Anna Puu tietää sen rakkaudesta, entä me etäpalavereista?

”Upea talvi”, ajattelin ajaessani lumen peittämää maantietä. Puut olivat kuorruttuneet kauniisti valkoiseen harsoon ja mieli oli kevyt – muutama edessä oleva päivä mökillä vahvisti vielä myönteistä tunnelmaa. Radiossa Anna Puu lauloi rakkauden säännöistä, sanat tarttuivat ajatuksiin. Jostain syystä ajatukseni harhautuivat etätyön arkeen ja mieliala laski heti muutaman pykälän.

Puuttuvat säännöt

Uskon, että hybridityö on tullut jäädäkseen, mutta edelleen minua hämmästyttää useaan työyhteisöön juurtuneet etäpalaverien toimintatavat. Tai oikeastaan sujuvien toimintatapojen puute. Kun poikkeusaika alkoi vajaat pari vuotta takaperin, käynnistyi ”puhuvan pään” asetelma. Esihenkilön pitäessä palaveria Teams-, Zoom- tai muulla vastaavalla areenalla, ruudulla näkyi korkeintaan hänen kuvansa ja muiden osallistujien nimet mustissa laatikoissa. Useampaan otteeseen kuulin perusteluna, että näin huolehditaan kaistan riittävyydestä ja toimivista yhteyksistä. Toisinaan totta, usein kuitenkaan ei. Toki monissa työyhteisöissä on myös käytössä hyviä vuorovaikutteisia tapoja –  aktiivista keskustelua, tiedostojen jakamista, videokuvan käyttöä sosiaalisen kontaktin luomiseen myös vapaaehtoisesti ja vastaavaa. Valitettavan usein kuitenkin ”näkymättömyys” on jäänyt elämään.

Jos kerran sanoittaja keksii rakkauteen soveltuvat säännöt, niin ei kai etäpalaverille vastaavien kehittäminen voi olla ylivoimainen tehtävä.

Miten Anna voisi auttaa?

Pohdintani auton ratissa alkoi edetä sen verran negatiiviseen suuntaan, että tein tietoisen päätöksen ja katkaisin pohdinnan. Anna Puun biisin kertosäe tuli apuun. ”Meidän täytyy keksiä säännöt rakkaudelle. Rakastaa niiden rajoissa, hiljentää risteyksiin ajoissa.” En muista mikä sääntönumero tämä oli biisissä, mutta jo tämä kohta auttoi. Jos kerran sanoittaja keksii rakkauteen soveltuvat säännöt, niin ei kai etäpalaverille vastaavien kehittäminen voi olla ylivoimainen tehtävä.

Säännöt etäpalaverille

Etäpalaverien tehokkuus rakentuu samoille asioille kuin livetilaisuuksina toteutetut. Digitaalinen välimatka tuo kuitenkin lisähaastetta palaverin toimivuuteen. Palaverilla tulee olla selkeä omistajuus, vetäjä, joka huolehtii aihevalinnoista, ajankäytöstä ja puheenvuorojen jakamisesta. Kaikkien kuuleminen tarkoittaa myös osallistujien aktivointia kokouksen ajautuessa yksinpuhelun suuntaan. Tämä on sääntö numero yksi.

Kuinka usein palaverissa palataan samaan asialistaan, vanhoihin asioihin, joista ei ole sovittu selkeitä jatkotoimenpiteitä. Toimivin keino tämän tuottavuutta alentavan ilmiön välttämiselle on jakaa ennakkoon selkeät valmisteluvastuut palaverilistalle otettaville asioille. Kun asia on vastuuhenkilön toimesta valmisteltu, luodaan myös lähtökohdat konkreettisen päätöksen tekemiselle tai jatkotoimenpiteille. Valmistelun vastuuttaminen tarkoittaa myös määrätietoisuutta tipauttaa asian käsittely pois listalta, jos asiaa ei ole sovitusti valmisteltu. Tämä on sääntö numero kaksi.

Tauoton palaveripäivä johtaa helposti ilmiöön, josta käytän nimitystä ”terveyskeskuksen vastaanottoajat”. Kun etäpäivän ensimmäisten palaverien aikataulu venyy, tarkoittaa tämä käytännössä iltapäivän palaverien aloituksen viivästymistä tai vaillinaista osallistumista ja osallistujien liittymistä mukaan myöhässä kesken asioiden käsittelyn. Säntääminen myöhässä olevasta etäpalaverista toiseen hajottaa oman keskittymisen eikä kunnioita muita osallistujia. Palaverin vastuuvetäjän tärkeä rooli on lopettaa palaveri ajallaan. Tämä on sääntö numero kolme.

Moniosaajien taitoja peräänkuulutetaan ja hehkutetaan työelämässä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että etäpalaverin olemukseen kuuluu kameran pitäminen pimennettynä ja omien muiden työasioiden hoitaminen samanaikaisesti. Aihe ja esittellijät vuorollaan ansaitsevat täyden huomion. Tämä erittäin yleinen asetelma (myönnän toki itsekin syyllistyneeni multitaskaamiseen) voitaisiin monessa tapauksessa välttää seuraavalla toimenpiteellä. Ennen kuin aikatauluttaa etäpalaverin, kannattaa kysyä itseltään kenen kollegan kanssa esille nousseen asian voisi ratkaista ilman laajemman joukon koolle kutsumista. Moni asia ratkeaa tehokkaammin parityöskentelynä. Tämä on sääntö numero neljä.

Kaikista tärkein sääntö

Kiitos Anna Puu. Biisi päättyi ja mielialani oli huomattavasti kevyempi. Vielä yksi riimi jäi soimaan korvaani ”…jos meidät alussa yhdeksi luotiin. Tämä on sääntö viimeinen.” Se oli konkreettinen muistutus itselleni mikä on oikeasti tärkeää. Yhteinen keskustelu, aktiivinen vuoropuhelu, toisen eleiden ja ilmeiden näkeminen sekä aistiminen. Vaikka etänä olemmekin, voimme olla yhdessä ja rakentaa ratkaisuja tiiminä. Uuden vuoden toiveeni onkin yksinkertainen. Pidetään kamerat päällä.

Juha Kojonen
Vapautta arvostava yritysvalmentaja, joka uskoo sääntöjen voimaan

Webinaarimme Hybridiajan selviytyjät – vapauta luovuutesi uudessa ajassa avaa positiivisen kulman hybridiaikaan. Toimivien ja tuottavien peruskäytäntöjen lisäksi vuorovaikutteinen webinaari avaa ajatuksia uudenlaiseen tekemiseen, luoviin ratkaisuihin ja ajan vapauttamiseen henkilökohtaiseen hyvinvointiin!