Tietotyöläisen parempi palautuminen

Teknologisesti kehittyneimmissä yhteiskunnissa ajallemme tunnusomaisesti yhä harvempi meistä tekee fyysistä työtä – tai ainakaan niin fyysistä, kuin vaikkapa muutama vuosikymmen taaksepäin. Ensin tuli työkalut, sitten tuli koneet joita käyttää, ja lopulta automatiikkaa sen suhteen, että yhä vähemmän työtä tekevää konetta tarvitsee aktiivisesti itse ohjata tai edes valvoa. Ruumiillisuuden kulttuuri yhteisöjä ja yhteiskuntaa palvellen on muuttunut ja näin ollen tulee tietotyöläisen parempi palautuminen tulee huomioida osana työpäivää.

Siten ihmisen paikka edistää työllään asioita on vaihtunut yhä useamman kohdalla tietotyöksi, jossa kehon sijaan liikettä tapahtuu ajatusten tasolla ja ajatuksista vuorovaikutuksen kautta informaatioksi muille ihmisille sekä toisinpäin. Ei kuulosta varmaan kovin kaukaa haetulta, kuinka uudessa työkulttuurissamme näennäinen paikallaanolo tehtävien vaatimusten ohjaamana voi johtaa ajatusharhaan tai uskomukseen, että tietotyö ei kuormittaisi. Teknologinen kehitys on eksponentiaalista monella tapaa ja työnteon kulttuurinmuutos yrittää sinnitellä kyydissä, muttei millään meinaa pysyä. Siitä esimerkkinä olettamat, että tietotyötä pystyisi tekemään tasaisella intensiteetillä läpi teollisesta vallankumouksesta perintönä saamamme kahdeksan tunnin työpäivän.

Päivästä toiseen.

Tässä blogikirjoituksessa tutustutaan näkökulmiin ja keinoihin, joilla päästään vaikuttamaan palautumiseemme tietotyössä sekä tietotyötä tekevinä ihmisinä. Otetaan suurennuslasin alle etenkin akuutit ja paikalliset interventiot – eli sellaiset valinnat, joita voidaan sovittaa heti osaksi työarkea. Samaan hengenvetoon, kun luit edellisen virkkeen, on hyvä muistaa palautumisen olevan aiheena sellainen, jota kannattaa lähestyä holistisesti. Kokonaisvaltaisesti eri kanteilta. Ymmärtäen, että ihminen on monipuolisen monimutkainen olento, ja että fysiologiaamme vaikuttaminen ennalta-auttavasti jo tänään asettamalla esimerkiksi yöunien vaalimisen etusijalle palvelee huomisen minän harmonisempaa otetta työntekemiseen myös tietotyössä.

Aloitetaan kuitenkin läheltä ennen kuin zoomataan kauemmas.

Työpäivän kolme vaihetta ja kolme vaihdetta

Talla pohjassa päästään nopeasti eteenpäin, kunnes ei enää päästä. Vahinko käy silloin, jos löpö (tai virta) loppuu, kun viimeinen tankkaus- tai latauspaikka on siintänyt peileissä jo aikaa sitten horisontin taa. Työpäivääkin on rytmitettävä, koska liukuhihnamaisesti enemmän ajatuksilta vaativaa ponnistelua on mahdotonta jatkaa tuntitolkulla uupumatta. Vaikka ei puhutakaan isommassa kuvassa preventiivisistä keinoista, on työn rytmittämiseen liittyvät valinnat jokaisen työvuoron elinehto kuormittavuuden säätelyn kannalta. Siitä palautumisessakin on pitkälti kyse; ettei ajauduta tekemään vähän liikaa vähän liian kauan.

1. Kovempi kognitiivinen kuorma vaatii enemmän

Työpäivää voidaan hahmotella esimerkiksi suorituskykytutkija James Hewittin tapaan jakamalla se kolmeen eri vaiheeseen: huippuun, laaksoon ja nousuun (kuvio 1). Huippu merkitsee jaksoa, joka täytetään keskittymistä vaativilla tehtävillä. Siihen liittyy vahvasti mahdollisuus analyysityölle ja ylipäätään tämä on tuottavuudelle siunattu osa niitä kokonaistunteja, jotka annat tietotyössä työnteolle. Hewitt on johtanut myös urheilutieteiden puolelta tuttua ajattelua siitä, kuinka omaa suoritustehoa voidaan ajatella eri vaihteiden kautta. Huippujakso vaatii kognitiivisesti suurimman vaihteen käyttöä, jotta saadaan tehot vastaamaan tehtävien vaatimuksia. Tämä on luonnollisesti kuluttavaa.

Kuvio 1. Tietotyöläisen työpäivän kolme vaihetta ja kolme vaihdetta. Mukailtu Hewitt (2024).

Nyt, vähän riippuen esimerkiksi omasta biologiaan kirjoitetusta sisäisestä rytmistä, niin kutsuttu kronotyyppisi voi olla yksi määrittävä tekijä siinä, missä kohtaa vuorokautta suorituskykyvalmiutesi on parhaimmillaan. Kuitenkin yleisneuvona on sijoittaa huippujakso työpäivän alkuun. Tällöin yleensä ollaan valveillaolon suhteen varsin alussa yöunien jäljiltä ja erilaisista aivojen välittäjäainemekanismeista johtuen esimerkiksi juuri intensiivisempää keskittymistä vaativat työtehtävät ovat meille mahdollisempia ottaa haltuun pienemmällä määrää ponnisteluja.

Ensiarvoista on panostaa kognitiiviseen ergonomiaan luomalla myös ulkoiset olosuhteet tätä jaksoa tukeviksi: minimoidaan häiriötekijät ja muistetaan tarkoituksenmukaisuus tauottamisissa. Tarkempia vinkkejä ovat esimerkiksi seuraavat:

• Tartutaan heti sellaisiin työtehtäviin, jotka vaativat meiltä enemmän – Yleensä ne ovat niitä, joita olemme lykänneet eniten.
• Pidättäydytään rutiinitehtävistä tai muista juoksevista asioista – Niille on aikansa myöhemmin.
• Huolehditaan, että työskentely-ympäristömme on vapaa häiriötekijöistä – Voimme luottaa siihen, että työn aloitettuamme saamme tehdä sitä keskeytyksettä sellaisessa ympäristössä, jossa myös muuten huomiotamme varastavat virikkeet ovat minimoitu.
• Pidetään sellaisia taukoja, jotka antavat pysähdyksen tietotyöstä, mutta eivät viihdytä meitä työtä enempää – Sen sijaan, että tempauduttaisiin esimerkiksi selaamaan somea, lähdetään liikkeelle työpisteeltä. Pidemmällä tauolla ulos, muuten esimerkiksi lyhyt, muutaman minuutin mittainen kehon verryttely ja silmien ummistaminen minuutiksikin voi tehdä ihmeitä kokonaisjaksamisessa.
• Voidaan hyödyntää esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa, jossa työ jaetaan kuin keittiöajastinta tai munakelloa käyttäen 25 minuutin työjaksoihin, joita seuraa 5 minuutin tauko. Neljän tällaisen jakson jälkeen pidetään pidempi, 15–30 minuutin tauko – Tämä on omiaan esimerkiksi lyhyelle ulkoilulle.

2. Rauhallisemmat jaksot palauttavat suorituskykyä

Isommilla kierroksilla ja suuremmalla vaihteella huippujaksolla työstämisen jälkeen onkin luonnollista laskeutua työpäivän laaksoon, jolloin odotusarvot tehokkaalle tuottavuudelle myös laskevat ja vaihde vaihdetaan pienimmälle. Tässä kohtaa voi ajatella nostavansa jalan kaasulta ja antavansa vain rullailla vapaalla loivaa alamäkeä. Edelleen täytyy ohjata, mutta kierrokset ovat paljon pienemmät. Kuten urheilussakin, varsinainen kehittyminen tapahtuu levossa ponnistelujen jälkeen, joten oman työpäivän suurempien tehojen ulosmittauksen jälkeen tätä jaksoa kannattaa ohjata palautumiseen, lepoon ja pohdintaan eli selkeä irtiotto suorittamisen vaateista.

• Useimmilla meistä tähän kohtaa osuu lounastauko. Sitä ohjaavat ravinnolliset prinsiipit löydät ravitsemusta käsittelevästä kaksiosaisesta blogistamme (linkki). Jos olet huomannut, että vireystilasi laskee iltapäivisin poikkeuksellisen paljon, kannattaa kokeilla jättää kofeiini varsinkin aamulla tai aamupäivällä kokonaan nauttimatta. Laskut sen vaikutuksesta yhdistettynä muutenkin normaaliin fysiologiastamme johtuvaan vireystilan notkahdukseen tässä kohtaa valveillaoloa voi olla syypää.
• Yleensä yksityisestä, itsenäisestä keskittymistyöstä on hyvä tuulettaa itseään sosiaalisesti tässä kohtaa. Ja koska suurin osa meistä tekee tietotyötä näyttöpäätteellä, kasvotusten analogisessa maailmassamme toisen ihmisen läsnäoleva kohtaaminen työyhteisössä on aina digitaalista viestintää parempi vaihtoehto – Aina, kun mahdollista.
• Tietotyöläisten siesta-kulttuuri: napataan työpäivän laaksossa rauhoittumishetki. Erilaiset ohjatut meditaatioharjoitukset, kuten mindfulness (linkki) tai NSDR-tekniikat (linkki) ovat paikallaan palauttamaan keskittymisen kirkkautta ja ajattelun selkeyttä. Ehkä joku päivä päiväkotilaisten tapa mennä päiväunille ja jos ei nukuta, niin sitten lepäilee rauhassa, tulee osaksi kognitiivista suorituskykyä ruokkivaa työarkea eri työyhteisöihin!

3. Tärkeät, kevyemmät tietotyötehtävät työpäivän päätteeksi

Irtiotto mahdollistaa energian keräämisen ja sisäisen tilan harmonisoinnin kautta uudelleen nousun liikkeelle: siirtymisen viimeiseen osaan työpäivästä. Tällöin avainsanoja ovat rutiinityöt ja erilaiset siirtymät tai valmisteluun liittyvät tehtävät. Kakkosvaihdetta silmään, koska siihen meillä on vielä hienosti mahdollisuudet. Edelleen työntekoa ohjaavat samat vinkeet kognitiivisen ergonomian suhteen, kuin yleensä aamun ja aamupäivän huippujaksollakin. Vaalimamme olosuhteet ovat sellaiset, että ne ovat omiaan ohjaamaan huomion olennaiseen ja jatkamme taukojen ottamista paikallaaonolosta säännöllisesti esimerkiksi Pomodoro-tyyppistä ajanhallintaa hyödyntäen.

• Tyypillisesti iltapäivään sijoittuva nousujakso antaa sijaa itsenäiselle valmistavalle työlle. Tässä kohtaa, kun enää ei täyttä häkää pysty tai kannata yrittää paahtaa, on tilaa alustaa esimerkiksi suunnittelutyöllä seuraavan työpäivän huippujakson tehtävät ja tavoitteet.
• Useimmiten on kyse vain rutiinista tarkistaa sähköposti ensimmäisenä tehtävänä työpäivän alussa, mutta lähes aina kyse on vain rutiinista, eikä varsinaisesta tarpeellisuudesta tietotyöläisen työarjessa. Hahmottele mahdollisuuttasi olla tavoitettavissa esimerkiksi puhelimitse tärkeissä, kiireellisissä asioissa ja kokeile siirtää esimerkiksi sähköpostien tarkistaminen myöhempään työpäivään, jolloin olet paremmin oman aikataulusi hallitsija.
• Erilaiset palaveriajat ja tapaamiset rikkoisivat syvemmälle keskittymiselle ja tuottavuudelle varattua aiempaa huippujaksoa, joten myös niiden sopiminen lähemmäs työpäivän päättymistä on paremmin linjassa kognitiivisen suorituskykyvalmiutemme kanssa.
• Koska ajattelun ja huomion sinkoilu sinne tänne on uuvuttavaa, edistetään palautumista käyttämällä nousujakso mielessä juoksevien tekemättömien pienten työasioiden siivoamiseen, jotta ne eivät sisäisesti nouse keskeyttämään silloin, kun niitä ei kaivata.

Työhyvinvointi paranee suunnitelmallisuudella

Jos työtehtäviin kuuluisi urakkana kalevalaisittain kyntää kyinen pelto, moni meistä valmistautuisi siihen asianmukaisesti. Koska se ei olisi mikä tahansa haaste, vaan täynnä vaaroja ja niiden vuoksi tarkkaavaisuutta vaativaa läsnäoloa, tuskin ensinnäkään tarttuisimme mihin tahansa auraan tai valjastaisimme mitä tahansa konia hevosvoimiksi. Harva myöskään pitkän maatilapäivän viimeiseksi tehtäväksi rupeaisi iltapuhteiksi moiseen urotekoon valmiiksi uupuneena.

Tietotyötä ohjaa samat prinsiipit: on valmistauduttava ja huolehdittava olosuhteet kuntoon ajattelulle suhteessa työtehtävien vaatimuksiin. Myöntämällä ihmisyyteemme kuuluvan erilaisia rajoja ja ominaisuuksia, voimme onnistua antamaan enemmän itsestämme näiden rajojen sisällä ja niitä kunnioittaen ilman, että puristamme sitä kokonaishyvinvoinnistamme. Kun työpäivän aikana käsillä olevien tehtävien vaatimukset ja käytettävissä olevat voimavaramme lyövät kättä päälle tai heittävät ylävitoset, ollaan sellaisen tietotyön äärellä, jossa tietotyöläisen parempi palautuminen on luonnollisesti mukana kulkeva osa yhtälöä.

Kirjoittanut:

Aarni Karjalainen

Palautuminen työhyvinvoinnin tukena

Hyvinvoima valmennuskonsepti pitää sisällään myös Palautuminen -osion. Palautumisen optimointi -valmennuksen avulla opit palautumaan niin, että tunnet olosi energisemmäksi ja keskittyneemmäksi. Opit tehostamaan palautumista ja tunnistamaan sinua kuormittavat asiat. Tutustu Hyvinvoimaan ja Palautumisen optimointi -työpajaan täältä.

Lähteitä:

Attia, P. (2020). #126–Matthew Walker, Ph.D.: Sleep & immune function, chronotypes, hygiene tips, & his book:

https://www.youtube.com/watch?v=5stcuh065Vk

Hewitt, J. (2024). Knowledge work is an endurance activity:

https://jameshewittperformance.com/knowledge-work-is-an-endurance-activity/

Williamson, C. (2024). Modern Wisdom. Exercise Scientist’s Masterclass On Recovery & Stress Management – Dr Mike Israetel:

https://www.youtube.com/watch?v=Q0FSqkWCxdI