Mitä on fasilitointi ja mihin sitä tarvitaan?

Mitä on fasilitointi?

Useat yritykset ovat ymmärtämässä laadukkaan yhteistyön merkityksen projektien onnistumisessa, työntekijöiden sitouttamisessa, huippuosaajien rekrytoimisessa ja toiminnan tehostamisessa. Meille ei yleensä kuitenkaan opeteta, miten toimia yhteistyössä tai miten ryhmässä tehdään päätöksiä saatikka miksi pitäisi pyrkiä lisäämään yhteistä ymmärrystä. Fasilitoija on ryhmädynamiikan asiantuntija, joka pystyy helpottamaan ryhmässä toimimista sekä edistämään hyvää yhteistyötä.

Fasilitoijan tehtävänä on ohjata ryhmää ideoimaan ja päättämään ratkaisuista yhdessä. Fasilitoija auttaa saamaan aikaan toimintaa, joka on tehokasta ja merkityksellistä. Hän varmistaa, että kaikki tulevat kuulluksi ja joka kerta, kun ryhmä kokoontuu, saadaan aikaan toimintasuunnitelmia, jotka voidaan viedä käytäntöön. Koska väärinymmärrykset ja kommunikoinnin vaikeudet ovat luonnollinen osa ryhmän päätöksentekoprosessia, fasilitoija auttaa näiden vaikeiden ryhmätoiminnan vaiheiden yli. Fasilitoija auttaa tunnistamaan ja ratkaisemaan ongelmia, tekemään päätöksiä ja lisäämään ryhmän toiminnan tehokkuutta.

Miksi fasilitointia tarvitaan työyhteisöissä?

Fasilitointi luo tehokkaampaa yhteistyötä

Yhteistyö kaikissa sen muodoissaan on monimutkaista (esim. kommunikointiongelmien ratkaisu tiimissä, neuvottelu rooleista ja vastuista, konfliktien ratkaisu, uuden projektin käynnistäminen). Fasilitoija auttaa osallistujia ajattelemaan parhaalla mahdollisella tavalla siten, että tehdyt päätökset ovat parempia ja ne myös tehdään innostavalla ja miellyttävällä tavalla.

Fasilitointi tehostaa kokouskäytäntöjä

Ihmiset heitetään tyypillisesti ”kokousten vetäjän” rooliin ilman riittävää osaamista tai koulutusta siitä, miten ohjata ryhmää toimimaan tuloksekkaasti. Tämä johtaa heikkoon päätöksentekoprosessiin ja vaikeuteen toteuttaa päätöksiä käytännössä. Kokoukset tuppaavat olemaan tehottomia, ja ne koetaan turhauttaviksi ja aikaa vieviksi.

Tällainen toimintamalli ei sitouta osallistujia ja ratkaisut voivat jäädä mielikuvituksettomiksi. Projekteja jää toteuttamatta huonon yhteistyön johdosta ja kyvyttömyydestä integroida eriäviä näkökulmia.

Fasilitointi opettaa ryhmätyöskentelytaitoja

Tietotyöläisille ei välttämättä opeteta ryhmätyöskentelytaitoja. Emme osaa ajatella tehokkaasti, jakaa ajatuksiamme ja kuunnella toisten mielipiteitä. Yhteistyö voi näin ollen olla sotkuista ja hajota ristiriitoihin. Tällaisen ”hukan” määrä organisaatioissa on valtava ja silloin organisaation tavoitteet jäävät taka-alalle ryhmädynamiikan ongelmien jyllätessä.

Edellä mainituista johtuen organisaatiot eivät saa parasta tulosta esiin työntekijöistään. Organisaatiot ovat jopa esteenä heikentäessään työntekijöidensä potentiaalin esiintuomista.

Yleisimmät negatiiviset kokemukset kokouksissa:

• Keskustelu menee sivuraiteille
• Yksi ihminen kaappaa vallan tapaamisessa
• Ei synny selkeitä seuraavia steppejä, joiden varassa ohjautua
• Ei synny konkreettisia tuloksia
• Työntekijöiden ajan ja yrityksen rahan haaskaaminen

65% esihenkilöistä kertoivat, että kokoukset estävät heitä tekemästä heidän työtään

71 % esihenkilöistä kertoivat, että kokoukset ovat tehottomia

Lähde: Stop the Meeting Madness, Harvard Business Review, 2017.

Missä fasilitaattori voi erityisesti auttaa?

Tehostamaan palavereita

Sen sijaan, että tuhlaisimme aikaa tehottomissa palavereissa, niissä on mahdollisuus saada aikaan asioita. Yhden tunnin palaveri ei ole todellisuudessa ole vain tuntia, vaan esim. 7 tuntia jos 7 henkilöä osallistuu siihen. Fasilitaattorin avulla päästään vähentämään kokousten määrää, lyhentämään niiden kestoa ja näin ollen organisaatio säästää rahaa.

Valjastaa yksilöiden ja ryhmien osaaminen

Jos yhteistyö ei toimi, työntekijän potentiaalista jää hyödyntämättä paljon. Jopa 80% tiimien työajasta menee kiistelyyn siitä, miten toimia yhdessä, saada asioita aikaiseksi ja tehdä päätöksiä.

Fasilitaattorin tehtävänä on ohjata asiantuntijat prosessin läpi siten, että he voivat keskittyä tekemään sitä, mistä yritys heille maksaa. Fasilitoija auttaa tuomaan esille jokaisen osallistujan ideat.

Mikäli palavereja ei fasilitoida, vanhat toimintamallit jyräävät: vahvin puhuu, käyttää valtaa, saa esille ideat ja voittaa tilanteen. Kuitenkin muilla ryhmän jäsenillä saattaisi olla parempi idea, tai ryhmän yhteisesti ideoima idea voisi olla kaikkein paras. Yritys menettää hyviä ideoita, ellei ryhmäkeskusteluja ja ideointia fasilitoida. Silloin ryhmän supervoimat ja viisaus jäävät hyödyntämättä.

Ratkaisuihin sitouttamisessa

On hankala motivoitua, jos ideoitasi ei kuunnella etkä pääse vaikuttamaan päätöksiin. Fasilitoija auttaa saamaan tunteen, että olet pystynyt vaikuttamaan ja ideoimaan, olet ollut osallinen päätöksenteossa ja pystyt myös sitoutumaan siihen, mitä yhdessä päätimme.

Jokaisella on kuitenkin jokin mahdollisuus keskustella ja sanoa mielipiteensä päätökseen liittyen silloin kun päätös on tehty aidosti fasilitoiden. Ihmisten on tärkeä saada tunne, että he omistavat ratkaisun tai hyväksyvät päätökset, joita on tehty. Jos näin ei ole, toteutusvaiheessa asioita tehdään puolittaisesti. Fasilitointi tukee siis itsensä johtamista.

Lähde: AJ & Smart, Facilitation Fundamentals Workbook, 2023.

Kirjoittanut:

Jenni Harju ja Susanna Vesterlund

Hyvä johtaja valmennuskonseptin Fasilitointitaidot -työpaja antaa esihenkilöille ja johtajille työkalut fasilitoida erilaisia tilaisuuksia. Työpajassa harjoitellaan ryhmän ohjaamisen taitoja ja menetelmiä. Tutustu hyvä johtaja ja fasilitointitaidot työpajaan täältä.