Mikä on pahin aikavarkaasi?

Meillä käynnistynyt kognitiivista ergonomiaa käsittelevä hankekokonaisuus Nivalan kaupungin ja Maskun kunnan kanssa on ollut paljon ajankohtaisempi kuin luulinkaan – erityisesti, kun pysähdymme tunnistamaan omat aikavarkaamme arjessa.

Olen hankkeen alkamisen myötä törmännyt moniin artikkeleihin, joissa käsitellään nykypäivän työnteon haasteita – aivojen kuormitusta ja palautumisen merkitystä työpäivän aikana sekä sen jälkeen. Monissa aihepiiriä käsittelevissä kirjoituksissa on pohdittu sitä, mistä nykyajan kuormitus on syntynyt ja miksi työ tuntui ennen sujuvan paremmin.

Kognitiivinen ergonomia keskittyy siihen, miten työympäristö, työvälineet ja työtehtävät tukevat ihmisen ajattelua, muistia, tarkkaavaisuutta ja päätöksentekoa. Tavoitteena hankkeessamme on tunnistaa siihen osallistuvien työssä erilaiset tekijät, jotka haittaavat aivojen jaksamista, vähentää kognitiivista kuormitusta ja parantaa työn sujuvuutta.

Kuin varkain hanke on hiipinyt ns. projektinhallinnan ja konkreettisen toteutuksen lisäksi osaksi omaa työtä koskevaa ajatteluani. Mitkä ovat omat työpäivien bottini ja pahat tapani, jotka pitäisi siivota pois? Onko minulla ollut aiemmin kokemus paremmasta työn sujuvuudesta? Mihin asioihin voin vaikuttaa?

Aikavarkaat – työarjen pirulaiset

Muistat varmaan, että jokunen vuosi sitten oli tyypillistä puhua aikavarkaista – tosin teema on edelleen varsin ajankohtainen. Aikavarkaat ovat asioita, jotka keskeyttävät työnteon tai vievät aikaa ilman, että ne tuottavat arvoa. Ne voivat olla ulkoisia, esimerkiksi tarpeettomia kokouksia, ilmoituksia, keskeytyksiä kollegoilta tai sisäisiä, kuten vaikka monen asian tekeminen yhtä aikaa tai epäselvät tavoitteet. Aikavarkaat ovat tehokkaita pirulaisia, jotka onnistuvat syömään työpäivän niin, että päivän päätteeksi käsiin jää ainoastaan tunne siitä, ettei mitään tullut tehtyä.

Kun lähestytään kognitiivista ergonomiaa aikavarkaista käsin, voidaan huomata, kuinka aikavarkaat heikentävät kognitiivista ergonomiaa. Esimerkiksi jatkuvat keskeytykset kuormittavat muistia ja tarkkaavaisuutta. Monista eri kanavista tulvivat viestit pakottavat aivot siirtymään tehtävästä toiseen, mikä lisää virheiden riskiä ja hidastaa työtä. Moniajo puolestaan heikentää suoritusta. Ihmisaivot eivät ole tehokkaita moniajossa. Kun yritämme tehdä useita asioita yhtä aikaa, kognitiivinen kuormitus kasvaa ja työn laatu kärsii.

Jos puolestaan työn tekemiseen liittyvät järjestelmät ovat monimutkaisia tai huonosti suunniteltuja, työntekijän täytyy käyttää enemmän henkistä energiaa niiden hallintaan kuin itse työn tekemiseen. Tällöin puhutaan toimivista prosesseista. Yksi ehdottomista nykypäivän ongelmista on tietotulva ja priorisoinnin vaikeus. Liiallinen informaatio ilman selkeää suodatusta tai kontekstia johtaa usein päätösväsymykseen ja tehottomuuteen.

Omat aikavarkaat on usein loppujen lopuksi helppo hahmottaa. Haitalliset tavat on tunnistettavissa – eri asia toki, kuinka helposti muutettavissa. Useista eri kanavista tursuava tieto on nähtävissä, mutta oikeiden kanavien ja viestitapojen rajaaminen onkin sitten se haastavampi juttu.

Keskittymisliittolaiset työntekoa tukemaan

Olen pohtinut paljon, mikä olisi nykypäivän vastalääke aikavarkaille. Useissa työtehtävissä tarvitsisimme keskittymisliittolaisia. Koska erilaisista laitteista, joista on monessa työssä tullut juuri aikojen saatossa niitä aikasyöppöjä, eroon pääseminen on vähän kuin tuulimyllyjä vastaan taistelisi, olen itse päättänyt rakentaa niistä itselleni keskittymisliittolaisia. Luen esimerkiksi maanantaisin aina edellisen viikon raportin puhelimesta ja O365 yhteenvedon siitä, kuinka paljon ja missä olen käyttänyt aikaani. Hyödynnän tästä saatua dataa tulevan viikon suunnitteluun ja aikavarkaita vastaan taistelemiseen. Laadin tavoitteita esimerkiksi vähentää ruutuaikaa joillain sovelluksilla ja seuraavilla viikoilla onnittelen itseäni mahdollisista saavutuksista sekä evaluoin sitä, mitä olen saanut näihin hetkiin tilalle. Ja kuten varmaan nyt huomasit, en puhu siis pelkästään työstä, vaan myös vapaa-ajasta, jonka aikavarkaat ovat sujuvasti valloittaneet myös.

Taistelussani ”huonoa” keskittymistä ja aikavarkaita vastaan olen hyödyntänyt myös meidän yrityksemme, Valmennustrion tekemiä verkkovalmennuksia. Niistä saatujen oppien avulla mm. tyypillinen aikavarkaani eli epämieluisan tehtävän asian siirtäminen myöhemmäksi on talttunut. Nykyään pyrin tekemään sen epämieluisimman ja haastavimman asian aina ensiksi ja voin vain hehkuttaa itsensä voittamisen fiilistä, kun pääsee tällaisen tehtävän jälkeen siirtymään kohti vähemmän keskittymistä vaativia ja kevyempiä työasioita.

Olen aina ollut mielestäni hyvä priorisoimaan työtehtäviä ja suunnittelemaan omaa ajankäyttöäni. Tunnistan asiat, joihin on reagoitava välittömästi ja ne, joissa on siimaa venyttää pidemmälle. Urallani olen tehnyt todella paineistettuakin työtä, jota oli vaikea hallita ajallisesti ja määrällisesti, mutta niissäkin tehtävissä hyödynsin hyvältä työnohjaajalta saamaani oppia, jonka mukaan toimistokuukkeleista ei ole mitään hyötyä. On turha istua väsyneenä ylitsepääsemättömiltä tuntuvien asioiden äärellä, virkeämpänä moni asia näyttää vähemmän hankalalta. Nykyään keskityn entistä enemmän tulkitsemaan omaa vireyttäni enkä puske asioita väkisin väärässä hetkessä.

Yksinkertainen oivallus voi löytyä yllättävän läheltä

Yksi pahimmista aikavarkaista on nykyään varmaan puhelin. Vuosien saatossa olen oppinut laittamaan etätyössä mutelle sekä vieressä hälisevän perheen että jatkuvasti kilisevän kännykän. Olen huomannut keskittyväni paremmin, kun laitan vastamelukuulokkeisiin klassista musiikkia ja puhelimen aina puoleksi tunniksi kerrallaan Älä häiritse -tilaan.

Vaihtoehtoisesti hiljennän hetkeksi kanavat, joista en oleta saavani pakollisia ja kiireellisiä viestejä. Pidän hyvällä mielellä vaikka puolen tunnin välein pienen mikrotauon, jonka aikana jos en keksi muuta, nousen tuolista ylös ja tuijotan hetken ikkunasta kaukaisuuteen. Tämä piti oppia korona-aikaan, kun optikko totesi silmieni lihasten olevan jotenkin jumissa liiasta näyttöjen tuijottelusta, mikä ei tullut ilmi huononevana näkönä vaan aivan konkreettisena vihlontana kääntäessä katsetta oikealle tai vasemmalle.

Oppia työikä kaikki ja yllättäen kyllä erilaisista laitteista löytyy yhtä yksinkertaisia painikkeita työarjen yksinkertaistamiseen kuin sen monimutkaistamiseen. Paras löytämäni toiminto on äänetön tila.

Kognitiivisen ergonomian keinot – sekä tapa tunnistaa omat aikavarkaat

Kognitiivisen ergonomian parantamiseksi ja taistelussa aikavarkaita vastaan on monia keinoja. Niitä voisi vetää yhteen seuraavasti kolmeen pääkohtaan:

1. Rajoita keskeytyksiä ja tue keskittymistä
2. Selkeytä työn tavoitteet ja roolit
3. Kehitä työvälineitä ja prosesseja käyttäjälähtöisesti

Näiden lisäksi haluaisin nostaa neljänneksi tärkeäksi: kouluta työntekijöitä tunnistamaan ja hallitsemaan aikavarkaita. Oman ajan hallitseminen on työelämätaito siinä missä muutkin työn sujumisen kannalta olennaiset kyvyt suoriutua tehtävässä. Omaa aikaa voi oppia käyttämään paremmin ja työn sujuvuuden parantaminen voi olla työyhteisölle mielekäs yhteinen kehittämistehtävä.

Jos haluat syventää ymmärrystäsi kognitiivisen ergonomian kehittämisestä koko työyhteisössä, voit tutustua Valmennustrion Toimiva työyhteisö -kehitysohjelmaan, jossa kognitiivisen ergonomian teemoja tarkastellaan käytännönläheisesti koko työyhteisön näkökulmasta.

Kirjoittanut: