Fasilitointi- ja vuorovaikutustaitojen kehittäminen Reisjärven kunnassa

Reisjärven kunta toteutti Työsuojelurahaston tukemana fasilitointi- ja vuorovaikutustaitojen kehittämishankkeen. Hankkeeseen osallistui noin 50 työntekijää sekä kaikki esihenkilöt. Keskeisimpänä tavoitteena oli fasilitointiosaamisen hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä kaikilla henkilöstötasoilla. Tavoitteena oli myös lisätä henkilöstön kokemusta osallisuudesta. Fasilitointitaitojen koulutukseen osallistui esihenkilöitä ja työntekijöitä kaikilta toimialoilta. Fasilitoijat harjoittelivat fasilitointia hankkeen tilaisuuksissa valmentajien tuella ja itsenäisesti omissa työyksiköissään.

Fasilitointitaitojen koulutukseen osallistunut varhaiskasvatuspäällikkö Aija Hylkilä oli aloittanut esihenkilötehtävässään vastikään: ”Uutena esihenkilönä hanke antoi minulle hyvän lähtökohdan esihenkilötyöhön. Hankkeen alussa pidetyssä kick off -tilaisuudessa loimme yhdessä askelmerkit työyhteisön kehittämiseen. Tämä oli hyvä lähtökohta yhteiselle kehittämistyölle. Henkilökunta nosti avoimesti ja rehellisesti esiin kehittämiskohteita.

Hankkeen myötä henkilöstö aktivoitui kertomaan ajatuksiaan rohkeammin. Pohdimme nyt asioita enemmän yhdessä ja kokeilemme rohkeammin erilaisia ratkaisuja. Yleisesti ottaen ratkaisukeskeinen asenne on kehittynyt: jos jokin asia ei toimi, nostetaan se esiin ja mietitään yhdessä ratkaisuja siihen. Testaamme uutta toimintatapaa tietyn ajanjakson ja arvioimme sen toimivuutta kokeilun jälkeen. Moneen arjen pulmaan olemme löytäneet ratkaisuja tällä tavalla.”

Henkilöstön työpajoissa harjoiteltiin fasilitointimenetelmien käyttöä samalla, kun työyhteisön esiin nostamiin pulmiin ideoitiin yhdessä ratkaisuja.

”Toimiva käytäntö on ollut muun muassa se, että esille nousseita pulmia on ensin pohjustettu yhteisessä palaverissa, jonka jälkeen asia on viety tiimille pohdittavaksi. Tiimin ratkaisu palautetaan yhteiseen palaveriin, jossa sovitaan jatkotoimenpiteistä. Tämä toimintamalli tukee sisäistä viestintää ja sitouttaa yhteisiin päätöksiin”, kertoo Hylkilä.

Työyhteisössä ideoitiin yhdeksi kehittämiskohteeksi rakentavan keskustelukulttuurin kehittäminen. Henkilöstö päätti toteuttaa kokeilun, jossa keskustelu- ja toimintakulttuuria arvioidaan itsearvioinnilla. Tätä varten laadittiin itsearviointilomake, jossa jokainen arvioi kysyttyjä asioita ja myös omaa toimintaansa työyhteisössä. Varhaiskasvatuspäällikkö koosti tulokset yhteen koko talon tasolla, ja niistä keskusteltiin yhdessä. Nyt itsearviointi toistettiin uudestaan, ja tuloksia käsiteltiin yhdessä tiimeissä.

Hylkilä toteaa tämän toimineen hyvänä pysähdyspaikkana yhteiselle keskustelulle: ”Esille nousseita asioita avataan ja pohditaan, mitä niille voisi tehdä. Tämäkin toimintamalli on henkilöstön ideoima, eikä sitä ole kyseenalaistettu missään vaiheessa.”

Fasilitointiosaaminen käyttöön

Valmennustrio toteutti hankkeessa fasilitointitaitojen koulutuskokonaisuuden yhteistyössä Valmennustalo Virta Oy:n Sirpa Puolakan ja Teija Mykrän sekä Creaflifen luovuuskouluttaja Marie Mikkosen kanssa. Valmennustriosta valmentajina toimivat Jenni Harju ja Jaana Turunen. Fasilitointimenetelmiä harjoiteltiin monipuolisesti, ja niitä voidaan hyödyntää missä tahansa tilaisuudessa, jossa tarvitaan yhteistä ymmärrystä tavoitteista ja suunnasta, ideointia ja ryhmän yhteistyön edistämistä, keskustelukulttuurin kehittämistä ja yhteenkuuluvuuden luomista, kuten palavereissa, kehittämispäivissä, verkostotapaamisissa, työryhmätoiminnassa tai johtoryhmätoiminnassa.

”Sain roppakaupalla menetelmiä osallisuuden ja sitoutumisen lisäämiseen sekä keinoja saada hiljaisemmatkin ääneen. Koulutus kehitti aktiivisen kuuntelun taitoja sekä kykyä esittää hyviä ratkaisukeskeisiä kysymyksiä. Olemme hyödyntäneet fasilitointia toteuttamalla työpajan yhdessä teknisen johtajan, Jari Vuoren, kanssa. Työpajassa henkilökunta ideoi tilaratkaisuja tulevaa remonttia varten. Saimme hyviä ehdotuksia tilojen suunnitteluun ja palautetta siitä, miten tärkeää on ottaa henkilöstö mukaan toimivien tilaratkaisujen ideointiin. Työpajaan osallistuttiin innokkaasti, kuten hankkeen aikanakin toteutettuihin yhteisiin tilaisuuksiin. Syksyllä aion toteuttaa työpajan kehittämiskohteiden tunnistamiseen ja ratkaisujen ideointiin, jotta jatkuva kehittäminen pysyy yllä”, kertoo Hylkilä.

”Konkretia on yksi loistava anti koulutuksestanne. Kouluttajien tapa johtaa ja viedä lähikoulutusjaksoja on ollut mukaansatempaavaa. Oli helppo havaita, kuinka olitte nähneet vaivaa koulutusjaksojen toteuttamiseksi. Jenni on hauska, lämminhenkinen ja osaava kouluttaja”, kertoo Jarmo Viljamäki, alakoulun rehtori.

”Yhteistyö Valmennustrion kanssa oli loistavaa koko hankkeen ajan. Kaikki valmentajat olivat innostavia, sisällöt olivat hyvin mietittyjä ja työskentely ammattitaitoista. Oli hienoa, miten valmentaja osallisti työpajojen suunnitteluun ja toteutukseen. Sisällöistä tuli tällä tavalla juuri meidän tarpeisiin sopivia”, kiittelee Hylkilä.

Fasilitaattorilta kerätyn palautteen perusteella hyödyllisimmäksi koettiin menetelmät ryhmätyöskentelyyn ja ongelmanratkaisuun, ratkaisukeskeiset kysymystekniikat, kuuntelun taidon opettelu, rohkeuden vahvistuminen; esimerkiksi rohkeus ottaa asioita puheeksi sekä esihenkilö- ja palaveritaitojen harjoittelu. Esihenkilötyön kehittymisen osalta koettiin, että keskustelun tasapuolisuus on lisääntynyt, henkilöstön näkemykset otetaan huomioon paremmin, vuorovaikutus ja keskustelukulttuuri sekä tiedonkulku on parantunut ja palaverit tehostuneet.

”Minulle koulutus antoi rohkeutta ottaa asioita puheeksi, kuuntelun taitoja ja kykyä ohjata keskustelua kohti ratkaisuja. Näistä taidosta on ollut hyötyä niin työssä, luottamustoimessa valtuuston jäsenenä kuin läheisissä ihmissuhteissa.” kiittelee kunnan palvelusihteeri Heidi Kesänen.

Hankkeen päätöstilaisuudessa henkilöstöryhmät tekivät näkyväksi tuloksia ja saavutettuja tavoitteita. Erityisesti tiedonkulku ja palaverikäytänteet kehittyivät ja yhteistyö eri yksikköjen välillä parantui. Avoimuus ja rohkeus ilmaista ajatuksia ja uskallus ottaa asioita puheeksi lisääntyi. Yhteiset tavoitteet ovat selkeämpiä ja toisten tehtäväkenttiä ymmärretään paremmin. Lisäksi erilaisuutta ja toisten toimintatapoja ymmärretään ja hyväksytään paremmin. Yhteisöllisyys ja kokeilukulttuuri vahvistui ja kyvykkyys ratkaista ongelmia edistyi.

Kysytään vielä lopuksi varhaiskasvatuspäälliköltä, minkä vinkin hän antaisi muille työyhteisöille omien kokemuksiensa pohjalta:

”Työyhteisön toimintatapojen arvioiminen ja kehittämiskohteiden miettiminen säännöllisesti kannattaa. Tähän työyhteisövalmennus on oiva apu.”

Valmennustrio kokosi viisi organisaatiota yhteiseen hankkeeseen, jonka päätavoitteena oli vahvistaa fasilitointi- ja vuorovaikutustaitoja hybridiajassa. Kaikilla organisaatioilla oli oma lähtökohta hankkeen toteutuksessa, mutta ylätason tavoitteet olivat yhteiset. Jokaiseen osallistuvaan organisaatioon koulutettiin sisäisiä kehittäjiä, fasilitoijia. Yhteishankkeessa toteutettiin myös organisaatioiden välisiä yhteisiä verkostotilaisuuksia, webinaareja ja muuta keskinäistä sparrausta. Hanke sai Työsuojelurahaston kehittämisavustuksen.

Kirjoittaja: Jenni Harju / Valmennustrio