotella kolmeen osaan – asioihin, jotka tapahtuvat ennen kokousta, sen aikana ja sen jälkeen. Palaverin onnistuminen on pitkälti kiinni hyvästä valmistautumisesta ja sen jälkihoidosta. Jos näihin on panostettu, itse kokous on myös helpompi vetää läpi.

Muistilista palaverin järjestäjälle:

Ennen kokousta

• Pohdi vielä kerran tarvitaanko palaveria voidaanko asia hoitaa muuten. Varsinkin turhalta tuntuvat palaverit tunnetusti kuormittavat työntekijöitä.
• Määritä palaverin tavoite. Mitä halutaan saada aikaan? Millaista läsnäoloa tarvitaan? Kirjoita nämä myös näkyväksi palaverikutsuun tai asialistaan.
• Laadi agenda. Hyvä palaverin asialista on tiivis ja ei liian pitkä. Täyteen ahdetut kokoukset harvoin menevät sellaisenaan läpi sujuvasti. Mieti vastuuhenkilöt kuhunkin asiakokonaisuuteen palaverissa.
• Kutsu oikeat ihmiset. Pohtimalla sitä, kenelle asia on oikeasti tarpeellinen kunnioitat myös toisten työaikaa.
• Valmistele osallistujat. Anna heille tieto siitä, kuinka valmistautua tilaisuuteen.

Palaverin aikana

• Aloita napakasti ja fasilitoi tilaisuutta. Tee selväksi tavoite, pidä keskustelu asiassa ja osallista hiljaisimmatkin kokouksen läsnäolijat.
• Pidä kiinni aikataulusta. Taas kerran näin kunnioitat myös toisten työyhteisön jäsenten työaikaa.
• Tee päätöksistä näkyviä: ”Päätettiin, että…” Näin vahvistat yhteistä ymmärrystä tilanteen kulusta.
• Hoida, että tärkeimmät asiat tulee kirjatuksi, mutta muista, että tätä työtä palaverin vetäjän ei välttämättä kannata tehdä itse.

Palaverin jälkeen

• Jaa palaverin muistio nopeasti. Huomioi, että siitä tulee ilmi, mitä päätettiin, kuka tekee ja millä aikataululla.
• Seuraa toteutumista – onko asioista pidetty kiinni?
• Arvioi palaveria ja tee tarvittaessa pieniä korjausliikkeitä. Ehdittiinkö asiat, täytettiinkö kokoukselle asetetut tavoitteet?

Hyvän palaverikulttuurin periaatteet

Kokouksissa voisi hyvin olla aiheena se, kuinka olemme kokouksissa, niin hullulta kuin se kuulostaakin. Toimivia palaverikäytänteitä rakennettaessa on hyvä osallistaa kaikki. Arvioinnin keskiössä on hyvä pitää pohdintaa siitä, keiden kaikkien on syytä olla osallisina missäkin kokouksissa, kuinka yhdessä pystytään tukemaan sitä, että tapaamiset pysyvät aikataulussa ja tilaisuudet selkeinä. On hyvä erottaa työyhteisössä erilaisia tarpeita tulla yhteen. Voi olla tilaisuuksia, jotka ovat enemmän infoluontoisia, toiset päätösorientoituneita, jotkut aivoriihityyppisiä. Kun erilaisille kohtaamisille on aikansa ja paikkansa ja nämä ovat kaikille selviä ja rutiineiksi muodostuneita, koko työyhteisö hyötyy.