Viisi yleistä sudenkuoppaa kokouksissa ja miten fasilitaattori voi välttää ne

Tässä blogissa esittelemme viisi yleistä sudenkuoppaa kokouksissa ja miten fasilitaattori voi pienillä mutta tehokkailla keinoilla välttää ne. Mukana konkreettisia esimerkkejä ja helposti sovellettavia vinkkejä.

Oletko ollut kokouksessa, joka tuntuu kestävän ikuisuuden ja lopulta kukaan ei tiedä, mitä oikeastaan päätettiin? Tai työpajassa, jossa osa porukasta dominoi keskustelua, kun taas muut ovat hiljaa tai katoavat puhelimilleen?

Kokoukset ja työpajat voivat olla mahdollisuuksia yhteiseen ajatteluun, oivalluksiin, päätöksiin ja yhteistyön kehittämiseen. Mutta usein ne myös päätyvät tuntumaan ajantuhlaukselta. Onneksi tähän voi vaikuttaa ja kokouksen tai työpajan fasilitaattori on siinä avainasemassa.

Aiemmassa fasilitointia käsittelevässä blogissamme ”Fasilitoiva johtaminen – silta kohti osallistavaa johtamiskulttuuria”  käsittelimme, kuinka fasilitoiva ote johtamisessa voi toimia siltana kohti osallistavampaa ja vuorovaikutteisempaa työyhteisöä. Kun johtaja toimii fasilitaattorina, hän ei ainoastaan jaa tietoa tai tee päätöksiä yksin, vaan luo tilaa yhteiselle ajattelulle, osallisuudelle ja yhdessä oppimiselle. Tämä lähestymistapa tukee paitsi yksilöiden voimaantumista myös koko organisaation kehittymistä.

1. Sankari-ansa – fasilitaattori yrittää ratkaista kaiken itse

Mitä tapahtuu: Fasilitaattori haluaa auttaa. Hän kuulee ongelman, ja ennen kuin ryhmä ehtii reagoida, hän tarjoaa ratkaisun. Hyväntahtoista, mutta haitallista.

Miksi se on ongelma:

• Osallistujat passivoituvat (“Antaa asiantuntijan hoitaa”)
• Ratkaisuihin ei sitouduta (“Tämä ei ole meidän ideamme”)
• Oppiminen jää pinnalliseksi (“Kysytään ensi kerralla fasilitaattorilta”)

Miten vältät: Omaksu rooli oppaana, älä ratkaisijana.

• Käytä kysymyksiä kuten “Miten tiimi näkee tämän?”, “Mikä estää meitä etenemästä?” tai “Miltä tämä tuntuu tässä kohtaa prosessia?”
• Muistuta itseäsi: tehtäväni ei ole näyttää fiksulta, vaan auttaa ryhmää loistamaan.

Esimerkki:

• Ei näin: “Tässä on kolme tapaa ratkaista tämä.”
• Toimi näin: “Listataan kaikki vaihtoehdot ja valitaan yhdessä, mikä palvelee parhaiten meidän tavoitetta.”

2. Energia hukassa – osallistujat vaipuvat horrokseen

Mitä tapahtuu: Istutaan tuntikausia paikoillaan. Ilma on raskas. Joku huokaisee. Yksi selaa puhelintaan. Ja sitten joku kysyy: “Voidaanko palata tähän myöhemmin?”

Miksi se on ongelma: Matala energiataso johtaa ohuisiin ajatuksiin, pintapuolisiin keskusteluihin ja päätöksiin, joihin ei sitouduta. Kukaan ei jaksa, eikä kukaan muista kokouksen jälkeen yhtään mitään, mitä on puhuttu.

Miten vältät: Suunnittele energia. Se ei synny sattumalta.

• Rytmitä työskentely: tauot, siirtymät, yksilö- ja ryhmätehtävät
• Käytä energisoivia aktiviteetteja (ks. alta)
• Lisää liikettä: vaihda työskentelypistettä, käytä seiniä, seiso, liiku!

Energisoivia ideoita:

• Kysy: “Mistä voisit puhua tuntikausia?” Näin aktivoit uteliaisuuden ja saatte mahdollisesti hyvät naurut vastauksista
• Tehkää nopea, kevyt ja hauska taukoleikki
• Tuo kokoukseen tai työpajaan persoonallisuutta ja näin ollen luot yhteyttä ryhmään
• Soita taustamusiikkia yksilötyön aikana

Muista: Liike lisää verenkiertoa, mikä lisää ajattelua ja uusia ideoita sekä oivalluksia.

3. Epäselvä rakenne – osallistujat eksyvät aiheesta

Mitä tapahtuu: Osallistujat vilkuilevat kelloa. Joku kysyy: “Mitä meidän pitää tehdä?” Toisen kysymys: “Luulin, että puhuttiin vielä aiheesta X?”

Miksi se on ongelma:

• Osallistujien turhautuminen kasvaa
• Keskustelu lähtee harhapoluille
• Fasilitaattori hätääntyy sekä auktoriteetti ja luottamus kärsivät

Miten vältät: Pidä rakenne näkyvissä ja selkeänä.

• Kirjoita agenda näkyviin seinälle tai powerpointiin
• Kerro etukäteen, mitkä osuudet voivat olla intensiivisiä tai nopeita (“Seuraava harjoitus voi tuntua aluksi vähän epäselvältä, se on ihan normaalia.”)

Bonusvinkki: Lopeta ajallaan. Lupaus ajasta takaisin lisää luottamusta ja osallistumishalua.

4. Äänekkäät hallitsevat ja hiljaiset jäävät varjoon

Mitä tapahtuu: Tuttu ääni ottaa ohjat – taas. Muut nyökkäilevät, mutta eivät sano juuri mitään. Lopputuloksena yksi näkökulma korostuu liikaa.

Miksi se on ongelma:

• Hiljaisten ääni jää kuulematta
• Ryhmän potentiaali hukkuu
• Sitoutuminen jää vajaaksi

Miten vältät: Rakenna tilaa jokaiselle.

• Käytä tekniikkaa Me – We – Us – Esimerkiksi: “Kirjoittakaa ensin 2 minuutin ajan omat ideanne, sitten jaetaan ne pienryhmissä ja sen jälkeen koko ryhmän kesken.”
• Hiljainen työskentely ennen jakamista tasaa osallistumista
• Käytä äänestystä, kartoitusta tai digityökaluja äänien monipuolistamiseen

Esimerkki: “Kiitos, hyviä pointteja! Tehdään nyt hiljainen ideointi, jotta saadaan kaikkien näkökulmat mukaan.”

5. Epämukavuuden välttely – hypätään ratkaisuun liian nopeasti

Mitä tapahtuu: Keskustelu menee vaikeaksi. Ajatuksia törmää. Tulee hiljaista. Fasilitaattori kiirehtii pelastamaan tilanteen.

Miksi se on ongelma:

• Aidot oivallukset jäävät syntymättä
• Haasteet jäävät käsittelemättä
• Prosessi tuntuu ohitetulta

Miten vältät: Salli epämukavuus. Se on juuri se kohta, jossa tapahtuu muutos.

• Nimeä tilanne: “Jos tämä tuntuu sotkuiselta, siinä piilee usein se tärkein oivallus.”
• Anna ryhmälle hetki aikaa selvittää ajatuksiaan ennen kuin siirryt eteenpäin

Pienet valinnat luovat suurta vaikutusta

Fasilitointi ei ole taikatemppu, vaan se on tietoista läsnäoloa, suunnittelua ja herkkyyttä ryhmän dynamiikalle. Kun vältät nämä viisi yleistä sudenkuoppaa, rakennat tilanteita, joissa ryhmä toimii parhaimmillaan: osallistujat kokevat osallisuutta, energia säilyy ja syntyy oivalluksia ja päätöksiä, joihin sitoudutaan

Haaste sinulle seuraavaan kokoukseen:

1. Pidä agenda näkyvillä
2. Suunnittele pieni energisoija
3. Kysy yksi opasmainen kysymys
4. Anna ryhmän olla hetki epämukavuudessa
5. Lopeta ajallaan ja kiitä osallistujia

 Jos haluat syventää osaamistasi, kurkkaa myös AJ&Smartin YouTube-video “Top 5 Fun Icebreaker Activities for Team Building” – käytännön vinkkejä energian ja yhteyden rakentamiseen.

Valmennustrio on kokenut fasilitointitaitojen kehittäjä ja kouluttaja eri työyhteisöissä. Voit tilata fasilitointikoulutuksen organisaatiollesi suoraan täällä tai varaamalla ajan maksuttomaan konsultointiin, jossa kartoitamme paremmin nykytilanteesta nousevia tarpeitanne.