Muutosjohtaminen

Jokainen meistä tietää sanonnan ”jos joku on varmaa, niin muutos”. Useissa organisaatioissa käydään jatkuvasti muutosneuvotteluita palveluiden ja ihmisten palvelun tarpeen muuttuessa. Muutosjohtaminen on osa monen organisaation arkea ja erityisesti viime vuodet ovat vaatineet muutoksiin sopeutumista niin julkisilta tahoilta kuin yksityisiltä organisaatioilta. Yksi iso muutos on ollut sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus, jonka myötä usean organisaation toimintatavat vaativat uudistusta. Muutosvauhti on nopeaa, ja jotta organisaatio selviää siitä ja säilyttää menestyksensä ja kilpailukykynsä, tulee muutosta johtaa oikein sitouttamalla henkilöstö mukaan muutosmatkaan.

Muutoksen johtamisessa tärkeintä on ihmisten kohtaaminen, vuorovaikutus, tuki, läsnäolo ja kuunteleminen.

Muutoksessa luodaan uutta ja sanotaan hyvästit esimerkiksi tutuille ja turvallisille suhteille sekä järjestelmille. Muutoksessa tarvitaan olemassa olevan tiedon tai tapojen muokkaamista ja poisoppimista sekä vanhasta luopumista, jotta voidaan siirtyä uuteen tapaan toimia. Muutos aiheuttaa usein pelkoa, sillä muutos on aina hyppäys tuntemattomaan.

Muutosprosessin vaiheet

1. 1. Muutos lähtee liikkeelle suunnittelusta. On tärkeää hahmottaa muutoksen kokonaisuus, määritellä muutoksen perusteet ja tavoitteet sekä tehdä toimintasuunnitelma muutokselle. Tässä vaiheessa oleellista on osallistava johtajuus ja ydintiimi, joka on viemässä muutosta eteenpäin. Muutosta johtavilla henkilöillä tulee olla hyvä asiantuntemus sekä valtaa viedä muutosta eteenpäin.

1. 2. Muutoksen käytännön toteuttaminen tulee organisoida. Henkilöstö tarvitsee tässä hyvän muutostuen ja mahdollisuuden osallistua muutoksen toteuttamiseen. Motivaatio muutoksen toteuttamiseen lisääntyy, kun henkilöstöllä on mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä ja muutoksen läpiviemiseen.

1. 3. Seurantavaiheessa seurataan muutoksen toteutumista, kerätään palautetta ja arvioidaan onnistumisia. Tässä vaiheessa on hyvä seurata mikä toimii ja mikä ei. Seurantavaiheessa on hyvä muistaa armollisuus itseä kohtaan. Jokaisella on lupa myös epäonnistua. Yhteisen kokeilun kautta opitaan ja muutetaan toimintaa jatkossa tarpeen mukaan.

1. 4. Viestintä läpi muutoksen on onnistuneen muutoksen lähtökohta. Epäselvät tavoitteet, huhupuheet ja epäonnistunut viestintä vievät motivaation muutoksen toteuttamiselta. Tärkeää on viestiä muutoksesta jatkuvasti, myös silloin kun ei ole mitään tiedotettavaa. Avoin keskustelu ja viestintä lisäävät muutoksen onnistumisen mahdollisuutta.

Muutosvastarinta

Muutokset eivät ole aina toivottuja. Muutosvastarinta on yleistä tilanteessa, jossa henkilöstö kokee, että nykyinen toimii riittävän hyvin eikä nähdä syytä miksi muutos tehdään. Joskus pienetkin muutokset on vaikea sisäistää, jos niistä ei ole viestitty riittävästi ja kerrottu miten ja miksi muutos tapahtuu. Tällöin muutoksen edut jäävät epäselväksi ja muutokseen on vaikea sitoutua.

Muutoksen vastustaminen voi näkyä siten, että ei olla valmiita tekemään mitään muutoksen eteen. Muutosvastarinta kertookin yleensä siitä, että muutosprosessin ja tunteiden käsittely on vielä kesken. Tässä kohtaa esihenkilöillä ja johdolla on oleellinen rooli pohtia keinoja, joilla henkilöstön muutoksen ymmärtämistä voidaan tukea.

Usein muutosvastarinnan taustalla on myös pelko esimerkiksi oman työn menettämisestä, oman tulevaisuuden hallinnasta tai siitä, että kovalla työllä saavutettu asema organisaatiossa menetetään. Tässä tilanteessa muutoksen johtamisessa on tärkeää kuunnella ja ottaa huomioon huolenaiheet ja erilaiset tunteet. Muutosvastarintaa helpottaa, kun esihenkilö osaa kertoa henkilöstölle muutoksen tarpeen, merkityksen ja hyödyt tarpeeksi selkeästi. Muutosjohtaminen vaatii kärsivällisyyttä, riittävää empatiaa ja kykyä työskennellä yhteistyössä henkilöstön kanssa, jotta muutos saadaan vietyä onnistuneesti läpi.

Muutosvastarinnan helpottamiseksi on hyvä pohtia miten henkilöstö voi vaikuttaa:

• Henkilöstön osallistuminen: Millä tavoilla henkilöstö voi osallistua muutoksen suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan?
• Muutoksen tuki: Mitä tukea henkilöstö tarvitsee muutoksen aikana?

Susanna Vesterlund

Työyhteisövalmentaja

Lisää eväitä muutosjohtamiseen tarjoaa Valmennustrion HYVÄJOHTAJA™ valmennus. HYVÄJOHTAJA™ -palvelumme tarjoaa eväitä vuorovaikutteiseen ja valmentavaan johtamiseen. Tutustu palveluun tästä.