Vaasan kaupunki

Muutosagentit auttavat suuren muutoksen läpiviennissä

Vaasan kaupunki lähti mukaan Valmennustrion hankkeeseen, jonka avulla tuettiin henkilöstön ja esimiesten työtä suuren muutoksen keskellä.

Sote- ja maakuntauudistus on suurimpia hallinnon ja toimintatapojen uudistuksia, mitä Suomessa on tehty. Muutos haastaa uudenlaiseen toiminnan kehittämiseen ja johtamiseen sekä henkilöstön aitoon osallistamiseen. Valmennustrio on vastannut tähän haasteeseen Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeella. Hankkeen tavoitteena oli tukea sosiaali- ja terveyspalvelualan organisaatioiden muutosvalmiutta ja muutosten onnistumista sekä parantaa henkilöstölähtöistä johtamista. Yksi hankkeeseen osallistujista oli Vaasan kaupungin vanhustenhoito. Vaasassa on kaiken kaikkiaan kuusi vanhusten palvelutaloa. Riikka Saari työskentelee yksikönjohtajana 45 asukkaan Fyrrykartanossa, joka on yksi Vaasan kaupungin tehostetun palveluasumisen yksiköistä. Leena Kaunisto oli hankkeen toteuttamisen aikana Vaasan kaupungin henkilöstöjohtajana.

Ammattimaista tukea muutokseen

Kuten monissa muissa kunnissa, myös Vaasassa on muutettu vanhustenhoidon palvelukonseptia ja toimintamallia. ”Tarvitsimme tukea sekä esimiehille että henkilöstölle uuden toimintamallin käyttöönottoon. Valmennustrion Jonna Jantunen tuli esittelemään meille heidän tapaansa auttaa organisaatioita viemään läpi muutoksia. Silloin todellakin kysyntä ja tarve kohtasivat”, Leena muistelee työn aloitusta. Tehtyjen kyselyiden avulla oli selvinnyt, että esimiesten sen hetkinen osaaminen ei koulutuksesta huolimatta ollut riittävää näin suuresta toimintamallin muutoksesta selviytymiseen. ”Muutostilanteissa on tärkeää, että esimiestyö on toimivaa”, Leena jatkaa.

Muutosagentit hommiin

Valmennustrion hankkeessa jokaiselle organisaatiolle toteutettiin oma kehittämisohjelma, jossa tuettiin johtoa, esimiehiä sekä työntekijöitä yhteistyössä kohtaamaan muutokset rakentavasti ja ratkaisukeskeisesti. Lisäksi koulutettiin sisäisiä muutosagentteja, jotka perehtyivät onnistuneen muutoksen toteutukseen myös hankkeen jälkeen. Henkilöstö- ja muutostyöryhmissä luotiin muutosjohtamisen mallit ja työkalut, jotka auttoivat koko organisaatiota toteuttamaan muutokset onnistuneesti.

”Valmennustrion muutosagentti-konsepti on erittäin hyvä, sillä sen avulla saimme henkilöstön ja esimiehet sitoutumaan uuteen toimintamalliin ja miettimään omaa rooliaan. Muutos ei ollut suuri haaste pelkästään esimiehille, vaan myös työntekijöille, sillä piti oppia uutta. Kehittämisohjelman avulla saimme selville kehittämiskohteita kaikista palvelutaloista ja pienkodeista. Jotta henkilökunta ja palvelukotien asukkaat voivat hyvin, kehittämissilmälasit täytyy pitää koko ajan päässä”, Leena kertoo.

Ihmiset etusijalla käytännön tekemisessä

”Palvelurakenteen muutos on vaikuttanut myös toimintamallien muuttumiseen. Vuoden 2013 jälkeen Vaasassa on vähennetty radikaalisti laitoshoitoa. Kaupunkiin on rakennettu viisi uutta palvelutaloa, joten tarvitsimme myös uusia toimintatapoja ja hoitokulttuuria. Laitoshoidosta palveluasumisen puolelle siirtyminen vaatii henkilöstöltä opettelua uusiin työtapoihin. Kehitystyössä lähdimme yhdessä liikkeelle ihmislähtöisestä ajattelusta. Henkilöstö oli työssä vahvasti mukana”, Riikka kertoo.

Työ aloitettiin johdolle pidetyllä aloitustilaisuudella. Tämän jälkeen tulivat henkilöstöinfot ja lähtötilanteen kartoitus. Työn kuluessa esimiehille pidettiin yhteisiä työpajoja. Lisäksi kokoontui kolme muuta työryhmää: muutostyöryhmä, henkilöstöryhmä ja ohjausryhmä. Lopussa tehtiin vaikuttavuuden seurantakartoitus ja pidettiin päätöstilaisuus. Valmennustrion Jonna Jantunen oli koko ajan vahvasti mukana työn tekemisessä yhdessä vaasalaisten kanssa. ”Tavoitteenamme oli onnistunut muutos, henkilöstömme työhyvinvointi ja myös asukkaidemme parempi vointi. Koko henkilöstö lähti innolla mukaan, sillä tärkeää päästä kehittämään omaa työtä ja saada se sujuvaksi. Saimme työkaluja myös tulevaisuuden muutosten käsittelyyn”, Riikka jatkaa.

”Jonnan apu oli ensiarvoisen tärkeää. Hän kävi palvelutaloissa ja pienkodeissa ja osallistui ryhmien kokouksiin. Hän myös raportoi ohjausryhmälle ja esimiehille työn etenemisestä. Hänen johdollaan valitsimme kehittämistavoitteita ja veimme ne läpi. Jonna tarkisti koko ajan, että sovitut asiat etenevät”, Leena kiittelee.

Konkreettisia käytännön parannuksia

Työn tuloksena kaikissa palvelutaloissa tehtiin konkreettisia muutoksia, jotka paransivat työn sujuvuutta. ”Teimme esimerkiksi tiimityösopimukset. Niihin on listattu, miten kussakin pienkodissa toimitaan ja mihin arvoihin toimintamme perustuu. Kirjasimme ylös myös niitä töitä, joita ei ole kerrottu missään, mutta jotka pitää kuitenkin tehdä. Näin uusien työntekijöiden perehdyttäminen on helpompaa”, Riikka kertoo työn tuloksista. Uutena aktiviteettina Vaasassa aloitettiin myös kaverimummu- ja kaveripaappa-toiminta. ”Haluamme asukkaillemme mahdollisimman normaalia arkea: ei pelkkiä rutiineja, mutta ei myöskään mitään ylilyöntejä. Kaverimummut ja -paapat käyvät toisissa pienkodeissa tapaamassa muita mummuja ja paappoja. Näin saamme virkistystä asukkaiden arkeen ja samalla myös eri yksiköiden hoitajat tutustuvat toisiinsa”, Riikka jatkaa.

Tärkeät asiat esiin

Seka Leena että Riikka ovat erittäin tyytyväisiä Valmennustrion työhön. ”Yhteistyö Jonnan kanssa sujui loistavasti. Valmennustriolla on paljon asiantuntemusta. Heidän konseptillaan saadaan esiin tärkeät asiat ja kaikki muutoksessa mukana olijat sitoutumaan työhön. Työn onnistumisessa oli olennaista se, että Jonna oli koko ajan työssä mukana”, Leena toteaa.

Vaikka hanke on nyt päättynyt, sen vaikutukset näkyvät edelleen käytännön työssä. ”Muutostyöryhmä on jatkanut toimintaansa, mutta nimi on vaihtunut Motivaattoreiksi. Ryhmässä on mukana yksikönjohtajat ja edustajat jokaisesta palvelutalosta ja pienkodista. Motivaattorit tapaavat neljä kertaa vuodessa ja jatkavat kehittämistoimenpiteitä. Vaikka jokaisessa talossa on omat kohteensa, ryhmän yhteistyön ansiosta kehittämistoimenpiteitä on voitu viedä eteenpäin muihinkin taloihin”, Riikka kertoo.

Leena suosittelee Valmennustrioa kaikille organisaatioille, joissa on tulossa muutoksia. ”Valmennustrio on erittäin ammattitaitoinen kehittäjä. Heillä on kyky saada ihmiset ottamaan vastuuta ja antamaan oman panoksensa työhön”, Leena sanoo. Myös Riikan mielestä Valmennustrion palvelut ovat paikallaan silloin, kun tarvitaan tukea muutoksen läpiviemiseen. ”Oman organisaation ulkopuolinen henkilö osaa lähestyä  asioita eri tavalla kuin sellainen, joka tuntee alansa läpikotaisin. Kehittämistyössä tämä on eduksi”, Riikka hoksauttaa.

Haastattelija: Anne Peltola / Design Inspis