Miksi muutokset haastavat työyhteisöjä?

Muutoksista on tullut organisaatioiden arkipäivää. Harvemmin enää tapaa organisaatioita, joissa ei olisi ollut isoja toimintaan vaikuttavia muutoksia viimeisen vuoden aikana. Työyhteisöissä, joissa isoja muutoksia tapahtuu usein, on ehkä jo opittu johtamaan muutos niin, että se ei aiheuta toiminnalle haittaa, vaan työ jatkuu muutoksista huolimatta keskeytyksettä ja asiakkaat saavat edelleen hyvää palvelua sekä toiminnan kehittäminen on jatkuvaa. Useammin kuitenkin tapaa organisaatioita, joissa muutokset tulevat työntekijöille nopealla aikataululla tiedoksiantona ja toimenpiteet valmiiksi annettuina. Johdolla on usein hyvä ajatus takana, että se miettii muutoksen prosessin ja toimenpiteet valmiiksi työntekijöille, jotta työntekijöiden ei tarvitse kuin suorittaa valmiiksi suunniteltu muutos loppuun. Tästä aiheesta olemme kirjoittaneet enemmän aiemmassa blogissamme.

Muutokset järisyttävät turvallisuudentunnettamme

Isot, toimintaan vaikuttavat muutokset kuten rakenteiden, prosessien, järjestelmien, toimintakulttuurien tai avainhenkilöiden vaihtumiset eivät ole suorituksia, jotka voidaan hoitaa alta pois nopeasti. Muutokset vaikuttavat aina henkilöstön turvallisuudentunteeseen. Jos organisaatiossa on haasteita fyysiseen ja emotionaaliseen turvallisuuteen liittyvissä asioissa, ne nousevat muutosten aikana esille. Näitä ovat esimerkiksi viestintään, vuorovaikutukseen, luottamukseen, tasapuoliseen ja oikeudenmukaiseen kohteluun sekä ongelmien ratkaisuun liittyvät asiat.

Jos organisaatiossa on luottamukseen liittyviä haasteita, työntekijät eivät pysty luottamaan, että muutosten myötä asiat parantuvat, vaan pelkäävät, että asiat menevät vielä huonompaan suuntaan. Sellaisissa organisaatiossa muutosvastarinta on yleensä aina suuri. Pienetkin muutokset saattavat aiheuttaa suuria haasteita. Haasteita voi olla myös tiimikohtaisesti. Usein organisaatiosta löytyy se 10 % tiimeistä, joilla on isoja haasteita, eivätkä ne kehity samaan tapaan muiden tiimien kanssa tai ole yhtä tuloksellisia. Kun olemme selvittäneet henkilöstötutkimuksellamme ongelmallisten tiimien työelämän laatua, niissä on huomattu haasteita fyysiseen ja emotionaaliseen turvallisuuteen liittyvissä asioissa. Siksi ne ovat asioita, jotka tulisi korjata organisaatiossa kehittämällä toimintaa systemaattisesti. Aiheesta voit lukea lisää blogistamme.

 Työyhteisöjen muutosten toteuttamisen viisi sudenkuoppaa

Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeessamme olimme tukemassa kymmenen suomalaisen organisaation isoa muutosta. Sen aikana kohtasimme tyypillisiä haasteita, joita organisaatioille tulee muutoksissa. Viisi selkeintä sudenkuoppaa muutoksissa olivat seuraavat:

1. Muutosten johtaminen ei ole suunnitelmallista

Organisaation johdossa ei oteta muutosten johtamista systemaattisesti haltuun. Haasteena on viedä muutos käytännössä systemaattisesti läpi koko organisaatiotasolla. Muutosta ei nähdä kokonaisuutena, jolloin selkeästi hahmotetaan, mikä on nykytilanne, mikä on muutoksen tavoite ja mitä tehdään, jotta tavoitteeseen päästään. Muutosten toteuttamista ei organisoida ja vastuuteta suunnitelmallisesti. Projektille ei ole sovittu selkeitä vastuuhenkilöitä, joilla on tarpeeksi osaamista ja ymmärrystä muutoksen viemisestä käytännön toimintaan. Sen vuoksi muutoksen toteutus ei ole suunnitelmallista etenemistä kohti tavoitteita, eikä prosessi ole kenenkään hallussa, vaan etenee satunnaisesti.

2. Muutokset toteutetaan liian nopeasti ja liian vähillä resursseilla

Usein johdon suunnitelmat ovat jo pitkällä ennen kuin niistä tiedotetaan henkilöstölle ja sen odotetaan vievän muutoksen käytännön tasolle. Aikaa ei yleensä varata yhteiselle suunnittelulle, henkilöstön kuulemiselle ja toteutukselle. Henkilöstölle ei jää tarpeeksi aikaa toteuttaa muutoksen vaatimia käytännön toimenpiteitä. Usein muutosten toteuttamiseen ei varata riittävästi resursseja, ja niiden toteuttaminen on ylimääräinen työ kaikille. Aina muutosten toteuttamista ei myöskään budjetoida ennakkoon.

3. Henkilöstöä ei osallisteta muutoksen suunnitteluun

Yksi isoimmista haasteista muutoksissa on, että henkilöstön mielipiteitä ei kuulla etukäteen jo suunnitteluvaiheessa. Kun henkilöstön hiljaista tietoa ei hyödynnetä, käytännön asioiden toteutukseen voi liittyä riskejä, joita ei osata huomioida. Jos henkilöstö ei pääse vaikuttamaan suunnitteluun tai sille ei anneta tarpeeksi aikaa sopeutua uuteen, muutoksiin sitoutuminen heikkenee ja muutosvastarinta lisääntyy.

4. Muutoksesta ei viestitä tarpeeksi avoimesti ja selkeästi

Muutoksen onnistumisen kannalta selkeä ja riittävä viestintä on avainasemassa. Jos viestintää ei tehdä suunnitelmallisesti kaikille tarvittaville tahoille tarpeeksi ajoissa, ihmiset jäävät epätietoisiksi muutoksen perusteista, tavoitteista ja vaikutuksista heille itselleen, toiminnalle ja asiakkaille. Epätietoisuus ja tiedon puute ruokkivat huhuja sekä antavat jalansijaa väärälle tiedolle.

5. Muutoksen aiheuttamia tunteita ei huomioida

Suuret muutokset aiheuttavat suuria tunteita. Niitä ei osata organisaatiossa ottaa huomioon, eikä tunteita osata käsitellä työyhteisössä rakentavasti. Käsittelemättömät tunteet jumittavat työyhteisöä ja voivat saada aikaan hallitsemattomia reaktioita. Ne vievät paljon energiaa työn tekemiseltä ja muutoksen edistämiseltä sekä aiheuttavat muutosvastarintaa.

On tärkeää miettiä ja löytää keinoja, miten nämä sudenkuopat voi välttää. Se nopeuttaa muutosten toteuttamista ja tavoitetilaan pääsemistä.

Muutosten toteuttaminen vaatii organisointia, suunnittelua, aikaa, resursseja, viestintää, yhteistyötä henkilöstön kanssa ja muutoksen tuomien tunteiden käsittelyä. Sen lisäksi tulee huolehtia, että henkilöstöllä on vähintään perusturvallisuuteen liittyvät asiat kunnossa. Siitä, miten näissä voi kehittyä, kirjoitan seuraavassa blogissani.

Organisaatioille, joille nämä asiat ovat kunnossa, nostan hattua ja uskon, että he menestyvät liiketoiminnassaan muita paremmin. Työyhteisöille, joilla on vielä haasteita näissä asioissa, suosittelen ottamaan tukea muutosprosessien avuksi. Ne ovat hyvä mahdollisuus oppia kehittämään omaa toimintaa niin, että se näkyy kannattavuudessa ja toiminnan tehostumisessa.

Lue myös blogistamme, mitä Iin kunnassa opittiin muutosten toteuttamisesta ja miten muutostyöryhmä perustettiin kehittämään toimintaa.

Virpi Ilmakangas
yritysvalmentaja, työnohjaaja
Valmennustrio

Blogin teksti on julkaistu myös osittain KT Kuntatyönantajien Henkilöstöjohtamisen hyvät käytännöt -julkaisusarjassa Onnistu muutoksessa -oppaassa. Opas kertoo Henkilöstölähtöisellä johtamisella onnistuneeseen muutokseen -hankkeesta, johon osallistui kymmenen kuntaorganisaatiota. Valmennustrion vetämän hankkeen tavoitteena oli lisätä muutosvalmiutta ja tukea johtoa, esimiehiä ja henkilöstöä kohtaamaan muutokset yhteistyössä.