Fasilitoiva johtaminen – silta kohti osallistavaa johtamiskulttuuria

Viime vuosikymmenen aikana trendannut itse- ja yhteisöohjautuvuus kielivät muuttuvasta johtamiskulttuurista. Muuttuvassa johtamiskulttuurissa korostuu fasilitoiva johtaminen, mikä toimii siltana kohti osallistavaa johtamiskulttuuria. Työyhteisöt vaikuttavat yhä uudelleen pääsevän tehokkaimmin yhdessä sovittuihin päämääriin etenkin silloin, kun työarjessa on riittävästi omaehtoista valinnanvapautta työn suorittamiseksi ja käsillä olevien haasteiden ratkaisemiseksi. Näissä työyhteisöissä työntekijöiden kontrolloimiselle on tarvetta vähemmän, kun tekemisen raamit ovat riittävän selvät: tällöin työntekijät voivat paremmin antaa omaa parastaan työyhteisön hyväksi.

Samalla kyse on myös kuormittavuuden säätelystä. Jatkuva kontrollointi johtamisessa voi pahimmillaan edetä useiden asioiden tekemiseen samaan aikaan eli multitaskaamiseen ja yleiseen fokuksen hämärtymiseen – toisaalta tällainen autoritaarisuus voi tuntua työntekijöistä sangen raskaalta. Odotamme nykyään pikemminkin vuorovaikutteista ja yksilöllistä johtamista, joka edellyttää työntekijöiden vahvuuksien ja tarpeiden tunnistamista sekä aitoa kohtaamista. Työtaakkansa alle hukkuvan esihenkilön on vaikea löytää aikaa vuorovaikutukselle ja jokaisen yksilölliselle huomioimiselle.

Fasilitoivan johtamisen taito näyttäytyy pitkälti siinä, kuinka johtajana kykenee luottamaan siihen, että työntekijöillä itsellään on parhaat ratkaisut käsillä oleviin pulmiin ja miten rakentaa osallistava työkulttuuri, jossa jokaisen osaaminen pääsee esille yhteiskehittämisessä. Fasilitoivalla johtamisella voi luoda merkityksellisyyttä työhön, edistää keskustelukulttuuria, yhteisöllisyyttä ja ennen kaikkea hyvää yhteistyötä. Fasilitoija osaa erottaa sisällön (tilaisuuden agendan, tavoitteet, päätökset) ja prosessin, jonka avulla ihmiset työskentelevät rakentavasti yhdessä päämäärien edistämiseksi. Aiemmat fasilitointiaiheiset blogimme “Mitä on fasilitointi ja mihin sitä tarvitaan?” sekä “Fasilitointi – osallistamisen työkalu” avaavat fasilitointia yleisellä tasolla, joten tutustumalla niihin saa lisävalaistusta fasilitoinnin hyötyihin.

Tässä blogikirjoituksessa puolestaan keskitytään avaamaan ryhmäprosessien fasilitoimisen perusrunkoa, jonka sisällä voidaan soveltaa erilaisia menetelmiä. Tyypillisesti ryhmäprosessi rakentuu näiden neljän vaiheen varaan, ja vaiheet voidaan viedä läpi noin kahdessa tunnissa tai pilkkoa osiin eri kerroilla tehtäväksi.

Collect / Kerää

Tämän vaiheen tarkoituksena on tiedon, pulmien ja muiden vastaavien kerääminen osallistujilta sekä kerätyn tiedon visualisoiminen ryhmälle helposti ymmärrettäväksi. Kyse voi olla esimerkiksi pulmien tunnistamisesta yleisellä tasolla tai tarkkarajaisemmasta ongelmasta, jota pohditaan täsmällisellä kysymyksenasettelulla. Tiedon kerääminen voi tähdätä esimerkiksi nykytilanteen kartoittamiseen toiveina ja sitä kautta tavoitteiden kirkastamiseen niistä asioista, joihin työyhteisö haluaa muutosta. Tarkkarajaisemman teeman esimerkkinä voisi toimia esimerkiksi kysymyksenasettelut:

”Mikä yhteistyössämme toimii? Mikä estää yhteistyötä?”,
”Miten voisimme lisätä työnhallintaa ja vähentää keskeytyksiä työyhteisössä” tai
”Miten voisimme vahvistaa myönteistä palautekulttuuria”. 

Choose / Valitse

Yksi vaikeimmista asioista ryhmäprosesseissa on päättää mitä tehdään ja mitä jätetään tekemättä. Työskentely voi jumiutua ja keskustelu alkaa kiertämään kehää.

Tässä vaiheessa valitaan aihe tai aiheet, joiden parissa työskennellään ja mitkä aiheet poissuljetaan. Priorisoinnissa toimii tehokkaasti erilaiset äänestystekniikat, joita voi varioida tarpeen mukaan. Jokainen voi äänestää yksin tai se voidaan tehdä pareittain tai pienryhmänä. Valinta visualisoidaan ryhmälle ja äänestystuloksen perusteella valitaan aiheet jatkotyöstöön. Valitut aiheet muotoillaan selkeiksi tavoitteiksi.

Create / Luo, ideoi

Nyt ollaan valmiita ideoimaan jatkotyöstöön valittuihin aiheisiin ratkaisuja. Fasilitoija huolehtii, ettei tässä vaiheessa sorruta ideoiden arvioimiseen, mikä estäisi luovaa ja avointa prosessia. Tavoitteena on ideoida useita monipuolisia ratkaisuja. Ratkaisuehdotukset visualisoidaan ja lupaavimmista keinoista voidaan tarvittaessa äänestää tai arvioida niitä esimerkiksi toteutuksen vaativuuden ja vaikuttavuuden perusteella.

Commit / Sitouta

Sitouttamisvaiheessa päätetään mitä aiotaan tehdä, milloin tehdään ja kuka tekee. Koska aiemmissa vaiheissa on ensinnäkin rajattu mahdollisia aiheita sekä priorisoitu lupaavimmat keinot yhdessä, ollaan tilanteessa jossa kymmenien mahdollisten asioiden sijaan on valittu yksi tai muutama tärkein tavoite, jonka eteen tehtävään työhön ryhmä on todennäköisesti myös valmis työskentelemään. Nyt on aika kirkastaa, miten tavoitteet ilmenevät käytännön toimintana. Näin jokaisella on tiedossa, miten asia etenee, kenen toimesta ja millä aikataululla.

Edellä kuvattu ryhmäprosessi soveltuu esimerkiksi palaverien tai kehittämispäivän yhteyteen toteutettavaksi ja sen vaiheita voi soveltaa tarpeen mukaan. Osallistava työskentely sekä sitouttaa että luo hyvää yhteistyötä.

Yhteenvetona

Kun tavoitellaan työyhteisön johtamisen pulmien ratkaisuja ja esihenkilön sekä työntekijöiden kuormituksen vähentämistä, tarjoaa fasilitoivan johtamisen taitojen omaksuminen yhden toimivan ratkaisumallin käytettäväksi. Osallistamalla työyhteisö aktiivisesti ongelmien tunnistamiseen ja ratkaisemiseen vältetään tilanne, jossa johtamistyötä tekeville kasaantuisi kannettavaksi vastuu kaikista päätöksistä tai prosessien hallinnasta. Samalla selkeästi fasilitoiduilla ryhmäprosesseilla nimenomaan varmistetaan työntekijöiden sitoutuminen yhdessä sovittuihin tavoitteisiin sekä vastuun jakaminen näiden tavoitteiden saavuttamisesta.

Fasilitoiva johtaminen tarjoaa sillan kuljettavaksi pois kontrolloivasta roolista valmentavaan ja osallistavaan johtamiskulttuuriin, jossa työntekijöiden potentiaali hyödynnetään täysimääräisesti. Edellä kuvattu ryhmäprosessin johtamisen nelivaiheinen malli on esimerkki, joka auttaa keskittämään työntekijöiden energiaa olennaisiin asioihin. Se myös edistää työyhteisön sisäistä vuorovaikutusta ja on omiaan luomaan ratkaisukeskeistä kulttuuria, jossa jokaisen työyhteisön jäsenen panos aidosti rakentaa yhteistä kokonaisuutta. Sitä kautta on helppo nähdä, kuinka tehokas tapa fasilitoiva johtaminen ja työote on lisäämään merkityksellisyyden kokemista työssä ja sitä kautta elämässä itsessään.

Valmennustrio on kokenut fasilitointitaitojen kehittäjä ja kouluttaja eri työyhteisöissä. Voit tilata fasilitointikoulutuksen organisaatiollesi suoraan täällä tai varaamalla ajan maksuttomaan konsultointiin, jossa kartoitamme paremmin nykytilanteesta nousevia tarpeitanne.

Lisäksi arvostetut fasilitointikoulutuksemme löytyvät esimerkiksi Kymenlaakson kesäyliopiston sekä Etelä-Pohjanmaan kesäyliopiston tarjonnasta.

Lähde: AJ & Smart, Facilitation Fundamentals Workbook, 2023.

Kirjoittanut:

Jenni Harju ja Aarni Karjalainen
Työyhteisövalmentajat