Johtajakin voi konmarittaa

Tuttu tilanne. Muuttolaatikoista esiin nostamani vaatteet, elektroniikkalaitteet ja muut tavarat aiheuttivat ahaa-elämyksen, tällaisiakin näköjään omistan. Taloyhtiömme putkiremontti oli valmistunut ja palasimme puolen vuoden tilaispäisasumisen jälkeen omaan asuntoon. Olimme yrittäneet olla huolellisia ja suojamuovien ja suojana olleiden vanhojen lakanoiden alta paljastuneiden muuttolaatikoiden sisältö herätti kuitenkin konkreettisen pohdinnan. Kuinka paljon täysin käyttämätöntä kuljetan mukanani ja paljonko se minua kuormittaa?

Esimiehen henkinen muuttolaatikko on usein raskas

Tämän päivän työelämässä johtaminen on vaativaa, aikaa vievää ja usein henkisesti kuluttavaa. Esimiehen pitäisi toimia valmentajana, aktivoida tiimiläisiään oma-aloitteeseen toimintaan, inspiroida työryhmää ja jakaa vastuuta. Samanaikaisesti ylemmän johdon aloittama uusi hanke edellyttää toimia ja joukkojen määrätietoista, välillä tiukkaakin, ohjeistamista nopean lopputuloksen aikaan saamiseksi. Vastuullinen esimies kuljettaa mukanaan pitkää listaa asioita, joiden hän uskoo kaikkien olevan olennaisen tärkeitä toteuttaa toimiakseen hyvin tehtävässään. Jos ei tietoisella, niin ainakin alitajuntaisella tasolla. Tämä johtaa nopeasti tilanteeseen, jossa kerimättä olevia langanpäitä näkyy joka puolella. Lukuisat tutkimukset osoittavat keskeneräisten asioiden korkean kuormittavuuden henkiselle hyvinvoinnille.

Mitä tekemistä konmarituksella on johtamisen kanssa?

Japanilainen Marie Kondo on KonMari-kirjoillaan ja kodintavaroiden järjestelyohjelmallaan luonut huikaisevan uran, rakentanut maailmanlaajuisesti vaikutusvaltaisen roolin ja menestyvän liiketoiminnan. Tällaiselle saavutukselle koen tarvetta nostaa hattua jo pelkästään todella taidokkaasta tuotteistuksesta. Marie puhuu tavaroista irti päästämisestä ja vain niiden säilyttämisestä, jotka aidosti inspiroivat iloa. Mutta mitä esimies voisi poimia tästä siivousfilosofiasta omaan johtamisen arkeensa? Esimiehen vastuualueella kukin tehtävä sitoo henkistä energiaa. Mitä useampia keskeneräisiä asioita on omassa mielessä, sitä kuormittavampi henkinen vaikutus on omalle mielelle ja jaksamiselle. Yhtä lailla kuin tavaroita voi siivota omasta ympäristöstään, tehtäviä ja tehtävävastuita voi tarkastella saman prosessin kautta.

Arvomaailman merkitys ja vapaus työssä toimimiseen ovat nopeasti nousseet keskeiseen ja tärkeään rooliin.

Arvomaailma ja odotukset ovat muuttuneet

Samalla lailla kuin kotona usea esine, vaate tai muistotavara on vuosien varrella menettänyt oman alkuperäisen merkityksensä, työtehtävissä tilanne on vastaava. Monen toiminnan alkuperäinen tehtävä ja tavoite on työelämän nopeassa muutoksessa kadottanut merkityksensä. Tämä näkyy varsinkin milleniaalien ja heitä nuorempien työelämään ja johtamiseen kohdistuvissa odotuksissa. Arvomaailman merkitys ja vapaus työssä toimimiseen ovat nopeasti nousseet keskeiseen ja tärkeään rooliin. Huomio tämän päivän johtamisessa kohdistuu siihen, mitkä oman johtamisen toimintamallit vievät asioita positiivisesti eteenpäin ja mitkä toimivat vain kontrolloivina rajoittavina mekanismeina.

Pysähdy ja priorisoi

Aloitan yleensä oman työviikkoni perinteisellä muistikirjalla, johon kirjaan omat keskeiset viikon tehtäväni. Lista sisältää aina painoarvoltaan ja kiireellisyydeltään eriarvoisia asioita. Tämän jälkeen käytän aikaa nopealle pohdinnalle, mitkä listan asioista ovat muita tärkeämpiä. Viikon mittaan viivaan yli toteutuneet asiat ja kirjaan mahdollisia havaintoja tai aiheesta kertyneitä lisätehtäviä.

Toteutuneiden ja mieltä vapauttaneiden asioiden lisäksi pyrin kiinnittämään huomioni siihen, pysyykö listalla viikosta toiseen yksittäisiä toteuttamatta olevia tehtäviä. Jos tehtävän tekemättä jättäminen ei ole aiheuttanut eikä todennäköisesti aikaansaa mitään merkittävää itselleni tai työryhmälleni, käytännössä on siis toimintaa ilman lisäarvoa, ”siivoan” aiheen listalta. Esimiehiä kannustan laatimaan oman johtamisen tehtävälistansa ja kriittisesti tarkastelemaan tuottaako kyseisen tehtävän tekeminen positiivista arvoa työyhteisön toimintaan. Lisääkö se iloa yhteisöön.

Johtamisessa on tärkeää tarkastella kokonaisvaikutusta ja pyrkiä laittamaan sivuun kaikkien erillisten tehtävien säntillinen loppuun saattaminen.

Kategoria kerrallaan

Konmarituksen yksi keskeinen ajatus on yksittäisten tavaroiden sijaan lähteä siivoamisessa liikkeelle kategoria kerrallaan (ensin vaatteet, sitten kirjat jne.). Johtamisessa on tärkeää tarkastella kokonaisvaikutusta ja pyrkiä laittamaan sivuun kaikkien erillisten tehtävien säntillinen loppuun saattaminen. Hyvä konkreettinen mittari omalla onnistumiselle on, pystyykö suorituspainotteisesta toiminnastaan irrottamaan aikaa kahdenkeskiselle kanssakäymiselle omien tiimiläisten kanssa. Aluksi ajan allokoinnin lisäys henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen voi olla prosentuaalisesti pieni, mutta määrätietoinen lisäarvoa tuottamattomien asioiden pudottaminen omalta tehtävälistaltaan johtaa ajan kanssa muutokseen. Ja jokainen uusi oman tehtäväkentän siivouskerta alkaa sujua aikaisempaa helpommin.

Miten kävi itselleni muuttokuvioissa? Hyväkuntoisia vaatteita onnistuin lähettämään edelleen kierrätykseen useita säkillisiä, huonokuntoiset kengät saivat viimeisen matkansa, mutta useampi elektroniikkalaite pohtii vielä taloyhtiömme kellarin häkkikomerossa tulevaa kohtaloaan. Luopuminen ei ole helppoa, mutta määrätietoisesti siihen tässäkin asiassa pyrin.

Juha Kojonen
Irti päästämiseen pyrkivä yritysvalmentaja
Valmennustrio

Valmennustrio järjestää syksyllä 2020 alkavan Itseohjautuvien tiimien rakentaminen valmentavalla esimiestoiminnalla -hankkeen. Itseohjautuva organisaatio toimii sujuvasti ja omatoimisesti ilman ulkopuolista ohjausta ja kontrollia. Itseohjautuva tiimi tarvitsee tuekseen valmentavan esimiehen. Harjoittelemme hankkeessa mukana olevien esimiesten kanssa valmentavan esimiehen taitoja.