Etäjohtaminen on taitolaji

Poikkeustilanne ja poikkeukselliset johtamisen tarpeet? Mieleeni palasi aikaisemmat työtehtäväni kun omat johdettavani olivat hajaantuneina organisaatioihin eri puolille – Göteborgiin, Madridiin, Freiburgiin, Dubaihin ja moneen muuhun kaupunkiin. Yhteydenpito tapahtui sähköpostilla, puhelinsoitoilla ja yhteisillä konferenssipuheluilla. Mikäli myyntiluvut kaipasivat kohennusta, Atlantin takaa tuli tiheneviä yhteydenottoja ja konferenssipuheluiden määrä kvartaalin loppua kohti tasaisesti kasvoi. Onko jokin asia nyt sitten eri lailla?

Vaihtoehtojen vähäisyys luo tunnekuormaa

Itse asiassa todella moni asia, kokonaiskuva on tyystin muuttunut. Nyt olemme tilanteessa, jossa vain poikkeusjärjestelyillä voi mennä tapaamaan työntekijöitä paikan päälle ja järjestää tarvittaessa myyntikokous tai muu lähikontaktin mahdollistava vuorovaikutus tiimin kanssa. Etätyöskentelyn pitkittyessä yksilön henkinen kuormitus kasvaa ja sitä voi olennaisesti lisätä toimiminen etäyhteisössä. Kaikkien samassa taloudessa työskentelevien tarvitsee huomioida toisten tarpeet ja tämä voi johtaa tilanteen pitkittyessä törmäyksiin. Ilmatilasta kisaavat vuorotellen vanhempiaan leikkiin pyytävät perheen pienimmät, koululaiset kaipaavat oppimisen tukea, murrosikäinen vaatii oman reviirinsä ja puolison Teams-palaveri osuu täsmälleen päällekkäin oman palaverin kanssa. Tunnekuorma kasvaa, kun ei itse voi vapaasti valita toimintatapaansa. Yksinään asuvalle taas kaikkien lähikontaktien puuttuminen voi tuottaa ylimääräistä henkistä kuormaa.

”Tilanteen lukutaito on yksi esimiehen tärkeimmistä ominaisuuksista”

Selkeys ja rutiinit luovat vakautta

Onneksi videoneuvottelujen mahdollisuus ja etäyhteysohjelmistojen jatkuvasti kehittyvät ominaisuudet ovat tuoneet helpotusta eristettyyn arkeen. Yhteisten dokumenttien työstäminen, pienryhmätyöskentely, äänestykset ja chattailu isommankin joukon kesken onnistuu. Välillä toki hieman kompastellen, mutta teknologia on jo meillä apuna ja kehittyy kaiken aikaa. Haasteena on kuitenkin, että poikkeusoloissa työn ja vapaa-ajan rajat hämärtyvät. Kun sama tila toimii vuorotellen työn ja arjen toimintakenttänä, päivä voi puuroutua yhdeksi tauottomaksi jatkumoksi.

Kohtaaminen etätyössä

Esimies voi rakentaa selkeyttä työntekijän päivään huolehtimalla mahdollisimman johdonmukaisesta aikataulutuksesta. Tämä tarkoittaa käytännössä säännöllisiä aikataulutettuja etätapaamisia, jotka tuovat rytmin ja rakenteen päivään. Työpalaverien lisäksi on tärkeää aikatauluttaa myös lounaspalaverit ja kahvitauot. Ainakin jälkimmäisiä myös etänä tiimin kanssa. Pitäen mielessä, että ”kahviautomaattihetket” tiimin kanssa etänä ovat tärkeä osa työn arkea.

Säännöllisen yhteydenpidon kautta esimies voi samalla aistia miten ja millaisessa henkisessä mielentilassa tiimiläinen kykenee työtään tekemään. Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota siihen, onko työntekijän olemuksessa, käyttäytymisessä tai ilmapiirissä havaittavissa jotain sellaista, joka voisi viestiä ylimääräisestä olosuhteiden aiheuttamasta kuormasta. Tilanteen lukutaito on tällä hetkellä yksi tärkeimmistä esimiehen ominaisuuksista, koska seurannan tarkoitus on ennen kaikkea tuki työntekijöille.

Tarvitaan uutta tarkastelukulmaa

Monessa työyhteisössä poikkeustilanne on johtanut tehtävien uudelleenmäärittelyyn, voimaa on siirretty kiireellisiin tehtäviin. Esimiehen on tärkeä tarkistaa, ovatko tehtävät yksittäisen työntekijän kohdalla muuttuneet ja onko tavoitteet määritelty uudestaan. Tietääkö tiimiläinen, mitä tilanne häneltä edellyttää? Uusi tilanne voi myös vaatia uusia taitoja ja viedä työntekijän epämukavuusalueelle. Tällöin esimiehen tärkeä tehtävä on palauttaa toiminta keskeisiin tehtäviin ja varmistaa niiden toteutumisten edellytykset ja resurssit.

Kenties tärkein tarkastelukulma on esimiehen oma toiminta. Annatko omalla esimerkilläsi mallin jatkuvasta tavoitettavuudesta, ohjeistusten lähettämisestä ilta-aikaan ja viikonloppuisin tai ylipäätänsä viestin 24/7 -tehokkuudesta. Tervettä egoismia on muistaa, että urheilutuloksetkaan eivät parane kuin palautumiselle annettavan ajan kautta. Sama pätee johtamiseen.

Työntekijät reagoivat tilanteeseen yksilöinä

Kirjoitin edellisessä johtamisen blogissani, miten arvomaailman merkitys ja vapaus työssä toimimiseen ovat nopeasti nousseet keskeiseen ja tärkeään rooliin. Korona-tilanne on sekä haastanut arvot, joita olemme aiemmin pitäneet itsestään selvinä, että alistanut meidät isolle joukolle rajoituksia. Kannattaa kuitenkin muistaa, että reagoimme tilanteeseen yksilöinä. Introvertti yksilö, joka ei normaalisti välttämättä pääse esille, rupeaakin loistamaan saadessaan esimiehen jakamattoman huomion kahdenkeskisessä videopalaverissa.

Esimiehen vuorovaikutuksen toimivuus lähtee siitä, onko videokuvan kanssa tapahtuvasta kanssakäymisestä tehty työyhteisöön perustoimintamalli. Lähikontaktin puuttuessa vuorovaikutuksen tulkintakyky heikkenee, jos emme näe toisen henkilön ilmeitä ja eleitä. Kun kuvallinen videoyhteys on sovittu perustoimintatavaksi, kumpikin keskustelun osapuoli todennäköisemmin tekee oikeamman tulkinnan toisen mielipiteistä esillä olevaan aiheeseen. Ilman kuvaa keskustelulle voi käydä samoin kuin sähköpostiliikenteelle on tapahtunut jo aikaa sitten – reagoimme spontaanisti, tieto sekä tulkinta jäävät vaillinaisiksi ja viesti kärjistyy.

Takaisin entiseen

Kaipaanko aikoja, jolloin etäjohtamiseen olennaisesti kuului puhelin- ja sähköpostiliikenteen lisäksi epäsäännöllisen säännöllisesti toistuvat kokoukset eri puolilla läntistä pallonpuoliskoa. Helsinki-Vantaalta koneeseen nouseminen ja kollegoiden tapaaminen kasvotusten määränpäässä oli osa antoisaa tapahtumarikasta vuorovaikutusta työyhteisömme sisällä. Pidin työstäni. Käsi sydämelle, miettiessäni kuitenkin nyt ajankäyttöä, odottamista kentillä, aikaa taksien kyydissä – valtaosan asioista voi hoitaa tänä päivänä erittäin tehokkaasti etäyhteyksillä aivan kuin olisimme saman pöydän äärellä. Hetken aikaa jossain kaukana olevan kanssa videoyhteydellä keskustellessa unohtuu, että välillämme voi olla kaksi tuhatta kilometriä. Tällä kanssakäymisen tavalla myös ympäröivä luonto esittää kiitoksensa: Hyvä kun muistit minua!

Juha Kojonen
Etäjohtamista uudella kulmalla katsova yritysvalmentaja

Toimiva etäjohtaminen on yhdistelmä henkilökohtaisia taitoja, toiminnallisia järjestelyitä sekä vuorovaikutteisia digitaalisia työvälineitä. Keskeisessä roolissa on tunnistaa yksilön voimavarat ja mahdollisuudet toteuttaa omaa työtehtäväänsä muuttuneessa tilanteessa. Miten työskennellä tehokkuus säilyttäen ja samalla huolehtia tiimiläisten hyvinvoinnista – ja myös omasta jaksamisesta. Etäjohtamisen valmennuksessa pureudut etätyöskentelyn johtamiseen ja tehokkaaseen hallintaan sekä miten varmistat toiminnan tuloksellisuuden. Valmennustrion ja Editan yhdessä toteuttama Etäjohtamisen webinaari tarjoaa sinulle osaamista ja malleja etäjohtamiseen sekä digitaalisia työkaluja, joilla voidaan lisätä vuorovaikutusta ja saada koko tiimi työskentelemään yhdessä.