Miten varmistat organisaation jatkuvan kehittymisen

On tärkeää, että organisaatiot uudistavat toimintaansa säännöllisesti. Menestyvät organisaatiot osaavat uudistaa toimintaa niin, että henkilöstö innostuu ja sitoutuu uusiin toimintatapoihin. Onnistumisessa auttaa, kun huomioidaan kaksi tärkeää asiaa: toiminnan jatkuva kehittäminen ja yhdessä tekeminen.

Miksi on tärkeää kehittää toimintaa jatkuvasti?

Luomalla organisaatioomme jatkuvan kehittämisen mallin varmistamme, että toimintamme uudistuu säännöllisesti vastaamaan asiakkaidemme tarpeita. Jatkuvan kehittämisen avulla työyhteisömme muutossietoisuus kasvaa ja totumme säännölliseen toiminnan uudistamiseen eivätkä satunnaiset muutokset tunnu niin haastavilta. Jatkuvan kehittämisen mallin avulla meillä on systeemi, jonka avulla pystymme vastaamaan muutosten aikana esille nouseviin haasteisiin. Henkilöstö voi luottaa isoissakin muutoksissa siihen, että haasteet osataan ratkaista ja että se tulee kuulluksi sille tärkeissä asioissa.

Millainen on systemaattisen kehittämisen malli?

Jokaisen organisaation on hyvä löytää itselleen sopivin tapa, jolla kehittäminen parhaiten toteutuu. Me olemme Valmennustriossa pitkään tehneet pitkäjänteisiä organisaatioiden kehittämisohjelmia, joiden avulla luodaan systemaattisen kehittämisen malli. Alla olevassa kuvassa on yksinkertaistettu malli kehittämisohjelmastamme. Työskentely alkaa alkukartoituksella, jossa tunnistetaan organisaation vahvuudet, kehittämiskohteet sekä ne konkreettiset asiat, joihin työyhteisössä kaivataan muutosta. Tulokset käydään läpi johdosta koostuvan ohjausryhmän kanssa ja luodaan yhteinen kuva tilanteesta. Sen jälkeen tiimien jäsenten kanssa käydään tulokset läpi, heidän kanssaan pohditaan ratkaisuehdotuksia haasteisiin ja valitaan noin kaksi–kolme toimenpidettä, joilla toimintaa kehitetään. On tärkeää, että kehittämisehdotukset tulevat tiimin työntekijöiltä. He tietävät parhaiten oman toiminnan kehittämiskohteet. Toimenpiteet vastuutetaan työntekijöille ja sovitaan aikataulu. Noin kahden kuukauden välein on hyvä pitää yhteinen tilaisuus, jossa tarkastellaan toimenpiteiden etenemistä. Esimiehen on hyvä olla läsnä tilaisuuksissa ja huolehtia myös niiden välillä kehittämistyön etenemisestä. Seurantatilaisuuksia pidetään yleensä kaksi hankkeen aikana. Kaikkien tilaisuuksien välissä ohjausryhmän kanssa tarkastellaan tiimien toimenpiteitä ja mietitään, miten johto voi tukea tiimejä onnistumaan kehittämisessä. Hankkeen aikana myös esimiehiä tuetaan valmentavaan esimiestyöhön, jotta myös he osaavat tukea tiimien itseohjautuvuutta. Hankkeen lopussa olevissa päätöstilaisuuksissa tehdään yhteenveto tehdyistä toimenpiteistä ja juhlitaan saavutettuja onnistumisia.

Jokaisen organisaation on hyvä löytää itselleen sopivin tapa, jolla kehittäminen parhaiten toteutuu.

Miksi on tärkeää ottaa henkilöstö mukaan toiminnan kehittämiseen?

Henkilöstön ottaminen mukaan toiminnan kehittämiseen mahdollistaa sen hiljaisen tiedon hyödyntämisen. Henkilöstöllä on paras asiantuntemus ja näkemys siitä, miten toimintaa kannattaa kehittää. Osallistamalla henkilöstö mukaan kehittämistyöhön varmistetaan oikeiden asioiden tekeminen. Se myös lisää henkilöstön vaikutusmahdollisuuksia ja saa sen sitoutumaan paremmin toiminnan uudistuksiin. Vastuuttamalla toiminnan kehittämistä työntekijöille ja tiimeille päästään varmemmin uudistuksille asetettuihin tavoitteisiin. Työntekijät motivoituvat kehittämistyöstä paremmin, kun he itse ovat määritelleet kehittämiskohteet ja näkevät omassa työssään siitä saavutettavat hyödyt. Yhdessä tekeminen lisää myös henkilöstön luottamusta kaikkien – johdon, esimiesten ja kollegoiden – toimintaan, kun yhdessä tuemme kehittämistoimenpiteiden onnistumista.

Mitä hyötyä toiminnan jatkuvasta kehittämisestä on?

Yhdessä kehittäminen parantaa työyhteisön yhteistyötaitoja ja ongelmanratkaisukykyä. Samalla myös uskallus asioiden esille nostamiseen paranee, kun sitä harjoitellaan säännöllisesti. Myös viestintä- ja vuorovaikutustaidot harjaantuvat yhteistyössä. Henkilöstön vaikutusmahdollisuudet paranevat, mikä on tärkeä osa työskentelymotivaatiota. Kun säännöllinen yhteinen kehittäminen lisääntyy, se lisää myös henkilöstön hyvinvointia ja työn sujuvuutta. Niillä on yleensä suora yhteys asiakastyytyväisyyden paranemiseen.

Kun varmistat jatkuvan organisaation kehittymisen yhteistyössä henkilöstön kanssa, varmistat menestymisen myös työnantajana.

Virpi Ilmakangas
Yritysvalmentaja, työnohjaaja
Valmennustrio