Kohtaamisen tärkeys poikkeusoloissa
Poikkeuksellinen tilanne ja työssä kohdatut muutokset herättävät aina erilaisia odotuksia, uskomuksia, ajatuksia ja tunteita. Tunteet voivat olla myönteisiä tai ikäviä. Pelkoa tai ahdistusta voivat aiheuttaa huoli oman työn säilymisestä, epävarmuus tulevaisuudesta, terveydestä tai osaamisen riittämättömyydestä. Pahimmillaan käsittelemättömät ikävät tunteet voivat aiheuttaa epävarmuutta, huhuja, epäselvyyksiä tai toimintakyvyn tai motivaation laskua. Hyvinvoinnin ja tehokkuuden kannalta on oleellista, että myös ikävien tunteiden ilmaiseminen on sallittua ja työyhteisössä onkin olennaista antaa aikaa ja tilaa tunteiden käsittelylle. Esimiehiltä tunteiden kohtaaminen vaatii kärsivällisyyttä, kuuntelemista ja arvostamista. Kielteisiin tunteisiin ei kuitenkaan voi juuttua liian pitkäksi aikaa, vaan niiden käsittelystä on siirryttävä muutoksessa eteenpäin ja ratkaisemaan asioita. Johtamisessa on myös hyvä muistaa, että ihmiset reagoivat muutoksiin eri tavoin. Erilaisuuden tunnustaminen ja tunnistaminen on tärkeää, jotta jokainen saa tarvitsemansa tuen ja riittävästi aikaa asioiden prosessoinnille.
Kohtaaminen lisää ymmärrystä
Kohtaamisen ja kuuntelun kautta esimies saa jatkuvaa palautetta siitä, miten henkilöstö voi, miten muutos etenee ja miten siihen suhtaudutaan. Työntekijälle on tärkeää kokemus, että hän tulee nähdyksi ja kuulluksi poikkeuksellisessa tilanteessa esimiehen suunnalta. Esimies voi hyödyntää alla olevaa keskustelumalli poikkeustilanteessa -työkalua kahdenkeskisissä keskusteluissa johdettaviensa kanssa. Kahdenkeskisen keskustelun etuna on parempi mahdollisuus käsitellä henkilökohtaisia tuntemuksia ja odotuksia luottamuksellisesti esimiehen kanssa.
Työkalua on mahdollista hyödyntää myös tiimin yhteisessä palaverissa ja tämä onnistuu myös etäpalaverissa. Silloin esimies voi lähettää kysymykset jo ennakkoon tiimille ja etäpalaverissa käsitellään niitä asioita, joita tiimi nostaa esiin. Esimerkiksi mikä vaatii tarkempaa käsittelyä ja pohdintaa? Mistä on huolehdittava jatkossa?
Kohtaamisen ja kuuntelun kautta esimies saa jatkuvaa palautetta siitä, miten henkilöstö voi, miten muutos etenee ja miten siihen suhtaudutaan.
Keskustelumalli poikkeustilanteisiin
Alla on kysymyksiä, joita voi hyödyntää keskustelussa työntekijöiden kanssa. Keskusteluja kannattaa pitää säännöllisin väliajoin niin kauan kuin keskustelulle on tarvetta.
- Mitä poikkeustilanne sinulle tarkoittaa? Miten se on vaikuttanut työhösi?
- Mitä ajatuksia tai tunteita sinulla siihen liittyy?
- Mikä sinulle on ollut hankalinta näissä poikkeusoloissa?
- Mitä positiivisia vaikutuksia sillä on ollut?
- Oletko motivoitunut tekemään työtä etänä ja onko sopeutuminen vaatinut erityisjärjestelyjä kotona?
- Mitä konkreettista tukea tarvitset esimieheltä tai työnantajalta?
- Mitä voisit itse tehdä oman tai tiimin hyvinvoinnin eteen?
Kohtaaminen etätyössä
Toisista etäällä työskentely haastaa työyhteisön kohtaamista. Esimiehen saattaa olla vaikea tunnistaa ja huomioida työntekijöidensä tuntemuksia ja tunnetiloja, kun emme ole samassa tilassa. Kohtaaminen on erityisen tärkeää myös silloin kun olemme etäällä. Kohtaamisissa on hyvä muistaa, että läheisyyden tai etäisyyden kokemus rakentuu ensisijaisesti henkisestä koskettamisesta. Henkistä läheisyyttä ylläpitävät keskustelu ja omien ajatusten, tunteiden, toiveiden ja tarpeiden jakaminen sekä niiden äärelle pysähtyminen.
Kohtaamisia ja henkistä yhteyttä voidaan ylläpitää etätyössä esimerkiksi seuraavin keinoin:
- Varaa tiimille säännöllinen viikoittainen aika yhteisten asioiden käsittelyyn, jossa jokainen saa vuorollaan kertoa omasta viikostaan, onnistumisista ja harmeista.
- Huolehdi, että jokainen työntekijä saa säännöllisesti riittävästi aikaa kahdenkeskiseen kohtaamiseen ja kuulluksi tulemiseen.
- Pidä etäpalavereissa videoyhteys päällä aina mahdollisuuksien mukaan. Kohtaamisissa on tärkeä saada näköyhteys, koska kasvot ovat tärkeä osa meidän kommunikaatiotamme ja persoonaa. Kasvokkain keskustelu näyttää myös ilmeet ja tunnetilat ja siten mahdollistaa aidomman kohtaamisen.
- Kuulostele tilannetta ennen asioihin kiiruhtamista. Kysy kuulumisia ja mitä juuri sillä hetkellä on mielenpäällä. Näin varmistat, että mahdolliset tunnekuormat käsitellään ensin ja mahdollistetaan muiden asioiden käsittely.
- Kiinnitä erityistä huomiota kuuntelemiseen silloin, kun ette tapaa kasvokkain. Kuuntele myös sitä mitä ei sanota ääneen. Kysy paljon kysymyksiä, jotta vältyt arvailemiselta ja vääriltä tulkinnoilta.
- Pidä etäovesi avoinna ja mahdollisuus ottaa yhteyttä sinuun tarvittaessa.
Työtenkijöiden kohtaaminen on erityisen tärkeää silloin kun olemme etäällä toisistamme, jotta voimme vahvistaa turvallisuuden ja yhteisöllisyyden tunnettamme.
Virpi Ilmakangas ja Merja Takamäki
Valmennustrion valmentajat ja työnohjaajat
Poikkeustilanteen johtaminen haastaa työyhteisöjä etsimään uusia ratkaisuja tilanteisiin. Tarjoamme työyhteisöille tukea ratkaisujen löytämiseen poikkeustilanteessa. Johtaminen muutostilanteessa -hankkeessa tuetaan esimiehiä ja johtoa löytämään ratkaisuja muuttuneisiin olosuhteisiin sekä lisäämään heidän jaksamistaan ja etäjohtamisen taitoja. Lue lisää Rohkea johtajuus muutoksessa -hankkeesta.
