14.9.2025

Fasilitoinnin voima arjessa: 3 tapaa muuttaa palaverikulttuuria

Fasilitoinnin voima

Moni meistä tunnistaa tilanteen: kalenteri täyttyy palavereista, mutta päivän päätteeksi tuntuu, ettei mikään edennyt. Keskustelu rönsyili, kaikki eivät päässeet ääneen ja lopputulos jäi auki. Tutkimukset osoittavat, että suuri osa työajasta kuluu palavereihin ja valitettavan usein tehottomasti. Tässä kohtaa fasilitoinnin voima astuu kuvaan.

Fasilitointi ei ole vain suurten työpajojen työkalu. Se on taito ja ajattelutapa, joka voi mullistaa myös arjen palaverikäytännöt. Kansainvälisesti tunnettu AJ&Smart on kehittänyt lukuisia fasilitointimenetelmiä ja kirjoittanut runsaasti siitä, miten arjen kokouksista saadaan vaikuttavampia, osallistavampia ja tuloksellisempia. Tässä blogissa nostan esiin kolme konkreettista tapaa, joilla fasilitoinnin voima voi muuttaa palaverikulttuuria.

1. Fasilitaattorin rooli: selkeys ja päätöksenteko

Perinteisessä palaverissa vastuu keskustelun etenemisestä jää usein puheenjohtajalle tai sille, joka puhuu eniten. Lopputulos on epätasainen: osa osallistujista hallitsee keskustelua, osa jää sivuun. AJ&Smartin mukaan jokaisessa kokouksessa kannattaa nimetä kaksi roolia: fasilitaattori ja decider.

Fasilitaattori huolehtii prosessista: aikataulusta, puheenvuorojen rytmittämisestä, tehtävien ohjaamisesta. Hän ei tuo omia näkemyksiään pöytään, vaan pitää huolta siitä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua.

Decider tekee lopullisen päätöksen, jos ryhmä ei pääse yksimielisyyteen. Näin vältytään loputtomalta jahkailulta ja varmistetaan, että kokous tuottaa konkreettisia tuloksia.

Tämä malli vapauttaa osallistujat keskittymään sisältöön, samalla kun fasilitaattori takaa rakenteen ja selkeyden. Tuloksena on kokouksia, joissa päätökset syntyvät nopeammin ja tasapuolisemmin.

2. Rakenna struktuuri – vähemmän puhetta, enemmän tuloksia

Yksi AJ&Smartin suosituimmista menetelmistä on Lightning Decision Jam (LDJ). Se on fasilitoitu harjoite, joka on suunniteltu ratkaisemaan ongelmia ilman loputonta keskustelua. LDJ perustuu ajatukseen “solve problems without discussion”: sen sijaan, että ryhmä puhuisi samanaikaisesti ja hukkuisi eri näkökulmiin, kaikki osallistujat työskentelevät ensin hetken yksin ja vasta sen jälkeen tuovat ajatuksensa yhteiseen pöytään.

LDJ etenee vaiheittain: ongelmien listaaminen, äänestäminen, ratkaisujen ideointi ja lopuksi konkreettisten toimenpiteiden priorisointi. Kaikki tämä mahtuu noin tuntiin.

Arjen palavereihin sovellettuna tämä tarkoittaa esimerkiksi:

Käytä post-it-lappuja tai digitaalisia työkaluja (Miro, MURAL) ajatusten keräämiseen ennen keskustelua.
Aseta selkeä aikaraja (timeboxing) jokaiselle vaiheelle, jotta keskustelu pysyy napakkana.
Anna osallistujien äänestää tärkeimmistä aiheista anonyymisti, jolloin vältetään “kovimman äänen” valta.

LDJ on erinomainen esimerkki siitä, miten fasilitoinnin avulla voidaan saada aikaan päätöksiä nopeasti ja osallistavasti, mutta ilman turhaa rönsyilyä.

3. Osallistaminen ja inklusiivisuus – kaikki saavat äänensä kuuluviin

Moni työntekijä kokee palavereissa turhautumista siksi, ettei heidän mielipiteilleen löydy tilaa. Joko keskustelua dominoivat muut tai oma näkökulma jää huomiotta. AJ&Smart korostaa inklusiivisen fasilitoinnin merkitystä: kun palaverit suunnitellaan niin, että kaikilla on mahdollisuus osallistua, myös sitoutuminen kasvaa.

Käytännön vinkkejä:

Yksin, Yhdessä: anna osallistujille aikaa kirjata ajatuksiaan itsenäisesti ennen ryhmäkeskustelua. Tämä vähentää ryhmäajattelua ja tuo esiin monipuolisempia näkökulmia.
Visualisointi: kirjoita ideat ylös näkyville seinälle tai digitaaliselle alustalle. Kun kaikki näkevät, mitä on sanottu, keskustelu pysyy konkreettisena ja läpinäkyvänä.
Kierroskommentit: anna jokaiselle vuoro sanoa lyhyesti ajatuksensa, ennen kuin siirrytään keskusteluun. Tämä varmistaa, ettei kukaan jää varjoon.

Inklusiivinen palaverikäytäntö ei ole pelkkää tasa-arvon korostamista. Se on myös tehokkuutta: parhaat ideat syntyvät usein sieltä, mistä niitä vähiten odotetaan.

Hybridi ja etäpalaverit vaativat erityistä huomiota

Nykyisessä työelämässä yhä useampi kokous pidetään hybridinä tai kokonaan etänä. Tämä tekee fasilitoinnista entistä tärkeämpää. AJ&Smartin mukaan hybridi- ja etäpalaverien onnistuminen riippuu selkeästä rakenteesta ja oikeista työkaluista. Kamera päälle, yhteinen digitaalinen alusta, ja tiukka ajanhallinta – nämä mm. ovat edellytyksiä sille, että kaikki pysyvät mukana ja kokemus on tasa-arvoinen.

Yhteenveto

Palaverikulttuurin muuttaminen ei tapahdu yhdessä yössä, mutta pienilläkin askelilla voi olla iso vaikutus. Fasilitoinnin voima arjessa tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että kokoukset suunnitellaan ja ohjataan tietoisesti. Ei anneta niiden vain tapahtua.

Kolme avaintapaa:

Nimeä fasilitaattori ja decider → selkeys ja päätökset syntyvät.
Hyödynnä struktuuria, kuten LDJ:tä → vähemmän keskustelua, enemmän tuloksia.
Rakenna inklusiivisia käytäntöjä → kaikki pääsevät ääneen, ideat monipuolistuvat.

Kun nämä otetaan osaksi arjen palaverikäytäntöjä, kokoukset muuttuvat velvollisuudesta voimavaraksi ja organisaatio saa käyttöönsä koko tiimin potentiaalin.