Huhujen ennaltaehkäisy muutoksessa

Huhut ovat kuulopuhetta, jolla ei ole luotettavaa lähdettä. Ne saavat yleensä alkunsa väärinkäsityksestä tai tiedon puutteesta. Otollinen maaperä huhuille on silloin, kun organisaation johto ei viesti riittävästi asioista organisaatiossa tai organisaatiossa ei ole riittävästi luottamusta.

Erityisesti muutoksessa tiedonjano on valtava, ja ellei johdon tai työryhmien kautta tule riittävästi faktapohjaista informaatiota, ihmiset täyttävät sen jollain, vaikkapa huhuilla. Ihmisten on yleensä vaikea olla tilanteessa, jossa asiat ovat vielä auki eikä tiedetä mitä tapahtuu. Huhut täyttävät tarvetta tietää asioista, vaikka ne eivät välttämättä ollenkaan pidä paikkaansa ja useimmiten vain ruokkivat ihmisten pelkoja.

Jos halutaan, että huhut eivät saa valtaa, organisaation pitää jakaa riittävästi tietoa oikea- aikaisesti ja myös oikeissa kanavissa, jotta se tavoittaa mahdollisimman hyvin sitä tarvitsevat. Johdolla ja henkilöstöllä saattaa olla hyvinkin erilaiset käsitykset siitä, onko tietoa jaettu riittävästi. Organisaation pitää informoida henkilöstöä myös niistä asioista, joista ei vielä ole tehty päätöstä tai ei tiedetä, miten ne tullaan ratkaisemaan.

Viestitäänkö organisaatiossanne sen verran, minkä johto kokee riittäväksi vai sen verran, minkä henkilöstö kokee riittäväksi?

Organisaatioissa, joissa vallitsee vahva luottamus, huhuja ei synny samalla tavalla, kuin organisaatiossa, joissa ei ole olemassa luottamusta. Jos henkilöstö luottaa johtoon, satunnainen tiedonpuute ei ruoki pelkoja. Organisaatioissa, joissa ei ole luottamusta, riittävä informaatiokaan ei välttämättä riitä pitämään huhuja poissa. Luottamus kehittyy hyvässä vuorovaikutuksessa. Johdon ja esimiesten läsnäolo säännöllisesti eri puolilla organisaatiossa mahdollistaa henkilöstön kuulluksi ja nähdyksi tulemisen. Henkilöstön kohtaaminen läsnäolosta käsin ja heidän kuuntelemisensa tukevat luottamusta. Aidon vuorovaikutuksen kautta johto saa myös käsityksen, miten henkilöstö voi ja mitkä asiat heitä askarruttavat ja mihin tarvitaan lisää tietoa.

Tähän asti tekstissä on pohdittu asiaa pääosin siitä näkökulmasta, että vain johto olisi vastuussa riittävästä tiedottamisesta. Tietoa kulkee kuitenkin moneen eri suuntaan. Mitä itseohjautuvampi organisaatio on, sitä enemmän kehittäminen ja muutos syntyvät työntekijälähtöisesti. Tällöin tiedon alkulähde on työntekijällä, asiantuntijatiimillä tai kehittämisryhmällä, jotka vievät muutosta eteenpäin.

Huhujen kitkemisessä vastuunsa on siis myös työntekijöillä. Riittävän informoinnin lisäksi, jokaisen kannattaa pohtia, mistä tietolähteestä jokin uusi tieto on saatu, ennen sen kertomista eteenpäin. Tämä vaatii hieman kriittistä ajattelua, jonka tarkoituksena on kyseenalaistaa, onko tieto totta ja voiko siihen luottaa. Tiedon alkulähdettä voi kysyä myös suoraan henkilöltä, jolta asian itse kuulee.

Tiimin yhteisissä palavereissa huhuja voidaan käsitellä yhdessä ja tuoda faktapohjaista tietoa niiden tilalle. Tiimin sisällä on myös hyvä keskustella avoimesti siitä, että jokainen on itse vastuussa huhujen siipien katkaisemisesta.  Tiimit itse vahvistavat huhujen levittämistä, mutta jos henkilöstö on hyvin motivoitunutta ja organisaatiossa vallitsee luottavainen ja avoin kulttuuri, työntekijät kokevat vähemmän tarvetta huhujen levittämiselle.

Työkaluvinkki huhujen ehkäisemiseen muutoksissa: KYSELYTUNTI

Muutostilanteissa kyselytunti on hyvä työkalu parantamaan kahdensuuntaista tiedonkulkua sekä vuorovaikutusta henkilöstön ja johdon välillä. Kyselytunnilla henkilöstöllä on mahdollisuus kysyä ja saada tukea muutosprosessiin.

Johto pysyy paremmin perillä yksittäisten työntekijöiden ajatuksista ja tarpeista sekä niistä tekijöistä, jotka motivoivat ja innostavat heitä, mutta myös niistä teemoista, jotka pelottavat ja askarruttavat.

Kyselytuntia varten henkilöstö voi lähettää ennakkoon kysymyksiä, jotta vastaukset voidaan selvittää ja valmistella etukäteen. Myös spontaaneille kysymyksille, ajatuksille ja keskusteluille kannattaa jättää tilaa. Pääpainon tulee olla henkilöstön tärkeiksi kokemissa asioissa.

Kyselytunti voidaan järjestää kasvotusten tapahtuvana tilaisuutena tai verkossa. Se voidaan järjestää joko yhden esimiehen ja tiimin välille tai koko henkilökunnalle, jossa johto on paikalla vastaamassa kysymyksiin.

Keskustelun ja vuorovaikutuksen ylläpitämiseksi kannattaa aikatauluttaa kyselytunnit säännöllisiksi ja pitää niitä niin kauan kuin henkilöstö kokee ne tarpeellisiksi.

Merja Takamäki
Yritysvalmentaja
Valmennustrio

Blogin teksti on julkaistu myös osittain KT Kuntatyönantajien Henkilöstöjohtamisen hyvät käytännöt -julkaisusarjassa Onnistu muutoksessa -oppaassa. Opas kertoo Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeesta, johon osallistui kymmenen kuntaorganisaatiota. Valmennustrio Oy:n vetämän hankkeen tavoitteena oli lisätä muutosvalmiutta ja tukea johtoa, esimiehiä ja henkilöstöä kohtaamaan muutokset yhteistyössä.