Muutosjohtaminen – organisaation uusi tapa johtaa muutoksia esimiesten ja henkilöstön vahvalla tuella

Muutosjohtamisen hankkeessa olemme pilotoineet muutosagenttimallia organisaatioissa. Blogissani avaan millaisia mahdollisuuksia muutosagenttitoiminta ja muutosjohtaminen ovat tuoneet organisaatioille muutoksen keskellä.

Muutosjohtaminen

Mitä tulee mieleesi sanasta muutos? Koetko sanan negatiivisena ja ahdistavana? Miksi useissa työyhteisöissä koetaan näin? Muutoksien läpivienti on useimmiten toteutettu siten, että johto tai valittu avainhenkilöiden ryhmä päättää muutoksesta ja tekee siitä suunnitelman lähes toteutukseen asti. Jos kyse on isosta muutoksesta, tähän voi kulua aikaa useista kuukausista jopa vuosiin. Tämän jälkeen asia julkistetaan ja tiedotetaan henkilökunnalle. Käynnistyy prosessi, lumivyöry, joka saavuttaa jokaisen henkilön: esimiehen, työntekijän ja jossain vaiheessa myös asiakkaan. Yleensä muutos koskee mitä suurimmassa määrin myös asiakasta.

Yllä oleva kuva osoittaa, että henkilöstön ja esihenkilöideen muutosprosessi käynnistyy paljon myöhemmin verrattuna ylimpään johtoon tai avainhenkilöihin, jotka ovat jo käsitelleet omat pelot, saaneet tilaisuuden keskustella muutoksen eri vaihtoehdoista ja tulleet tiettyyn päätökseen. Kyseisessä esimerkissä henkilöstön sopeutuminen muutokseen alkaa vasta neljä kuukautta myöhemmin. Tulisiko henkilöstölle ja esimiehille antaa sama valmistautumisaika tulevaan muutokseen? Miten se voitaisiin toteuttaa käytännössä? Pohditaanpa ensin hieman muutosvastarintaa ja sen jälkeen ratkaisuvaihtoehtoa.

Muutosvastarinta

Muutosvastarinta on psykologinen termi, joka selittää ihmisen käyttäytymistä muutostilanteissa ja on luonnollinen ja väistämätön reaktio hallinnan tunteen menettämiseen.  Muutosvastarinnan avulla ihminen käsittelee itselle merkitykselliset uudet asiat muutoksessa säilyttääkseen tasapainotilan. Ihmiselle on ominaista pitää kiinni syvään juurtuneista vanhoista tavoista, asenteista ja käsityksistä. Omat ja organisaation toimintamallit juurtuvat hyvinkin nopeasti ja uuden opettelu pelottaa – osaanko minä, saanko minä tähän jostain perehdytystä tai nolaanko itseni, kun en heti osaakaan tai ymmärrä muutoksen merkitystä? Muutos ei tapahdukaan vanhoilla rutiineilla, ajatuksilla tai asenteilla, vaan pitää kehittää uusia käytäntöjä, taitoja tai suhtautumistapoja. Muutos pelottaa ja aiheuttaa tunteita, joihin johdon ja esimiesten tulee suhtautua riittävällä vakavuudella. Joskus muutosvastarinta osoittaa myös aukkoja suunnitelmissa. Tunteiden käsittely vaatii aikaa: johdon aikaa, esimiehen aikaa, työntekijöiden yhteistä aikaa, mutta myös mahdollisuutta käsitellä asiaa ihan yksinkin.

Muutosvastarinnan avulla ihminen käsittelee itselle merkitykselliset uudet asiat muutoksessa säilyttääkseen tasapainotilan.

 

Työyhteisön muutosjohtaminen

Mitä tarkoittavat muutosjohtaja ja muutosagentti? Onko se henkilö, joiden avulla muutokset menevät läpi keinolla millä hyvänsä? Ei ole. Hän on henkilö, jonka työyhteisö valitsee edustamaan ja tsemppaamaan positiivisesti meitä kaikkia sekä pienissä että isoissa muutoksissa.  Olemme Valmennustriossa vieneet läpi kehittämisohjelmaa, jossa on lähdetty kokeilemaan muutosagenttitoimintaa. Tälle henkilöstön edustajalle on pohdittu vaihtoehtoisia nimiä: muutostsemppari, motivaattori, on jopa pohdittu, että he ovat modernin työyhteisön henkilöstön edustajia – luottamushenkilöitä, joiden tehtävänä on:

• Kannustaa ja tsempata
• Tuoda uusia tapoja ja ajatuksia kentälle, jotta puheet eivät velloisi niin paljon
• Toimia yhteyshenkilönä ja välittää tietoa
• Kuunnella ja kysyä työkaverin ajatuksia sekä tuntemuksia
• Ylläpitää ja vahvistaa positiivista ilmapiiriä
• Toimia linkkinä johdon ja henkilöstön välillä
• Toimia esimerkkinä positiivisella asenteellaan
• Ohjata pitämään kiinni perustyöstä muutoksen aikana
• Pyrkiä selvittämään asioita ennakkoon ja sitä kautta helpottamaan tiimin toimintaa
• Varmistamaan yhteisissä palavereissa, että muutokseen liittyviä asioita käsitellään myös niissä (lyhyt kertaus jokaisessa palaverissa)
• Selvittää mistä tietoa saa (selkeä kanava)

Näitä ajatuksia muutosagentit ovat pohtineet ja lähdemme edelleen kehittämään muutosagentin tehtävää myös käytännössä. Olen asiantuntijana nähnyt kuinka innostuneita he ovat tehtävästään ja haluavat rakentaa mallista toimivan, tehokkaan ja jopa mullistavan tavan saavuttaa tilanne, jossa muutosten vastaanottaminen koettaisiin toimintaa uudistavana.  Muutoksista keskustelemisesta tulisi meidän kaikkien normaaliin työhön kuuluva asia – eikä tilanne olisi se, että jokainen pienikin muutos mullistaa elämää, alkaa haitata työtä sekä saa aikaan niin paljon harmitusta, että esimerkiksi sairauspoissaolot lisääntyvät tai pahimmillaan joudutaan vaihtamaan työpaikkaa.

Muutosagenttitoiminnan ansiosta on mahdollista kääntää muutokset organisaation vahvaksi voimavaraksi, kilpailueduksi ja toiminnan laadun takeeksi.

Tämä kaikki saadaan aikaiseksi johdon, esimiesten, muutosagenttien ja muun henkilöstön kanssa yhteistyössä – muutoksista huolimatta tai juurikin niiden vuoksi.

Haemme Työsuojelurahaston tukea muutosagenttimallin edelleen kehittämiseen  ja siihen on mahdollista päästä mukaan olemalla yhteydessä viimeistään joulukuun 2018 aikana.

Lue lisää palveluistamme sivuiltamme.

Jaana Turunen
Yritysvalmentaja, työnohjaaja, kehittäjä, coach

Muutostuki on osa TOIMIVA TYÖYHTEISÖ™ sekä TIIMIVOIMA™ -kehittämisohjelmiamme. Muutosjohtamisen palvelut kuuluvat osaksi HYVÄ JOHTAJA™ kehittämisohjelmaamme. Muutostukivalmennuksessa tunnistetaan henkilöstön tunteet muutoksessa ja pohditaan keinoja tunteiden helpottamiseksi. Valmennuksessa käydään läpi henkilöstön toiveita muutokselle ja miten itse voi edistää muutoksessa onnistumista. Muutosjohtamisen työpajassa kehitetään esihenkilöiden kyvykkyyttä johtaa kehitystä ja mahdollistaa muutoksen onnistuminen.