Viisi tekijää, jotka auttavat onnistumaan paremmin muutoksissa

Mikään ei olen niin pysyvää kuin muutos. Työyhteisössä toteutetaan päivittäin vähintään pieniä muutoksia. Myös isot muutokset, kuten organisaatiomuutokset, fuusiot, uudelleenjärjestelyt, YT-neuvottelut tai avainhenkilöiden vaihtumiset alkavat olla organisaatioiden arkipäivää. Usein muutokset haastavat työyhteisöä ja vievät energiaa tuottavan työn tekemiseltä. Muutokset saattavat nostaa työntekijöissä suuria tunteita. Pelko voi halvaannuttaa työntekemistä ja työntekijän työpanos voi jäädä jopa puolet pienemmäksi kuin normaalitilanteessa. Muutoksen johtamiseen sijoitettu aika ja energia voi siis olla erittäin tuottavaa.

Muutokset ovat mahdollisuus uudistaa organisaation toimintaa ja tehdä siitä jatkuvaa yhteistyötä henkilöstön kanssa.

Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeessamme oli mukana kymmenen organisaatiota, joita tuimme heidän muutoksissaan. Sen aikana keräsimme kokemuksia, jotka auttavat organisaatioita menestymään paremmin isoissa rakenteellisissa ja toimintakulttuurin muutoksissa. Tiivistimme perusasiat viideksi kohdaksi seuraavasti:

1. Varmista järjestelmällinen muutoksen johtaminen

Ensimmäisenä kannattaa miettiä, miksi muutos toteutetaan. Mitä hyötyä siitä on liiketoiminnalle, asiakkaille ja työntekijöille. Muutoksesta tulee olla enemmän hyötyjä kuin se aiheuttaa mahdollisesti haittaa. Hyötyjen perusteella siitä on myös helpompi keskustella työntekijöiden kanssa. Muutokselle kannattaa asettaa selkeät, mitattavat tavoitteet ja tehdä toimintasuunnitelma, jolla tavoitteet saavutetaan. On tärkeää, että muutoksen kokonaisuuden hallinta on johdossa jonkun vastuulla, jotta sillä on selkeä yhteys organisaation strategiaan ja isompaan kokonaisuuteen. Avainhenkilön tehtävänä on huolehtia, että kaikki tärkeät asiat tulevat hoidetuksi ja mielellään koota ympärilleen ydinryhmä, joka vastaa käytännön toteutuksesta.

2. Varaa riittävät resurssit

On hyvä, jos muutoksia päästään suunnittelemaan ja aikatauluttamaan pitkällä aikavälillä osana organisaation kokonaisuutta. Työelämän nopean kehittymisen luonteeseen näyttää kuuluvan, että hyvin usein isotkin toiminnalliset muutokset tulevat nopealla aikataululla toteutettavaksi. Toteutusta helpottaa hyvä suunnittelu ja resursointi. Varaa muutoksen toteuttamiseen riittävästi aikaa, rahaa ja oikeat ihmiset toteuttamaan työ. Riittävän ajan arviointiin on hyvä kysyä useamman ihmisen mielipide, varsinkin henkilöstöltä, johon muutos kohdistuu eniten. He ovat sen alan asiantuntijoita ja osaavat arvioida muutosten vaikutukset ja käytännön toteutuksen vaatiman ajan. Heidän kanssaan kannattaa keskustella myös tarvittavasta budjetista. He osaavat ottaa huomioon käytännön asioita, joita ylhäältä johdosta käsin ei välttämättä huomaa niin selkeästi. Siksi onkin olennaista kerätä ympärilleen asiantuntevat ihmiset, joiden kanssa muutos suunnitellaan. Kukaan onnistuu siinä harvoin yksin.

3. Suunnittele ja toteuta yhdessä henkilöstön kanssa

Hyvän suunnittelun voit varmistaa ottamalla mukaan ihmisiä organisaation eri tasoilta ja yksiköistä, joita muutos koskettaa. Hyvin organisoitu joukkoviisaus on yllättävän iso voimavara, jota voit hyödyntää myös laajemmin organisaation kehittämisessä. Henkilöstön hiljainen tieto toiminnan kehittämistarpeista on yksi olennaisimpia osia toiminnan uudistamisessa. Henkilöstöllä on viisaus kehittää asioita, kun heille annetaan mahdollisuus toimia ja tarvittava tuki. Ota käyttöön organisaatioissa usein aliarvostettu ja hyödyntämätön potentiaali. Ottamalla henkilöstön mukaan toiminnan kehittämiseen, varmistat samalla, että kehitätte oikeita asioita ja henkilöstö sitoutuu paremmin toiminnan uudistamiseen. Myös kuuluisa muutosvastarinta vähenee, kun muutokset suunnitellaan yhdessä eri kohderyhmät huomioiden. Tähän tarkoitukseen muutosagentit ja toimintaa uudistava muutostyöryhmä on loistava työkalu. Lisätietoa muutosagentista löydät aiemmin julkaisemastamme blogista.

4. Viesti muutoksesta mahdollisimman kattavasti henkilö- ja organisaatiotasolla

Viestinnän tarve korostuu erityisesti muutoksien aikana, koska muutos tuo epävarmuutta. Viestinnän avulla voidaan varmistaa, että henkilöstö on tietoinen muutoksien eri vaiheista, vastuista ja aikatauluista. Asioista kannattaa kertoa mahdollisimman kattavasti mahdollisimman paljon. Silloinkin, kun mitään uutta ei ole kerrottavana, voi kertoa, että tilanne on ennallaan ja milloin uutta tietoa seuraavan kerran saadaan. Informoimisen lisäksi kannattaa myös kuunnella, mitä ihmisillä on kysyttävää. Voidaan järjestää esimerkiksi esimiehen kyselytunteja, johon henkilöstö voi tulla kysymään mitä tahansa, mikä muutoksessa mietityttää. Kyselytunnista ja huhujen ennalta ehkäisystä voi lukea lisää Merja Takamäen kirjoittamasta blogista. Varmista, että viestinnästä vastaa joku henkilö ja että viestintä on aikataulutettu säännölliseksi. Läpinäkyvällä viestinnällä vahvistetaan luottamusta ja avoimuutta.

5. Huomioi ja auta käsittelemään muutoksen nostattamat tunteet

Isot muutokset aiheuttavat epävarmuutta ja uhkaa työpaikkojen menettämisestä tai työtehtävien vaihtumisesta. Siksi suuret muutokset aiheuttavat myös suuria tunteita. Ne kannattaa huomioida, jotta ne eivät jää käsittelemättöminä jumittamaan työyhteisön eteenpäin kehittymistä. Asioista keskustelu ja ihmisten kohtaaminen, kuulluksi tuleminen on tärkeää muutoksien keskellä. Aina ei ole tärkeintä ratkaista asioita heti. Yhteinen keskustelu ja tunteiden huomiointi sekä jakaminen vievät jo asioita eteenpäin. Kun ihmiset tulevat kohdatuksi ja kuulluksi inhimillisesti sekä saavat tukea yhteisöstä, he pääsevät omassa mielen muutoksessaan nopeammin eteenpäin. Jotta työyhteisö voi muuttua, täytyy sen jokaisen jäsenen tehdä työ omassa mielessään ja olla valmis muutokselle. Jotta olemme valmiita muutokselle, täytyy kohdata ja käsitellä siihen liittyvät ristiriidat. Silloin todelliselle uudistumiselle on tilaa.

Muutoksien onnistumisessa on kyse yksinkertaisista asioista: järjestelmällisestä suunnittelusta, organisoinnista, ihmisten mukaan ottamisesta ja heidän huomioimisestaan. Onnistunut muutos on yhteistyötä.

Huolehtimalla näistä viidestä perusasiasta muutoksien aikana, lisätään huomattavasti muutoksien onnistumisen mahdollisuutta. Muutos on myös aina mahdollisuus kehittää toimintaa laajemmin. Hyödynnä mahdollisuus muutostyöryhmän avulla. Siitä, mikä muutostyöryhmä on, miten muutosagentit toimivat ja miten heitä voi hyödyntää organisaation toiminnan kehittämiseen, kirjoitan seuraavassa blogipostauksessani.

Virpi Ilmakangas
Yritysvalmentaja, työnohjaaja
Valmennustrio

Blogin teksti on julkaistu myös osittain KT Kuntatyönantajien Henkilöstöjohtamisen hyvät käytännöt -julkaisusarjassa Onnistu muutoksessa -oppaassa. Opas kertoo Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeesta, johon osallistui kymmenen kuntaorganisaatiota. Valmennustrion vetämän hankkeen tavoitteena oli lisätä muutosvalmiutta ja tukea johtoa, esimiehiä ja henkilöstöä kohtaamaan muutokset yhteistyössä.